Рассказываем, какую экономию времени и денег дает переход на юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) с зарубежными контрагентами. Приводим данные Евразийского банка развития, ФТС России и др. Объясняем, как легализовать свою электронную подпись на территории другого государства и иностранную электронную подпись в нашей стране; с партнерами из каких стран российский бизнес может перейти на электронный документооборот благодаря налаженной инфраструктуре и что делать, если интересующей вас страны в этом списке нет. Поясняем оставшиеся вопросы при переходе на трансграничный электронный документооборот и даем алгоритм действий для подключения к трансграничному ЭДО.
Оптимизация накладных расходов и повышение оперативности бизнес-процессов – понятные способы улучшения рентабельности бизнеса. Существенной статьей накладных расходов и причиной задержек, связанных с внешнеэкономической деятельностью (ВЭД), среди прочего является бумажный документооборот, который сопровождает трансграничную хозяйственную деятельность. Это и сами бумажные документы, от которых вполне можно отказаться в пользу электронных, и время на их пересылку, и стоимость этой пересылки, и особенности их предоставления в органы власти, зачастую предполагающие прямое общение с должностными лицами. Повышенная вероятность ошибок и большая цена таких ошибок в бумажных документах возможна, даже если они готовятся с использованием системы электронного документооборота (СЭД), когда рабочий процесс предполагает множественный ввод одних и тех же данных, а бизнес-процесс территориально распределен, то есть документы готовятся, подписываются в бумажном виде на значительном удалении от мест, где они предъявляются и проверяются.
Уже никому не надо доказывать преимущества цифровизации бизнеса и перехода на электронный документооборот. Правда, есть вопросы относительно возможности делать это при пересечении государственных и таможенных границ. Чтобы решиться на трансграничный юридически значимый электронный документооборот (ТЮЗЭДО), как правило, нужно для себя ответить на следующие вопросы:
- в чем преимущества?
- есть ли работающие решения и практический опыт?
- есть ли нерешенные вопросы?
- как это начать использовать уже сейчас?
Компания «Газинформсервис», сотрудничая с ФНС России и ФТС России, выполняя требования ФСБ России и Минцифры России, совместно с отечественными операторами ЭДО и партнерами из других стран занимается этой тематикой с середины 2000-х годов. В конце 2023 года ряд проектов переведен в промышленную эксплуатацию. Сейчас в активной фазе находятся проекты с Арменией, Беларусью, Казахстаном и КНР, ведутся переговоры с Индией и Узбекистаном. Накопленный опыт и позволяет нам профессионально ответить на поставленные выше вопросы.
В чем преимущества?
В общем, преимущества сводятся к экономии денег и времени при переводе аналоговых процессов (создание бумажных документов, их подписание и логистика) в «цифру» для всех участников процесса работы с документом. Причем перечень участников может охватывать значительное количество звеньев цепочки Buy-Ship-Pay (покупка – доставка – оплата) и включать как хозяйствующие субъекты (бизнес), так и органы государственной власти (таможня, налоговые органы, пограничный, транспортный, ветеринарный, фитосанитарный контроль и т.д.).
Например, ГП «Центр Систем Идентификации» (Республика Беларусь) оценивает эффект от внедрения электронных товаросопроводительных документов в размере:
- от 5 до 10 евро на каждый документ (операцию);
- а в целом по циклу «заказ – доставка – оплата» экономия составит от 25 до 50 евро.
По оценке Евразийского банка развития, при использовании бумажной транспортной накладной (CMR) стоимость процедур для участников перевозки составляет 6,23 евро, то при переходе на электронную транспортную накладную (e-CMR) она может уменьшиться...
