Выступая на конференции Инфодокум-2015 директор Всероссийского научно-исследовательского института делопроизводства и архивного дела М.В. Ларин сообщил свежую информацию о судьбе Перечня документов со сроками хранения для кредитных организаций. Сейчас он проходит согласование в Министерстве юстиции. Осталось согласовать одну-единственную позицию – вопрос о сроках хранения паспортов сделок. Это планируется сделать на заседании Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве (ЦЭПК). Так что вполне возможно, что в июле мы получим утвержденный совместно Росархивом и Банком России Перечень для кредитных организаций.
Паспорт сделки – это базовый документ валютного контроля, оформляемый экспортером в банке и содержащий сведения о внешнеэкономической сделке. Он заполняется и представляется в банк резидентом-юрлицом в двух экземплярах. Паспорт сделки оформляется до совершения валютной операции, в нем, в частности, фиксируются данные контракта, изменения и дополнения к нему, факты отгрузок и оплат товара и т.д.
Постоянный срок хранения для этого документа был установлен еще «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», который был утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (см. ст. 453). И это несмотря на то, что Федеральным законом и инструкцией ЦБ РФ для паспортов сделок был установлен 3-летний срок хранения:
- в п. 2 ст. 24 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» значится следующее:
«Резиденты и нерезиденты, осуществляющие в Российской Федерации валютные операции, обязаны: …вести в установленном порядке учет и составлять отчетность по проводимым ими валютным операциям, обеспечивая сохранность соответствующих документов и материалов в течение не менее трех лет со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора»; - а вот фрагмент п. 7.3 инструкции ЦБ РФ от 15.06.2004 № 117-и «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации при осуществлении валютных операций, порядке учета уполномоченными банками валютных операций и оформления паспортов сделок»:
«Документы, помещенные в досье по паспорту сделки, хранятся в банке ПС не менее 3 лет со дня закрытия ПС».
Поскольку главенство закона никто не отменял, паспорта сделок должны бы храниться «не менее трех лет со дня совершения соответствующей валютной операции, но не ранее срока исполнения договора». Для кредитных организаций, которые также хранят один из экземпляров этого документа, ЦБ РФ установил свои требования к исчислению срока хранения: «не менее трех лет со дня закрытия паспорта сделки».
Банком России 04.06.2012 № 138-И была утверждена новая инструкция «О порядке представления резидентами и нерезидентами уполномоченным банкам документов и информации, связанных с проведением валютных операций, порядке оформления паспортов сделок, а также порядке учета уполномоченными банками валютных операций и контроля за их проведением», в которой сроки хранения остались прежние, но паспорт сделки с июня 2012 года стал вестись и храниться в кредитных организациях только в электронном виде!
Отметим также, что постоянный срок хранения для паспортов сделок установлен еще в двух Перечнях:
- п. 284 «Перечня документов, образующихся в процессе деятельности Министерства финансов Российской Федерации и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Минфина России от 03.09.2014 № 276);
- п. 267 «Перечня документов, образующихся в деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Росархива от 30.01.2013 № 12).
Возможно, Центральная экспертно-проверочная комиссия одновременно скорректирует его и в этих документах.
