• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2015

Номенклатура дел с прошлого года сильно изменилась (из-за неправильности составления прошлой), изменились также и индексы дел. Как теперь указывать в ней переходящие дела, если индекс теперь совсем другой?

  • Рейтинг 5
  • 0 комментариев
  • 2781 просмотр
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ


Задан очень хороший вопрос. Действительно, если изменений индексов в номенклатуре дел нет, то в графе 5 «Примечание» номенклатуры дел на очередной год вносится простая запись, например: «Переходящее с 2010 года». Если изменения коснулись небольшого количества индексов, то запись уточняется: «Переходящее с 2010 года, индекс № 01-12», т.е. в примечании закрепляется соответствие индексов дел по предыдущей и по новой утверждаемой номенклатуре дел. Если же изменения в номенклатуре дел очень серьезные, то работа усложняется.

Вспоминаем теорию вопроса. Номенклатура дел является многофункциональным документом, и в данной ситуации необходимо вспомнить, что она является важнейшим классификационным справочником, который используется для систематизации документального фонда организации. В процессе развития, ведения и изменения любого классификатора его актуальность обеспечивается с помощью справочного аппарата, в том числе, справочных таблиц, которые называются обычно таблицами соответствия.

В случае существенного изменения и главной таблицы, и конкретной нумерации дел (индексов дел) в конкретной номенклатуре дел рекомендуем разработать Таблицу соответствия индексов переходящих дел, в которой фиксируются индексы переходящих дел по утвержденным номенклатурам дел на предыдущие годы (см. Пример 1). В Таблице соответствия графа 2 «Заголовок дела» является факультативной, но мы рекомендуем ее внести и заполнять, несмотря на определенную трудоемкость. Заголовки дел уточняются и редактируются ежегодно, отражая фактический состав документов дела, и реальный заголовок облегчит в последующем поиск документов и формулирование (а также аннотирование) заголовков дел в процессе составления годовых разделов описей дел.

Таблица соответствия может быть оформлена как приложение к новой номенклатуре дел и утверждена в ее составе.

Пример 1

Таблица соответствия индексов переходящих дел

СвернутьПоказать
таблица соответствия индексов переходящих дел

Поскольку у Таблицы соответствия нет обязательной утвержденной формы, на практике можно встретить таблицы с иной последовательностью граф.

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  1 голос

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.