Сначала необходимо в тексте письма точно сформулировать смысл и степень исправления нарушений с необходимыми ссылками на планы, мероприятия, назначение ответственных, сроки и другие шаги. То есть доказательство устранения нарушений необходимо будет сформулировать текстом.
А если основную текстовую часть необходимо дополнить отпечатанными фотографиями (МЧС не требует их в обязательном порядке), то:
А отметку о приложении к сопроводительному письму оформляйте по ГОСТ Р 7.0.97-2016:
В этом случае сопроводительное письмо и фотографии просто вкладываются в конверт. В организации остаются копии сопроводительного письма и отправленного текстового отчета, а фотографии как дополнительный материал могут оставаться в электронном виде в электронных делах подразделения (сотрудника), которое отвечает за пожарную безопасность и защиту от чрезвычайных ситуаций.
Обратите внимание, что фотографии, которые дополняют и иллюстрируют основные текстовые отчеты, могут направляться и иначе – в качестве дополнительных сообщений по официальному адресу электронной почты территориального органа МЧС с официального адреса электронной почты вашей организации. Подписывать такое сообщение с фотографиями можно электронной подписью заместителя руководителя, который отвечает за пожарную безопасность и защиту от чрезвычайных ситуаций (лучше – усиленной квалифицированной).
В подобном случае в заключительной части текста сопроводительного письма можно указать:
В этом случае сообщение и файлы с фотографиями останутся в соответствующем представлении (папке) отправленных документов в почтовой системе вашей организации, а в сопроводительном письме на бланке можно будет оформить в качестве приложения только текстовый отчет об устранении нарушений (см. Пример 2).
Желаем наладить рабочий контакт с органами, осуществляющими контрольно-надзорную деятельность, вовремя представлять отчеты о ликвидации нарушений по итогам проверок и грамотно документировать это.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Как оформить в письме отметку о приложении, если приложение и письмо сканируются одним файлом, а потом подписываются электронной подписью? В этом случае отдельного файла у приложения нет – и письмо, и его приложение «находятся» в едином файле.
Разбираем самые распространенные ошибки при оформлении бланка письма, адресата, подписи, отметок об исполнителе и о приложении, заголовка и самого текста письма (например, как указывать должность, ученую степень и звание, фамилию и инициалы, наименование организации, что нельзя «разлучать» по разным строкам текста, как писать даты и различные периоды времени, как использовать знаки №, §, %, кавычки и др.). На примерах показываем, что является явной ошибкой (с точки зрения ГОСТ Р 7.0.97-2016, правил русского языка), что опасно с точки зрения здравого смысла, а что – просто устаревший вариант оформления.
Организация направила нам документ с грифом «Для служебного пользования». Сам документ на 3 листах, на нем проставлен гриф. А приложения к нему на 28 листах (две таблицы) грифа не имеют. Как правильно расценивать приложения? Они тоже подпадают под гриф ограничения доступа, хоть он на них не проставлен, или приложения не являются документами ДСП?
Как правильно указывать денежные суммы в договоре (цифрами и словами; с включением НДС и когда сумма НДС не облагается). Как употреблять количественные и порядковые числительные в текстах документов в различных ситуациях (все показываем на примерах). Как правильно писать сокращения, знак «%», указывать диапазон значений, номер телефона и др.
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.
Показываем, как отобразить наличие приложений в основном документе и отметку в верхнем правом углу на самом приложении: общие правила, а также особенности приказов, протоколов и договоров; когда приложение у основного документа единственное и когда их несколько; как в многостраничных приложениях нумеровать страницы, оформлять титульный лист, как сшивать; чем отличается оформление утверждаемого приложения от приложения справочно-информационного характера; как оформить приложение к утвержденному приказом организационному документу, т.е. приложение к приложению (всего в статье показано 25 примеров оформления).
Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
