Документы по акциям – как формировать и хранить эти дела?

На вопрос, заданный в такой «глухой» форме, невозможно дать подробного ответа. Надо знать организационно-правовую форму и правила корпоративного управления, принятые в организации, важна форма выпуска / эмиссии акций – документарная или бездокументарная, первый это выпуск или дополнительные, сама организация ведет реестр (для именных акций) или нет, как размещены акции, есть ли корпоративный секретарь в организации, создан ли специальный отдел корпоративного управления и т.п. Но все-таки попробую помочь.

Акция (обычно) – это ценная бумага, которая дает ее владельцу право на получение дивидендов / части прибыли, на часть имущества, а самое главное – на участие в управлении акционерным обществом. Акционерное общество должно создать механизмы корпоративного управления, в том числе в форме локальных нормативных актов. Среди них: положение о реестре акционеров и порядке его ведения, положение о реализации акционерами или самим обществом преимущественного права приобретения акций (если это зафиксировано уставом), положение о выпуске ценных бумаг общества и проспектах эмиссии и т.п. В этих регламентирующих документах должна быть выделена так называемая «документоориентированная часть» и в зависимости от алгоритма конкретной процедуры установлены вид и формы документов, правила формирования дел (дело или досье), срок хранения, ответственный за хранение и обеспечение сохранности. Эти правила служба делопроизводства и архив организации устанавливают совместно с корпоративным секретарем или директором по корпоративному управлению.

Вопросы хранения любых документов в организации всегда должны рассматриваться в трех аспектах:

• как формируется дело;
• каков срок хранения документов, как и кем он устанавливается и определяется;
• кто является ответственным за хранение / обеспечение сохранности дела, документов дела.

Общей рекомендацией по формированию в дела документов по акциям может быть совет систематизировать их в пределах выпуска / эмиссии акций, учитывая, что каждый выпуск регистрируется и имеет единый номер государственной регистрации на все акции данного выпуска. Рекомендуем формировать дела по акциям по принципу досье с оформлением внутренней описи документов дела, например, начиная с копии решения общего собрания акционеров о выпуске акций, утвержденного проспекта эмиссии до отчета об итогах выпуска и размещения. Договоры купли-продажи акций и документы к ним также рекомендуем вести по принципу досье в нескольких томах и хранить в специально установленном месте (например, служба делопроизводства может быть для них центром депозитарного хранения оригиналов, а бухгалтерия может работать с копиями договоров купли-продажи акций и оригиналами бухгалтерских документов, формируя в составе бухгалтерских документов дня отдельный сшив документов по операциям с акциями).

Сроки хранения документов по акциям установлены постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ФКЦБ) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»¹ и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558².

Ответственность за формирование, хранение и обеспечение сохранности документов по акциям возлагается на директора по корпоративному управлению (корпоративного юриста) или корпоративного секретаря, а все заголовки дел включаются в номенклатуру дел организации на общих основаниях.