Обычно в вышестоящие организации (в филиалах или представительствах, которые не являются юридическими лицами, могут заключаться коллективные договоры), а также по требованию контролирующих (трудовая инспекция) и судебных органов (в случае трудового спора) представляются копии коллективного договора. Копии сшиваются и удостоверяются в обычном порядке.
Но поскольку коллективный договор представляет собой правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации, который заключается работниками и работодателем в лице их представителей, то его копии могут удостоверять:
- как уполномоченный представитель работодателя,
- так и уполномоченный представитель работников.
Со стороны работодателя такие полномочия обычно делегируются руководителю кадровой службы, а со стороны работников такие полномочия имеет, как правило, председатель профсоюзной организации. Профсоюз обычно представляет интересы всех работников, даже не являющихся членами профсоюза, перед работодателем в процессе ведения коллективных переговоров. Здесь действует общее правило нашего делопроизводственного «ремесла»: тот, кто подписал документ, тот и имеет право удостоверять его копию.
Конкретное содержание и структура коллективного договора определяются сторонами, но, как и в любом договоре, его текст имеет преамбулу, нормативную и обязательственную части, а также заключительные положения о сроке действия, порядке внесения изменений и дополнений, количестве экземпляров для каждой из сторон. Никаких нормативных указаний о порядке удостоверения копий или выписок из коллективного договора не существует даже в методических рекомендациях о порядке заключения коллективных договоров, которые отраслевые профсоюзы или органы труда и занятости населения в субъектах Российской Федерации иногда разрабатывают в качестве вспомогательных материалов для профсоюзных организаций и работодателей.
Если все-таки требуется представление выписки из коллективного договора, что на практике встречается редко, то рекомендуем руководствоваться следующим:
- выписка представляет собой копию части документа, оформленную и заверенную в установленном порядке (см. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и «Управление документами. Термины и определения»: Словарь. – М., 2013);
- при оформлении выписок:
- копируется необходимая часть текста документа, именно в этом состоит цель создания выписки как официального документа, и
- полностью повторяются все реквизиты заголовочной и оформляющей частей основного документа (кроме личных подписей);
- выписка из документа оформляется, как правило, на чистых листах бумаги;
- выписка имеет свое особенное наименование вида документа, она так и называется: ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА, ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА и, возможно, ВЫПИСКА ИЗ КОЛЛЕКТИВНОГО ДОГОВОРА;
- отметка о заверении выписки оформляется по образцу оформления отметки о заверении копии по ГОСТу Р 6.30-2003 или в соответствии с приложением № 11 к п. 3.3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Поскольку речь идет об условиях труда и социально-трудовых отношениях, при ее заверении предпочтительной является форма отметки, предлагаемая Методическими рекомендациями:
Пример 1. Отметка о заверении выписки из коллективного договора работодателем
Пример 2. Отметка о заверении выписки из коллективного договора профкомом
Дата в отметке о заверении выписки является датой выписки как официального документа.
Листы многостраничных копий и выписок должны быть пронумерованы, а отметка о заверении копии или выписки, которая проставляется на лицевой стороне последнего ее листа, может быть дополнена указанием общего количества листов копии или выписки:
Пример 3. Отметка о заверении многостраничной выписки профкомом
Иногда в специально оговариваемых случаях отметкой со словом «Верно» допускается заверять каждый лист копии или выписки на нижнем поле (без проставления оттиска печати):
Пример 4. Отметка о заверении каждого листа многостраничной выписки
И, наконец, при скреплении многостраничной копии или выписки в обычном порядке на обороте сшива на специально наклеенном на него листе небольшого формата оформляется еще одна удостоверительная / заверительная надпись, которая будет характеризовать целостность носителя документа:
Пример 5. Отметка о заверении сшива листов многостраничной выписки
В целом при оформлении выписки из коллективного договора необходимо руководствоваться следующим примерным формуляром:
Копируется полностью преамбула текста договора с указанием полных наименований сторон и представителей работодателя и работников (с указанием наименований должностей и фамилий, имен и отчеств полностью, с обоснованием их полномочий), необходимые нормативные ссылки на Трудовой кодекс Российской Федерации, являющиеся основанием для заключения коллективного договора. Преамбула, как и в оригинале договора, заканчивается двоеточием.
Непосредственно за преамбулой оформляется копируемая часть текста коллективного договора с указанием пунктов и подпунктов (т.е. документируется цель выписки). Преамбула и копия части текста представляют собой содержательную часть выписки как документа.
Далее копируются подписи на коллективном договоре: наименования должностей представителей работодателя и работников так, как они оформлены в оригинале / экземпляре коллективного договора, и Ф.И.О., но только без собственноручных подписей.
Отметка о заверении выписки, удостоверенная подписью и печатью, содержащая дату выписки, представляет собой оформляющую часть документа – придает ей юридическую силу.
