Перечни представлены в виде системы: чем различаются их разновидности? какие перечни еще действуют, а какие утратили силу? какие сейчас разрабатываются (т.е. вполне вероятно, что номенклатуры дел за 2010 год мы уже будем составлять на их основе)?
Автор обращает внимание на то, что перечни, как и законы, обратной силы не имеют, потому для ряда документов сейчас нужно использовать не Перечень типовых управленческих документов 2000 года, а его предшественник – Перечень 1989 года. Комментируется ситуация с разными сроками хранения для различных организаций, предусмотренная Перечнем 2000 года. Даны советы в отношении документов по личному составу.
Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, а также для оперативного «избавления от ненужных бумаг» существует целостная система нормативно-методических пособий. Она содержит списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.
Перечни документов – это систематизированные списки документов учреждений, организаций и предприятий, содержащие нормативные указания о сроках хранения документов или о составе документов, подлежащих постоянному хранению.
Обязательность применения перечней в процессе проведения экспертизы ценностей документов, в том числе при установлении сроков их хранения, закреплена в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» 2004 года (№ 125-ФЗ). В статье 17 сказано, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и даже граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без оформления юридического лица, обязаны обеспечить сохранность архивных документов в течение сроков хранения, установленных перечнями. При этом речь идет о:
- перечнях типовых архивных документов, утвержденных Федеральным архивным агентством (пункт 3 статьи 6), или
- отраслевых перечнях, согласованных также с Федеральным архивным агентством (пункт 1 статьи 23).
При определении сроков хранения документов современные Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (М., 2007) рекомендуют руководствоваться:
- перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения (типовыми перечнями);
- перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций с указанием сроков хранения (отраслевыми перечнями).
В ряде случаев для документов сроки хранения могут устанавливаться законодательными актами.
Ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов принадлежала именно перечням. Их задача – стать ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны. Раньше они успешно с ней справлялись, но сейчас требования к срокам хранения документов прописаны не только в перечнях, но и во многих законодательных и подзаконных актах, полного списка которых никто не составлял, причем эти требования являются обязательными! В этом и заключается проблема.
И если специалист по управлению документацией отлично представляет систему перечней, то за специализированной информацией лучше обращаться к руководителям соответствующих подразделений. Главный бухгалтер, начальник кадрового департамента, руководитель отдела ценных бумаг и т.д. в силу своих должностных обязанностей должны знать специфику работы с «подведомственной» им документацией. Если они увидят в вас союзника и помощника, если вы совместно будете работать над составлением номенклатуры дел предприятия, то и ваша собственная квалификация будет расти как на дрожжах. От этих специалистов вы узнаете много полезного. Такая форма работы представляется более реальной, чем самостоятельное изучение всего законодательства. Постепенно, получив ориентиры и базовые знания от своих коллег, вы сможете отправляться в самостоятельное плавание по сообщенным вам маршрутам в бескрайнем море отечественного законодательства.
Разновидности перечней в историческом контексте
Сложившаяся система перечней к 90-м годам достаточно полно выполняла свою функцию для государственных структур, которые входили в ту или иную ведомственную систему. Каждое ведомство управляло учреждениями, организациями, предприятиями определенной отрасли, для которых разрабатывались свои ведомственные или, как их называют сегодня, отраслевые перечни. Было подготовлено более 100 таких документов.
Обобщающий характер носят типовые перечни. Они включают документы по управленческим, кадровым, бухгалтерским и другим функциям, при реализации которых образуются типовые документы во всех организациях. Создавались и создаются перечни типовых документов не только по управленческой документации, но и по другим, специфическим комплексам, например, по научно-технической документации.
Но уже с начала 90-х годов, когда в стране поменялись политические, экономические устои, возникли организации иных форм собственности (негосударственные). В конце 1990-х годов – начале 2000-х появились несколько новые по характеру перечни, которые разрабатываются конкретными организациями для определения сроков хранения своей документации. Такие перечни можно отнести к видовой группе корпоративных перечней. В ряде случаев корпоративные перечни по сути начинают представлять собой сводные номенклатуры дел, рассчитанные на длительный срок применения и имеющие иную компоновку видовых характеристик документов, а именно: в номенклатуре дел приводятся конкретные заголовки дел, а в перечне – виды и разновидности документов. Они разрабатываются на базе типовых и отраслевых перечней, а также включают требования законодательства и различных ведомственных подзаконных актов и создаются часто в электронном виде для удобства поиска информации.
Современная система перечней
Итак, что же представляет собой современная система перечней документов? Внутреннее...
