Как систематизировать документы юридической службы в зависимости от тех функций, которые она выполняет, и сроков хранения указанных документов?
Документов, которые хранятся в юридических службах, всегда много. И убеждать в важности их сохранности нет необходимости – она и так всем понятна. Мы же попробуем дать рекомендации читателям, как систематизировать документы юридической службы в зависимости от тех функций, которые она выполняет, и сроков хранения указанных документов.
Задачи юридической службы современных организаций определяются многими факторами: размерами организации, наличием филиальной сети, холдинговой структуры, организационно-штатной структурой организации и спецификой ее деятельности. Как правило, общими для всех юридических служб являются следующие функции:
- правовое сопровождение локального (внутреннего) нормотворчества и обеспечения законности организационно-распорядительной документации;
- правовое обеспечение управления предприятием;
- осуществление претензионно-исковой работы;
- осуществление договорной работы;
- правовое сопровождение социального партнерства и трудовых отношений;
- обеспечение правовыми средствами сохранности имущества;
- снижение правовых рисков;
- поддержание и развитие правовой культуры организации.
Указанные функции может осуществлять как один юрисконсульт, так и несколько отделов, в зависимости от размеров организации. Но независимо от количества сотрудников, которые вовлечены в этот процесс, примерный перечень документов, используемых в деятельности юридических служб, является одним и тем же. В случае расширения функций этого подразделения данный список также расширяется.
Документов, которые хранятся в юридической службе, всегда много. Их важно систематизировать в зависимости от тех функций, которые она выполняет, и сроков хранения. Данная статья как раз и призвана помочь вам в этом.
Кратко напомним, что перечень документов, подлежащих хранению в каждой организации, определяется на основании:
- типовых перечней. Обратите особое внимание на следующие типовые перечни:
- Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 2010 года);
- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (далее – Перечень 2007 года). Он включает типовые архивные документы о научной, научно--технической, производственной, проектной и строительной деятельности;
- ведомственных перечней. Каждый разрабатывается конкретным ведомством;
- закона, регулирующего деятельность той или иной организационно-правовой формы юридического лица, что в значительной степени накладывает отпечаток на хранение определенных видов документов в организации (например, закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» или закон «Об акционерных обществах»);
- специальных законов и иных нормативных правовых актов, регулирующих ту или иную сферу деятельности;
- иных правовых актов Российской Федерации;
- устава организации;
- внутренних документов юридического лица (например, документы каждой организации и сроки их хранения отражаются в номенклатуре дел, утверждаемой приказом по организации);
- решений исполнительного органа юридического лица (органами управления организации, например, гендиректора).
Мы обозначили обширную нормативную базу, которую необходимо учитывать при определении сроков хранения документов. У каждой организации есть своя специфика. Но общим для всех источником является Перечень 2010 года, с которым мы и продолжим разбираться детально.
Группы документов юридической службы
Все документы юридической службы предлагаем условно разделить на следующие группы:
- документы о создании, реорганизации и ликвидации организации;
- внутренняя переписка (внутри организации);
- внутренние документы компании общего характера (копии должностных инструкций, приказов, распоряжений, локальных нормативных актов);
- документы относительно отдельных видов деятельности организации (претензионно-исковая работа, лицензирование, приватизация, имущественные вопросы, документы по акционерным вопросам, включая внешнюю переписку);
- договоры;
- доверенности.
Теперь посмотрим, какие сроки хранения установлены для каждой группы документов Перечнем 2010 года.
Как «искать документы» в Перечне 2010 года?
Обратите внимание, что отдельные статьи Перечня 2010 года устанавливают сроки хранения:
- конкретному виду документа (например, ст. 97) или
- дают обобщенное название сразу многим документам (без их конкретных наименований). При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, часто используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования их основных видов (например, ст. 63).
Отдельные статьи Перечня 2010 года говорят, с какого момента необходимо отсчитывать указанный в них срок хранения (например, ст. 104), а другие – нет (см. ст. 194). Во втором случае это означает, что его необходимо начинать отсчитывать после окончания делопроизводственного года, в котором образовались подобные документы. А в первом случае – после окончания делопроизводственного года, в котором произошло событие, от которого нужно отсчитывать срок хранения.
А теперь для наглядности приведем те статьи Перечня 2010 года, на которые мы только что сослались:
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)
Документы о создании, реорганизации и ликвидации организации
В эту группу входят документы, которые связаны с государственной регистрацией создаваемого юридического лица, с его реорганизацией и ликвидацией. Сюда же можно отнести документы по банкротству организации.
Об учредительных документах (на основании которых действует юридическое лицо) поговорим отдельно. В соответствии со статьей 52 Гражданского кодекса к учредительным документам юрлица могут относиться:
- устав, либо
- устав и учредительный договор,
- либо только учредительный договор.
Кроме того, некоторые некоммерческие организации могут работать на основании общего положения об организациях данного вида.
Сразу обращаем внимание читателей на то, что в Перечне 2010 года определены сроки хранения не только для утвержденных документов, но и для проектов отдельных документов (например, в ст. 58). Именно о необходимости хранения проектов отдельных документов часто забывают.
Мы «прошерстили» Перечень 2010 года и выудили те его статьи, которые устанавливают сроки хранения для документов этой группы (аналогичным образом вы найдете подборку статей из Перечня в конце описания каждой следующей группы документов).
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)