• Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» май 2011
  • Рубрика Актуальное интервью

Переходим на аутсорсинг: проблемы, риски, сложности

  • Рейтинг 2.25
  • 1 комментарий
  • 3317 просмотров
Компания Ив Роше Восток в прошлом году перешла на аутсорсинг функции по расчету заработной платы. Вопрос был сложным, так как при передаче расчета заработной платы на аутсорсинг потребовалось не только объединить несколько отдельных баз данных в одну, но и реализовать новые специфические требования по настройке системы расчета заработной платы и кадрового учета. К тому же, переход на аутсорсинг нужно было осуществить в весьма сжатые сроки. О том, как все это воплотилось в жизнь, нам рассказала директор по персоналу компании ИВ Роше Восток Любовь Посикера.


Летом 2010 года компания Ив Роше Восток проводила тендер по выбору провайдера услуг по расчету заработной платы. Вопрос перевода функции на аутсорсинг возник в связи с необходимостью реорганизации структуры компании. О том, как присоединить два юридических лица и организовать расчет заработной платы для 850 человек, нам рассказала директор по персоналу компании ИВ Роше Восток Любовь Посикера.

Любовь Посикера Любовь Посикера

В 1990 году окончила историко-филологический факультет Российского университета дружбы народов по специальности «международная журналистика», в 2003 году – Государственную академию повышения квалификации сотрудников инвестиционной сферы (ГАСИС) по специальности «управление персоналом». Имеет диплом университета Париж-IX (Дофин), Франция, по специальности «политические науки и управление организациями». Кандидат политических наук. С 1995 по 2004 год работала на различных должностях в области логистики и финансов в российском филиале корпорации L’Oreal. С 2004 по 2006 год отвечала за развитие ряда функциональных направлений в области управления персоналом в ОАО «Мобильные ТелеСистемы». В 2007-2008 годах возглавляла Службу по управлению персоналом дочерних компаний Банка ВТБ. С начала 2009 года является директором по персоналу ООО «Ив Роше Восток», российского филиала Группы Yves Rocher.


– Любовь, расскажите, пожалуйста, о том, почему в компании Ив Роше Восток возникла необходимость передать функцию расчета заработной платы на аутсорсинг?

– Когда в 2009 году меня пригласили в компанию Ив Роше Восток на позицию директора по персоналу, для расчета заработной платы использовалась одна из устаревших версий программы 1С. Для поддержки программы в рабочем состоянии мы активно пользовались услугами приглашенного IT-консультанта. Надо сказать, это был не только дорогостоящий, но и весьма утомительный процесс, потому что ему приходилось не только «реанимировать» систему после каждого релиза 1С, но и регулярно присутствовать в офисе в периоды «закрытия», так как существовал постоянный риск сбоев как в настройках алгоритмов расчета, так и при передаче информации в систему корпоративной отчетности SAP. Таким образом, когда весной 2010 года в нашей компании назрела необходимость организационных изменений и нам потребовалось до конца 2010 года присоединить к ООО «Ив Роше Восток» (570 человек) два юридических лица – одно в Москве (90 человек) и одно в Санкт-Петербурге (190 человек), в первую очередь встал вопрос о том, выдержит ли существующая система такое значительное увеличение численности персонала в расчете. Мы не были уверены в ответе, поэтому в мае 2010 года задали себе следующий очевидный вопрос: как будем работать дальше? Будем ли внедрять новую систему кадрового делопроизводства и расчета заработной платы сами либо отдадим функцию на аутсорсинг? Не отказываясь от первого решения (внедрять самим), мы решили изучить современные предложения на рынке аутсорсинга, и уже в июне 2010 года организовали тендер. К участию в тендере мы пригласили две компании. Безусловно, мы могли привлечь к участию в тендере большее количество компаний, в том числе представителей «большой четверки», но посчитали, что провайдеры должны, во-первых, иметь специализацию на определенном виде услуг, во-вторых, опыт работы с иностранным бизнесом в России и, в-третьих, очень хорошо разбираться в российской действительности, потому что все мы отлично понимаем, что расчет заработной платы в Европе и в России – это два принципиально разных стандарта осуществления одной и той же внутренней функции.

– Почему Вы решили пригласить BDO1 для участия в тендере?

– Существует определенная предыстория такого выбора. В 2005 году, когда я работала в МТС, компания проводила тендер на оказание услуг по расчету заработной платы (я участвовала в тендерной комиссии от подразделения по управлению персоналом). Несмотря на то что в конце концов было принято решение об инсорсинге этой функции, в процессе подготовки к тендеру мы детально изучили рынок аутсорсинга учетных функций, конкурентные преимущества компаний, их реальные возможности, ценовые предложения, а также независимые отзывы экспертов и коллег. С тех пор я не переставала интересоваться новостями рынка аутсорсинга учетных функций в России, а он активно развивался, лидеры наращивали свой потенциал, совершенствовали технологии, развивали клиентскую базу. Поэтому в 2010 году, когда мы объявили тендер по передаче на аутсорсинг функции расчета заработной платы в Ив Роше Восток, я понимала, что мне уже знакомы как минимум два реальных кандидата на участие в тендере. Конечно, мы могли запросить коммерческие предложения и у 10, и у 15 компаний, но решили начать работу с предложениями двух лидеров рынка с условием, что, если потребуется, мы можем подключить и другие компании. Анализ коммерческих предложений занял у нас в среднем 1,5 месяца, и, могу сказать, что по качеству ценового предложения, по составу услуг, а также по уровню взаимопонимания, человеческого и профессионального, победу в этом тендере одержала компания BDO. Причем со стороны Ив Роше Восток это решение носило коллегиальный характер. В изучении предложения принимали участие и другие подразделения компании, в частности, финансовая служба в лице главного бухгалтера и ответственных сотрудников бухгалтерии, специалисты отдела информационных технологий. Финансовый директор Ив Роше Восток был моим основным партнером в процессе обсуждения решения. И уже вместе с ним мы решили вопрос перехода на аутсорсинг с генеральным директором.

– Большинство клиентов сходятся во мнении, что наиболее сложным является именно этап перехода на аутсорсинг.

– Вопрос перехода на аутсорсинг функции по расчету заработной платы был действительно сложным для нас. Мы решали его не только вместе со всеми сервисными подразделениями Ив Роше Восток, но и вместе со службой информационной безопасности Группы Ив Роше, поскольку все наши внутренние IT-системы связаны с информационной системой головного офиса во Франции и других филиалов Группы. У нас единые серверы, единые каналы связи, поэтому необходимо было соблюсти корпоративные требования, связанные с информационной безопасностью и конфиденциальностью передачи данных. Могу отметить, что с этой точки зрения компания BDO выступила очень клиентоориентированным партнером. С ее помощью мы настроили дополнительную транзитную систему передачи данных с наших удаленных рабочих мест в информационную систему. Это не предусматривалось первоначальным коммерческим предложением, но впоследствии стало неким очевидным решением, без которого нельзя было обойтись. BDO предложила нам своими силами осуществить слияние трех баз данных в одну, причем эти базы существенно отличались друг от друга: расчет зарплаты в них производился по-разному, осуществлялись разные виды начислений, то есть с августа по октябрь 2010 года надо было провести колоссальную работу для того, чтобы с 1 ноября – с момента реорганизации трех юридических лиц – мы могли стартовать в единой базе данных. За время совместной работы мы не разочаровались в выборе партнера, тем не менее было бы правильно сказать, что в начале сотрудничества всегда нужно несколько месяцев, чтобы привыкнуть друг к другу. Сейчас как раз идет период адаптации. Но поскольку с самой первой встречи с участием специалистов по развитию бизнеса и сотрудников Расчетного центра BDO возникло взаимное доверие, оно сохраняется и сегодня, помогая нам находить компромиссные решения и договоренности.

– На предыдущих местах работы, а Вы работали всегда в крупных компаниях, таких, как L’Oreal, МТС, BTБ, у Вас был опыт внедрения подобных проектов?

– Да, у меня был опыт внедрения информационных систем, в частности, как представитель службы финансового контроля, я участвовала во внедрении SAP в российском филиале Группы L’Oreal, а также отвечала за внедрение модуля Oracle HR в компании МТС. Поэтому проект по переводу на аутсорсинг расчета заработной платы для 850 человек меня не смутил. Единственное, что требовалось понять и просчитать: каким образом мы сможем реализовать этот проект имеющимися силами. Мы перераспределили обязанности между сотрудниками дирекции по персоналу и назначили менеджера проекта, но в то же время договорились, что во внедрении по мере сил и возможностей участвуют все.

– Раньше компания Ив Роше Восток передавала на аутсорсинг внутренние функции?

– Да, но это скорее аутсорсинг некоторых функций, непосредственно связанных с нашим бизнесом. Например, нам предоставляются складские услуги, причем это разные виды услуг для разных каналов продаж. Также у нас на аутсорсинге call-центр, в котором работает порядка 250 консультантов. Теперь вот передана функция по расчету заработной платы для 850 человек. Поскольку Yves Rocher – это европейская компания, международный бренд, то аутсорсинг для нее понятие не новое, чего нельзя сказать о многих российских компаниях.

– На Ваш взгляд, насколько аутсорсинг развит в российских компаниях?

– У большинства российских компаний еще есть сомнения в обеспечении необходимого уровня конфиденциальности, сохраняется некий страх перед трудностями периода запуска проекта, финансовая составляющая также имеет значение, поскольку компании сравнивают стоимость функции in-house и стоимость услуг аутсорсинговых компаний. Но аутсорсинг – это действительно выгодно, хотя предполагаются и совместная работа, и дополнительные усилия с обеих сторон. При такой модели взаимодействия неизбежно существуют фиксированные даты, к которым необходимо готовить информацию для расчета. По сути, участники процесса живут в рамках очень четкого графика. Когда ты работаешь в традиционной модели, ты можешь дать себе некую отсрочку, что ты не будешь это делать сегодня, а сделаешь, скажем, завтра. С аутсорсинговой компанией так работать не получится. Есть четкие договоренности, которые требуется соблюдать. Не все компании готовы идти на такие компромиссы, перестраивать внутренние бизнес-процессы.

В то же время переход на аутсорсинговую модель очень часто позволяет оптимизировать численность персонала, что мы, собственно говоря, и сделали. До перехода на аутсорсинг зарплату наших сотрудников рассчитывали четыре бухгалтера (три – в Москве и один – в Санкт-Петербурге). Сегодня у нас работает один сотрудник в Москве и еще на 50% рабочего времени сохраняется занятость бухгалтера в Санкт-Петербурге. Но и они исполняют в большей степени вспомогательные функции. В связи с изменениями в законодательстве, вступившими в силу в 2011 году, мы прогнозируем, что количество справок, выдаваемых сотрудникам, существенно увеличится. Этого, к сожалению, не избежать. Кроме того, в течение определенного периода времени мы неизбежно будем давать разъяснения сотрудникам по изменениям в законодательстве. Это большой объем работы, и кто-то внутри компании должен его выполнять.

– Каковы Ваши прогнозы и ожидания от сотрудничества с BDO?

– Мне хотелось бы как можно быстрее разнообразить настройки модуля кадрового делопроизводства, поэтому есть определенные пожелания к скорости реализации настроек в соответствии с нашими требованиями, но это уже вопрос времени. В целом я довольна сотрудничеством. В идеале мы должны выйти на такую схему взаимодействия, когда я буду вспоминать о партнере только тогда, когда будут приходить счета на оплату (смеется).

Материал подготовила Юлия Тимофеева

Сноски

СвернутьПоказать
  1. Аутсорсинговое подразделение группы БДО специализируется на аутсорсинге бизнес-процессов в области финансов и учета для компаний с различными формами организации труда и организационными структурами. Компания имеет успешный опыт разработки и внедрения процессов расчетов с персоналом для клиентов. В компании работает порядка 200 специалистов, обслуживается более 200 клиентов. Профессиональные риски застрахованы в ОАО «Росно», а также в рамках единой глобальной системы страхования профессиональной ответственности BDO International. Вернуться назад

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  4 голоса

1 комментарий
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Друж, 22 января 2015 12:38

Спасибо за статью! Качественный материал.

+0

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.