Этот нормативный правовой акт вы назвали сами – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526)2. Если читать Правила 2015 г. аналитически, то ответ на Ваш вопрос мы найдем – будем отталкиваться от правил проведения экспертизы ценности, с каждым ее этапом сроки хранения документов определяются все более конкретно. А прямого ответа на Ваш вопрос про «Примечание» из Перечня ни в каком нормативном правовом акте или методическом документе, действительно, нет.
Первый этап экспертизы ценности документов осуществляется в процессе разработки номенклатуры дел, когда в первый раз документам и делам, которые еще только должны возникнуть в следующем календарном году, присваиваются сроки хранения. На этом этапе в номенклатуру дел, например, на 2020 год вносятся конкретные заголовки дел так, как это показано в Примере 1.
Сроки хранения, установленные вступившим в силу Перечнем 2019 г., обязательны для исполненных в 2020 году документов, которые потом еще несколько лет будут находиться на текущем оперативном хранении в бухгалтерии. За этот период бухгалтерия сдаст все необходимые виды отчетности, пройдет все проверки (прежде всего, в рамках налогового контроля).
И в 2026 году3 эти документы будут проходить экспертизу ценности на втором ее этапе, когда на основании номенклатуры дел на 2020 год будут проверяться состав дел и их обложки, а также составляться (п. 4.10, 4.11, 4.16, 4.32 Правил 2015 г.):
Это должно делаться силами бухгалтерии под методическим руководством архива (или службы ДОУ). Ответственный за делопроизводство в бухгалтерии, оформляя описи и акт, переносит в них сроки хранения из соответствующей графы номенклатуры дел (а не из графы «примечание» типового перечня) – см. Примеры 1 и 2. При этом он уже точно должен знать, что все проверки в отношении этих документов состоялись, что при необходимости данные дела представлялись для доказательства совершения хозяйственных операций, что споров по ним нет. Поэтому текст из графы «Примечания» номенклатуры дел в одноименную графу акта о выделении к уничтожению не переносится – данные обстоятельства просто фактически проверяются сотрудниками бухгалтерии на данном этапе экспертизы ценности документов. А экспертная комиссия организации, рассматривая годовые разделы описей и акт4 на своем заседании, осуществляет таким образом контроль за проведением экспертизы ценности документов в делопроизводстве.
Ну а третий этап экспертизы ценности происходит уже в архиве организации, когда решается вопрос о подготовке дел к передаче на хранение в государственный или муниципальный архив, если организация является источником его комплектования.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Обязательно ли государственному бюджетному учреждению (ГБУ) согласовывать номенклатуру дел с ЦЭПК Росархива?
Разбираем ситуацию, когда единицы хранения на месте, но отсутствует учетный документ – годовой раздел описи дел, по которому они были переданы в архив организации. Показываем алгоритм действий для источников и неисточников комплектования: где искать опись и как восстановить документ, если его все-таки не нашли, что отразить в предисловии к описи.
Показываем, как можно оформить титульный лист и предисловие к годовому разделу описи дел. Могут ли быть описаны документы разных лет в одном годовом разделе. Как отразить изменение наименования организации. Кто может составлять опись дел, кто ее должен согласовать и утвердить. Какие требования содержат Правила 2023 года, что они не конкретизируют, как в результате делают эту работу на практике. Какие элементы справочного аппарата к описи дел стоит составлять к каждому годовому разделу, а какие только после завершения описи (кроме титульного листа и предисловия могут потребоваться перечень переименований и изменения подведомственности, оглавление, список сокращений, указатели). Когда опись дел можно завершить.
Продолжаем подробный разговор об оформлении описи дел – показываем все на примере описи дел по личному составу. В этом номере журнала разбираем правила оформления табличной части, где описываются все единицы хранения (дела / тома), подлежащие передаче в архив: как заполнить каждую графу описи дел и как эти сведения соотносятся с зафиксированными на обложке дела и в листе-заверителе; тонкости уточнения в описи заголовка дела (впервые сформулированного в номенклатуре дел); когда срок хранения дела не получится просто перенести из номенклатуры дел в опись; что фиксируется в примечании. Как заполнить итоговую запись к описи. Кто в каком порядке подписывает, согласовывает и утверждает опись.
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
Объясняем особенности оформления актов с восполнением пробелов Методических рекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2016 и исправлением их ошибок. В статье дан 21 пример оформления отдельных реквизитов и фрагментов акта для различных ситуаций, а также 3 образца целых актов (один составлен комиссией, другой – без образования комиссии в присутствии коллег, а третий – представителями разных организаций). Показали лучшую практику формализации текста акта, которая поможет вам разработать его бланки, а также электронные шаблоны актов в информационной системе.
Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.
В каком порядке в структурных подразделениях выявляются документы для уничтожения? Как описать в акте черновики, проекты и лишние экземпляры? Как составить сводный акт по организации о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению? Какие графы таблицы и реквизиты в утвержденной форме акта не нужно заполнять, если ваша организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, а также если к уничтожению выделяются документы подразделений, еще не сданные в архив организации? Факт уничтожения нужно документировать отдельно. Какие варианты оформления при этом возможны?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
