Предположим, что речь идет о взаимодействии с головной организацией по вопросам управления документами. Возможно, это касается контроля за исполнением документов, который является самым актуальным.
В рамках служебно-товарищеского стиля коммуникаций ответственный за ведение делопроизводства в филиале имеет право обратиться в службу делопроизводства в головном офисе с помощью:
Текст необходимо сформулировать в форме вопроса, напоминания, обсуждения, просьбы о разъяснении или предложения по улучшению взаимодействия, технологии выполнения работ, краткого отчета по контролируемому вопросу и т.п.
Если сотрудник-контролер головной организации не снял с контроля документ или поручение даже при получении своевременного отчета филиала, то сотрудник филиала имеет право в форме электронного сообщения или по телефону напомнить ему, что отчет филиалом был представлен вовремя. Служебно-товарищеское взаимодействие может строиться «на равных».
Ответственный за ведение делопроизводства в филиале имеет право обращаться письменно непосредственно к руководителю службы делопроизводства головной организации в рамках своего функционального подчинения или к сотруднику данной службы, в чьей зоне ответственности находится соответствующая функция. Взаимодействие приобретает более официальный характер и может строиться «по вертикали» по отношению к вышестоящему по данной функции сотруднику.
Если же в вопросе речь действительно идет о должностном лице головной организации, то руководителю филиала в форме служебной записки или при личной встрече придется разъяснить спорную или критичную ситуацию вышестоящему руководителю данного должностного лица. Ведь именно его вышестоящий руководитель в головной организации может дать ему указания по вопросу взаимодействия с конкретным филиалом или всеми филиалами, если вопрос имеет общекорпоративное значение.
Конечно, все зависит от корпоративной культуры организации, от того, как построена система административно-функционального подчинения. Данные аспекты обычно находятся в компетенции заместителя руководителя по организационному развитию. В крайнем случае, руководитель филиала может обращаться к нему по всем вопросам организации взаимодействия.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Куда должен передаваться архивный фонд филиалов и представительств? Показываем теорию и практику. Поводом для этой статьи стали вопрос читателя и новое уточнение в Правилах архивов организаций 2023 года (объясняем, как оно коррелируется с положениями иных нормативных документов).
Интервью с Сергеем Серебряковым, мастером ведической философии и культуры, астрологом, специалистом по аюрведе, руководителем центра «Пурана». Суть бизнеса – это творить и процветать. Мы поговорили об этом подробно, опираясь на древние тексты. Раскрыли принципы построения иерархической структуры организации. Тема уважения для управляемости команды опять оказалась ключевой. Обсудили женский и мужской вклад в процесс созидания. Как составить команду, учитывая работу планет, чтобы каждый человек оказался на своем месте. Какое наследие из прошлого мешает нам процветать, и как от него избавиться, просто изменив мышление. Для многих эта информация окажется неожиданной, хотя все новое – это хорошо забытое старое :) на новом витке своего развития.
Вопрос по оформлению наименований должностей в приказах по основной деятельности филиала. У филиала есть: — Исполнительный аппарат и — 2 производственных предприятия – назовем условно N-ские и M-ские тепловые сети. В Исполнительном аппарате оформлены его работники, в т.ч. директор филиала, заместители директора филиала, главный инженер, заместитель главного инженера по тепловым сетям. А на предприятиях, в тепловых сетях, оформлены работники тепловых сетей, в т.ч. технический директор – главный инженер тепловых сетей, его заместитель, чья должность звучит так: заместитель главного инженера по реконструкции. Поскольку приказы издаются на бланке филиала, то: — у работников филиала указывается только должность, наименование филиала не указывается, — а у работников производственных предприятий (N-ских и M-ских тепловых сетей) указывается название предприятия. В одном приказе по филиалу необходимо дать поручения заместителю главного инженера по тепловым сетям Сидорову и N-ским тепловым сетям (в лице заместителя главного инженера по реконструкции Петрова А.А.). Понятно, что заместитель главного инженера N-ских тепловых сетей и заместитель главного инженера филиала – это две большие разницы. Как упомянуть их в одном приказе, чтобы разница была видна? Можно ли написать: «заместителю главного инженера по тепловым сетям Сидорову А.А и заместителю главного инженера по реконструкции N-ских тепловых сетей Петрову А.А.»? Отдел кадров считает, что это недостаточно наглядно, и настаивает, что нужно писать: «заместителю главного инженера по тепловым сетям Исполнительного аппарата Сидорову А.А и заместителю главного инженера по реконструкции N-ских тепловых сетей Петрову А.А.». Мы (делопроизводство) – против, ввиду спорного толкования сочетания «по тепловым сетям Исполнительного аппарата» и считаем, что все-таки «заместитель главного инженера филиала» и «заместитель главного инженера Исполнительного аппарата» – это не одно и то же. Можно ли оформить так: «заместителю главного инженера по тепловым сетям Сидорову А.А и заместителю главного инженера N-ских тепловых сетей по реконструкции Петрову А.А.»? Не будет ли неверным указанием должности Петрова, т.к. по штатному расписанию Петров работает в подразделении N-ские тепловые сети, должность – заместитель главного инженера по реконструкции. Иными словами, можно ли: — при указании наименований должностей работников в приказе по основной деятельности филиала в штатную должность включать «вкрапления» из наименования структурного подразделения? — имея по штату должности «начальник цеха», «начальник отдела», не указывать в приказах «начальник цеха Электрического цеха», «начальник отдела Хозяйственного отдела» и писать вместо этого старое доброе «начальник электрического цеха», «начальник хозяйственного отдела»?
Какие ЛНА и кому надо разработать для регламентации делопроизводства в представительстве? Кому разрабатывать его номенклатуру дел? Стоит ли там организовать свою локальную экспертную комиссию и службу делопроизводства или достаточно ограничиться назначением ответственных? Где осуществлять архивное хранение документов постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и по личному составу – в представительстве или передавать их в головной офис? На какое законодательство опираться? Поводом для написания статьи стал обстоятельный вопрос подписчика.
Интервью с Сергеем Серебряковым, мастером ведической философии и культуры, астрологом, специалистом по аюрведе, руководителем центра «Пурана». Суть бизнеса – это творить и процветать. Мы поговорили об этом подробно, опираясь на древние тексты. Раскрыли принципы построения иерархической структуры организации. Тема уважения для управляемости команды опять оказалась ключевой. Обсудили женский и мужской вклад в процесс созидания. Как составить команду, учитывая работу планет, чтобы каждый человек оказался на своем месте. Какое наследие из прошлого мешает нам процветать, и как от него избавиться, просто изменив мышление. Для многих эта информация окажется неожиданной, хотя все новое – это хорошо забытое старое :) на новом витке своего развития.
По окончании года мы стараемся подвести его итоги. В этой статье практик рассказывает об опыте крупного производственного предприятия по организации централизованного учета архивного фонда, который хранится децентрализованно: в двух специализированных архивах, еще в некоторых структурных подразделениях без их передачи в архив (внутри головного офиса) и филиалами. Вы узнаете: как организации регламентировать подобную конструкцию и что считать архивными документами юрлица, какие учетные документы надо вести всем этим подразделениям и как можно ежегодно собирать с них информацию о накопившихся архивных документах.
Куда должен передаваться архивный фонд филиалов и представительств? Показываем теорию и практику. Поводом для этой статьи стали вопрос читателя и новое уточнение в Правилах архивов организаций 2023 года (объясняем, как оно коррелируется с положениями иных нормативных документов).
Хотела бы задать вопрос о требованиях к бланкам представительств нашей организации в странах СНГ (бланк письма, бланк приказа и общий бланк) – надо ли дублировать реквизиты бланков на национальном языке (дополнительно к оформленным на русском), учитывая, что документы преимущественно оформляются на русском языке (редко на национальном). Речь идет о реквизитах: 1) наименование организации – автора документа; 2) наименование вышестоящей организации; 3) вид документа; 4) дата документа; 5) регистрационный номер документа; 6) место составления или издания документа; 7) справочные данные организации. Сейчас на национальном языке дублируется только наименование организации – автора документа и наименование вышестоящей организации (все остальные реквизиты оформляем только на русском). Но я сомневаюсь, что это правильно.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
