Top.Mail.Ru

Регламентируем систему контроля исполнения документов (часть 2)

Как организовать современную систему контроля исполнения? В первой части статьи в прошлом номере журнала мы разобрались с видами и типами контроля, какими документами регламентируется контроль в небольшой и крупной организациях. В этом номере журнала перейдем к основным элементам контрольной работы, которые должны быть отражены в составе разделов Регламента контроля исполнения документов и поручений. Особое внимание уделим тому, что ставить на контроль, и срокам исполнения.
Окончание статьи. Начало в № 05 / 2016
Окончание статьи. Начало в № 05 / 2016

Основные термины

В практике контрольной работы широко применяется стандартизированное определение термина по ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:

контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Определение является не совсем корректным, оно дается методом «само из себя». В нем не отражены два аспекта контроля исполнения, которые в нем всегда присутствуют:

  • контроль исполнения по существу принятых решений (управленческий контроль, отвечающий на вопросы: «правильно – неправильно», «достигнут ожидаемый результат – результат не достигнут или получен иной результат по сравнению с поручением / резолюцией»);
  • контроль исполнения по срокам (традиционный делопроизводственный сроковый контроль, отвечающий на вопрос «вовремя – невовремя»).

Практика последних лет показала, что службы делопроизводства осуществляли контроль исполнения документов фактически в обоих аспектах, хотя руководители должны были бы руководствоваться предоставленной ими статистикой «вовремя – невовремя», а остальное «делать сами» 1.

В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» контроль движения и использования документов в информационной системе определяется исключительно в технологическом аспекте как:

  • контроль действий с документами и информацией о них в системе;
  • контроль местоположения документов.

Контроль действий предполагает проверку:

  • этапов исполнения решений или выполнения операций, зафиксированных в документе;
  • распределения ответственности за действия между исполнителями в соответствии с их правами доступа в системе;
  • фиксирования дат предполагаемого и реального исполнения.

А контроль местоположения означает фиксирование факта включения документа в СУД / СЭД2 и фактов совершения операций с ним: регистрации, направления на рассмотрение (резолюция), исполнения, передачи и направления на хранение под ответственность исполнителя.

Назначение контроля в информационной системе (ИС) по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 сформулировано как:

  • идентификация невыполнения требуемых действий;
  • обеспечение поиска документов;
  • предотвращение утраты документов;
  • мониторинг работы в ИС в целях ее «сохранения» в качестве инструмента управления документами и защиты информации.

То есть СУД / СЭД может предоставлять в форме отчетов независимо от исполнителя совершенно объективную информацию, позволяющую оценивать и «исполняемость» решений руководства, и уровень исполнительской дисциплины сотрудников. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 определяет СУД исключительно как информационную систему, поддерживающую операции работы с документами, поэтому контроль за технологией выполнения этих операций является важнейшим и обязательным функциональным требованием.

Пример 1. Термины и примеры их определений для включения в раздел «Термины и определения» Регламента контроля исполнения документов и поручений

исполнитель – сотрудник организации, осуществляющий действия по исполнению принятого решения и / или подготовку проекта документа;

ответственный исполнитель – в случае исполнения решения / поручения несколькими лицами, ответственный исполнитель руководит этим процессом и несет ответственность за его результат;

исполненный документ – документ, работа с которым завершена;

контроль – управленческая функция, которая осуществляется в организации с целью обеспечения ее управляемости, поддержания организационного порядка, технологической и исполнительской дисциплины;

контроль исполнения – совокупность управленческих действий и технологических операций, с помощью которых проводится проверка соответствия действий исполнителей установленным в организации нормам и правилам, указаниям вышестоящих руководителей, а также формулируются предложения по их совершенствованию;

контроль исполнения документов – совокупность управленческих действий и технологических операций, с помощью которых обеспечивается соблюдение сроков действия / актуальности и сроков осуществления указаний и действий по исполнению принятых / документированных управленческих решений и исполнению / подготовке проектов документов;

контрольная служба – структурное подразделение организации, осуществляющее административный контроль сроков действия / актуальности и сроков исполнения документов и документированных управленческих решений;

резолюция – указание уполномоченного должностного лица по исполнению документа, оформленное на нем; реквизит документа, оформляющий управленческое решение, принятое уполномоченным должностным лицом организации;

срок исполнения – период времени, в течение которого необходимо выполнить указание уполномоченного должностного лица; дата, при наступлении которой указание уполномоченного должностного лица должно быть выполнено.

Задачи контрольной работы

В любом внутреннем нормативном документе организации необходимо четко определить цель и задачи его создания. В контрольной работе задачами могут быть следующие:

1. Задачи в области организации системы контроля исполнения, например:

  • разработка организационных основ системы – распределение прав руководства принимать решения, подписывать документы и давать поручения по статусу автора (первый руководитель или его заместители), принципу принятия решений (коллегиальность или единоначалие);
  • поддержание целостности многоуровневой системы контроля исполнения в соответствии с уровнями управления организацией (с учетом контрольных полномочий и ответственности за реализацию регламентированных процедур и процессов, которая возлагается на руководителей подразделений до уровня начальника отдела или руководителя группы);
  • обеспечение приоритетного, своевременного и качественного исполнения решений и поручений контролирующих и регулирующих органов;
  • обеспечение мониторинга сроков исполнения и оценки качества исполнения...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Что в названии ЛНА можно написать с большой буквы?

Просим дать разъяснения, как правильно писать название документа, в котором содержится наименование структурного подразделения. Например, Руководство по качеству экологической лаборатории РК-ХХ.ХХ.ХХ-2024: — слово «Руководство» допускается писать с прописной или строчной буквы? — словосочетание «экологическая лаборатория» нужно писать с прописной или строчной буквы? В данном случае экологическая лаборатория является самостоятельным структурным подразделением организации.

Должностная инструкция в вопросах и ответах

Где хранить подлинники и электронные копии типовых и индивидуальных должностных инструкций работников: в каких подразделениях и каких делах? Сколько их хранить? Включать ли в личные дела? По какой описи передавать в архив подлинники и электронные копии в фонд пользования? Как оформлять заголовочную часть и гриф утверждения на типовых и индивидуальных должностных инструкциях? Как потом ссылаться на них в тексте других документов, если они утверждены приказом или просто подписью руководителя в грифе? Кто должен ознакомить работника с его должностной инструкцией?

Как в дочернем обществе ввести в действие ЛНА головной организации

Должно ли дочернее общество руководствоваться внутренними актами (положениями, регламентами) органов управления основного общества?

Исполнение запросов внешних организаций о предоставлении персональных данных

На чьи запросы о представлении персональных данных организация обязана отвечать. В какие сроки (показываем нормативно закрепленные правила и практику). Как организовать этот процесс. Даем образцы оформления разных документов, направляемых в ответ: для представления запрошенных сведений или копий документов, для отказа из-за невозможности идентифицировать субъект персданных или из-за невозможности в принципе их предоставления автору запроса.

Как в дочернем обществе ввести в действие ЛНА головной организации

Должно ли дочернее общество руководствоваться внутренними актами (положениями, регламентами) органов управления основного общества?

Оформляем резолюцию

Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.

Что в названии ЛНА можно написать с большой буквы?

Просим дать разъяснения, как правильно писать название документа, в котором содержится наименование структурного подразделения. Например, Руководство по качеству экологической лаборатории РК-ХХ.ХХ.ХХ-2024: — слово «Руководство» допускается писать с прописной или строчной буквы? — словосочетание «экологическая лаборатория» нужно писать с прописной или строчной буквы? В данном случае экологическая лаборатория является самостоятельным структурным подразделением организации.