Правила оформления наименования должности в составе реквизита «подпись» установливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Реквизиты документа и их атрибуты – это формализованные обязательные элементы, из которых состоит документ и которые должны оформляться единообразно. Реквизиты – это уже не текст, поэтому к ним не применяются общие требования к порядку слов в предложении.

ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.22) связывает правило оформления реквизита «подпись» с использованием того или иного вида бланка организации, на котором оформляется проект документа. Это правило обусловлено тем, что документ от имени организации подписывается только уполномоченным лицом, имеющим право принимать соответствующие решения и представлять ее интересы во внешней среде.

Если документ оформляется на бланке организации, то в его заголовочной части уже указано наименование организации с обозначением организационно-правовой формы Дополнительно может даже фигурировать сокращенное наименование организации ¹ (см. Пример 1). Поэтому в реквизит «подпись» наименование организации не включается, а наименование должности оформляется сокращенно как родовое слово, практически соответствующее наименованию должности по штатному расписанию:

Если документ изготавливается не на бланке организации, то в реквизите «подпись» оформляется полное наименование должности, в которое включается и полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы: