Задан очень хороший вопрос. Действительно, если изменений индексов в номенклатуре дел нет, то в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел на очередной год вносится простая запись, например: «Переходящее с 2010 года». Если изменения коснулись небольшого количества индексов, то запись уточняется: «Переходящее с 2010 года, индекс № 01-12», т.е. в примечании закрепляется соответствие индексов дел по предыдущей и по новой утверждаемой номенклатуре дел. Если же изменения в номенклатуре дел очень серьезные, то работа усложняется.

Вспоминаем теорию вопроса. Номенклатура дел является многофункциональным документом, и в данной ситуации необходимо вспомнить, что она является важнейшим классификационным справочником, который используется для систематизации документального фонда организации. В процессе развития, ведения и изменения любого классификатора его актуальность обеспечивается с помощью справочного аппарата, в том числе, справочных таблиц, которые называются обычно таблицами соответствия.

В случае существенного изменения и главной таблицы, и конкретной нумерации дел (индексов дел) в конкретной номенклатуре дел рекомендуем разработать Таблицу соответствия индексов переходящих дел, в которой фиксируются индексы переходящих дел по утвержденным номенклатурам дел на предыдущие годы (см. Пример 1). В Таблице соответствия графа 2 «Заголовок дела» является факультативной, но мы рекомендуем ее внести и заполнять, несмотря на определенную трудоемкость. Заголовки дел уточняются и редактируются ежегодно, отражая фактический состав документов дела, и реальный заголовок облегчит в последующем поиск документов и формулирование (а также аннотирование) заголовков дел в процессе составления годовых разделов описей дел.

Таблица соответствия может быть оформлена как приложение к новой номенклатуре дел и утверждена в ее составе.

Поскольку у Таблицы соответствия нет обязательной утвержденной формы, на практике можно встретить таблицы с иной последовательностью граф.