Как сократить графы в бумажном журнале регистрации доверенностей, если еще ведется подробный электронный журнал?

А если все проекты доверенностей еще и составляются в электронной форме и вместе с электронным журналом регистрации хранятся их файлы, то в журнале, который ведется в бумажной форме, можно фиксировать только:

• дату и номер доверенности;
• фамилию, имя, отчество доверенного лица;
• наименование его должности (при необходимости);
• срок действия доверенности (если в доверенности не указан срок действия, она сохраняет силу в течение 1 года со дня ее совершения);
• собственноручную подпись получившего доверенность. Журнал в бумажной форме выполняет функцию не только учета доверенностей, но и доказательства факта их выдачи.

Организационно вы можете разделить документопоток доверенностей на 2 части:

• так называемые генеральные доверенности и 
• доверенности специальные, разовые.

Доверенности на представление интересов всего юридического лица и реализацию широкого круга полномочий (занимают 2-3 страницы текста) обычно рассматриваются как генеральные. Их необходимо изготавливать в бумажной форме и регистрировать в бумажном журнале, поскольку срок их хранения – постоянный (например, см. ст. 61, 119, 152 «Перечня типовых управленческих архивных документов...»).

Форма журнала регистрации генеральных доверенностей может быть такой, как мы показали в Примере 1. Для удобства контроля срока действия полномочий доверенных лиц в журнале эту информацию лучше разделить на 2 части, включив отдельными графами «Срок действия» и «Дата окончания срока полномочий».

После подписания доверенности и регистрации ее в журнале вы вполне можете:

• сделать ксерокопию (до выдачи оригинала на руки) и подшить ее в дело «Доверенности на представление интересов организации. Копии»;
• в файл с электронным проектом доверенности внести ее дату, индекс, дату выдачи доверенному лицу. Такие файлы будут составлять фонд пользования для службы делопроизводства и юридического отдела. Электронными проектами и электронными копиями удобно пользоваться для контроля сроков действия, замены доверенных лиц или отзыва, для оформления новых доверенностей. Фонд пользования может быть передан и на архивное хранение вместе с оригиналами отозванных генеральных доверенностей и журналом их регистрации.

Специальные и разовые доверенности можно регистрировать в отдельном электронном журнале (таблице) и хранить их проекты также в электронной форме без изготовления бумажных копий (завести специальную директорию с коллективным доступом и возможностью подписывать доверенности усиленной квалифицированной электронной подписью). Срок хранения таких доверенностей, как правило, не более 5 лет после реализации полномочий (см., например, ст. 60 ПТУД во фрагменте документа выше).

Если организация будет реализовывать проект разработки и внедрения СЭД, рекомендуем для работы с доверенностями предусмотреть самостоятельную базу данных и классификаторы для оформления доверенностей в статусе электронного оригинала, а также для управления ими с учетом электронного взаимодействия с партнерами и контрагентами.

В заключение заметим, что в ряде случаев организации удобнее оставить у себя оригинал доверенности (прежде всего, генеральной), а доверенному лицу выдать ее нотариально заверенную копию. Так поступают обычно в организациях с территориально распределенной структурой, когда руководителям представительств (филиалов) и их заместителям оформляют доверенности на представление интересов головной организации и реализацию определенных направлений деятельности на конкретной территории.

Но в связи с развитием единой базы данных доверенностей, которая формируется в зоне ответственности Федеральной нотариальной палаты, заверение копий генеральных и специальных доверенностей утратит актуальность. В момент нотариального удостоверения подписей доверителя и доверенного лица на доверенности (подлиннике) все сведения о ней, о доверителе, доверенном лице и сроке действия, а также статусе («действующая / отменена / отозвана») будут доступны для проверки в режиме онлайн.