Хочется задать встречные вопросы и уточнить период или время, обозначенное «ранее». Ведь если «ранее» не было ни описей, ни номенклатуры дел, то как вы оформили другие графы акта? Процесс физического уничтожения документов был организован на основе акта и после его утверждения первым руководителем организации? Документы уничтожаются после утверждения описей дел постоянного хранения, по личному составу и дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения? Акт оформлен как сводный на основании тех актов, которые составили ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях и подписали руководители подразделений?
Наши наводящие вопросы уже очерчивают тот порядок работы и тот минимальный состав документов, который должна иметь каждая организация для уничтожения дел.
Надеемся также, что процесс уничтожения документов по акту, который составлен на основании Перечня 2010 г.1 (и, возможно, какого-либо ведомственного перечня), был завершен до 18.02.2020. Потому что с 18.02.2020 вступил в силу новый типовой Перечень, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а Перечень 2010 г. признан утратившим силу (приказ Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964). И все акты о выделении к уничтожению документов, по которым оно физически не успело состояться до 18.02.2020, должны содержать ссылки на новый Перечень 2019 г. (как основание) и на исправленные сроки хранения документов и номера статей по этому новому Перечню.
Правила работы архивов организаций2 и Методические рекомендации по их применению (М., ВНИИДАД, 2018) содержат и алгоритм формирования архивного фонда на основе документального фонда организации, и правила разработки номенклатуры дел, и взаимосвязь номенклатуры дел с описями дел, и порядок оформления описей и актов о выделении к уничтожению (в т.ч. формы, по которым они должны составляться).
В п. 3.6 Правил работы архивов организаций установлен обязательный перечень учетных документов архива (или архивного фонда, если архив как отдельное подразделение не создается):
Кроме того, хорошо бы сформировать дело фонда – папку, в которую вы вложите историческую справку и тот самый акт о выделении документов и дел к уничтожению, о котором идет речь в вопросе.
Желаем успеха!
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Обязательно ли государственному бюджетному учреждению (ГБУ) согласовывать номенклатуру дел с ЦЭПК Росархива?
Разбираем ситуацию, когда единицы хранения на месте, но отсутствует учетный документ – годовой раздел описи дел, по которому они были переданы в архив организации. Показываем алгоритм действий для источников и неисточников комплектования: где искать опись и как восстановить документ, если его все-таки не нашли, что отразить в предисловии к описи.
Показываем, как можно оформить титульный лист и предисловие к годовому разделу описи дел. Могут ли быть описаны документы разных лет в одном годовом разделе. Как отразить изменение наименования организации. Кто может составлять опись дел, кто ее должен согласовать и утвердить. Какие требования содержат Правила 2023 года, что они не конкретизируют, как в результате делают эту работу на практике. Какие элементы справочного аппарата к описи дел стоит составлять к каждому годовому разделу, а какие только после завершения описи (кроме титульного листа и предисловия могут потребоваться перечень переименований и изменения подведомственности, оглавление, список сокращений, указатели). Когда опись дел можно завершить.
Продолжаем подробный разговор об оформлении описи дел – показываем все на примере описи дел по личному составу. В этом номере журнала разбираем правила оформления табличной части, где описываются все единицы хранения (дела / тома), подлежащие передаче в архив: как заполнить каждую графу описи дел и как эти сведения соотносятся с зафиксированными на обложке дела и в листе-заверителе; тонкости уточнения в описи заголовка дела (впервые сформулированного в номенклатуре дел); когда срок хранения дела не получится просто перенести из номенклатуры дел в опись; что фиксируется в примечании. Как заполнить итоговую запись к описи. Кто в каком порядке подписывает, согласовывает и утверждает опись.
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.
Как отразить документы с ограниченным доступом в номенклатуре дел? Если их очень мало или среднее количество, то их можно по-разному включить в обычную номенклатуру дел. Но когда их становится много, то пора разрабатывать отдельную номенклатуру. В статье мы показали все три варианта.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
