Вы имеете дело сначала с почтовым отправлением, которое получили через «Почту России», – это не документ, а совершенно иной материальный объект, который в правилах оказания услуг почтовой связи рассматривается как термин, как некая категория. А видов почтовых отправлений может несколько: письмо, бандероль, посылка, телеграмма, почтовый перевод и даже электронное сообщение.
Очевидно, полученное вами письмо было ценным, т.к. вместе с 2 документами (претензиями 2 разных клиентов) в конверт была вложена опись почтового отправления. Вскрыв конверт, вы получили 2 поступивших документа, каждый из которых необходимо зарегистрировать в качестве самостоятельного «входящего» и подготовить индивидуальный ответ каждому клиенту.
Если в организации принята технология подшивки в дело и самого полученного документа, и описи (а иногда и конверта), то для соблюдения данного порядка придется сделать одну ксерокопию описи вложения (и конверта, если у вас так принято), далее к одному из полученных документов присоединяете копию описи (и конверта), а к другому – оригинал.
Подумайте о технологии работы. В отметках о получении и о регистрации (эти операции могут производиться в разное время, но могут делаться и одновременно) на поступившем документе всегда должно быть оформлено наименование организации-получателя (как правило, сокращенное), что подтверждает следующее: организация, которой адресован документ, действительно его получила. А с даты получения документа эта организация несет за него ответственность. Так что в дела с какой-то частью переписки конверты и описи вложений можно не подшивать. При этом есть значимые исключения. Так, в претензионных и юридических отделах компаний по различным спорным вопросам предоставления услуг и отношений с клиентами и госорганами заранее собираются все возможные доказательства, включая конверты, описи вложений и т.п.
Мнение эксперта
Мария Смольянинова, главный редактор издательства ООО «Бизнес-Арсенал»
Дело также в том, что согласно п. 1 ст. 165.1 Гражданского кодекса РФ юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним. Момент доставки юридически значимых сообщений может быть согласован в договоре (п. 2 ст. 165.1 ГК РФ). Например, в нем может быть указано, что сообщение считается доставленным в момент его поступления в отделение почты получателя. А принимающий корреспонденцию работник может об этом даже не знать! Или, скажем, для бухгалтерии при получении заказного письма от налогового органа будет важна дата его отправки, поскольку в силу п. 4 ст. 31 Налогового кодекса РФ датой его получения считается 6-й день со дня отправки заказного письма.
Так что в дела с перепиской конверты и описи вложений лучше подшивать, ведь вы можете быть не в курсе всех нюансов.
Пример 1. Отметка о поступлении документа в организацию
Пример 2. Отметка о регистрации входящего документа
