В вашем вопросе описывается классическая ситуация работы с так называемыми «гибридными» делами, в которых документы представлены одновременно и в бумажной, и в электронной формах.
Рекомендуем в Инструкцию по делопроизводству или в Регламент работы соответствующего коллегиального органа внести актуальные изменения в соответствии со следующими действующими нормативными правовыми актами:
- Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71; далее – Правила делопроизводства; см. п. 3.19, 3.24, 3.30, 6.26, 7.13);
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – Правила архивов организаций 2023 года; см. раздел ХI «Подготовка дел, содержащих документы на бумажном носителе и электронные документы к передаче в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов)»; п. 159, 160, 162).
Изучите также Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2000 № 199; см. п. 3.4.4, 3.8.5, Приложения № 16, № 20).
Учитывайте также, что вы работаете с электронными документами, которые могут поступить через МЭДО, СМЭВ, портал госуслуг / региональный портал и сайт вашего государственного органа в сети Интернет в соответствии с нормативными правовыми актами, на основании которых они функционируют (это, как правило, постановления и распоряжения Правительства РФ).
Кроме того, считаем необходимым ознакомиться с нормативными правовыми актами, которые изданы уполномоченным органом в сфере архивного дела в вашем субъекте РФ, получить консультацию вашего куратора из государственного архива и выяснить, принимает ли архив электронные документы и электронные копии документов в состав фонда пользования (если он создан или когда будет создан), осуществляет ли архив хранение электронных архивных документов, планирует ли передачу документов из системы в систему и т.п.
Нормативные правила работы с электронными и «гибридными» делами сформулированы все-таки в достаточно общем виде. Поэтому государственные архивы, действуя в пределах своей компетенции в работе со своими источниками комплектования, обычно устанавливают конкретные требования к процедуре подготовки и передачи документов на архивное хранение с учетом конкретных условий и технологий.
Поступающие в организацию документы регистрировать необходимо. Ведь перечень нерегистрируемых документов по своей сути представляет собой перечень тех документов, которые не регистрируются службой делопроизводства, но вполне могут быть зарегистрированы в структурных подразделениях (что обычно закрепляется Инструкцией по делопроизводству и системой прав доступа в СЭД для ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях).
Ваша служба делопроизводства работает и с электронными, и с бумажными документами. Правила делопроизводства предусматривают, что все поступающие документы после выполнения делопроизводственной операции их предварительного рассмотрения подлежат однократной регистрации в пределах своего документопотока (п. 3.21–3.24).
Документ, поступивший в бумажной форме, регистрируется в СЭД, причем регистрационный индекс (номер) формируется в электронной регистрационной карточке (ЭРК) СЭД, как правило, автоматически. Затем он проставляется на поступившем документе от руки, штампом или штрихкодом. Документ сканируется, и его электронная копия с уже оформленным «входящим» номером присоединяется к ЭРК.
Опыт лучших практик настоятельно рекомендует:
- разработку Регламента сканирования документов,
- удостоверение полученных копий и
- включение в ЭРК дополнительных полей с метаданными:
- о факте сканирования (дата, время, техническое средство),
- уполномоченном сотруднике, осуществившем сканирование,
- и в необходимых случаях – информацию о состоянии оригинала (бланк, цвет и оформление подписи + дублирующие сведения о суммах, сроках и т.п. условиях, если речь идет о документах, содержащих финансовые обязательства).
Документ, поступивший в электронной форме, получает свой регистрационный номер только в ЭРК, ведь никакие номера на файле оформить невозможно. Файл полученного электронного документа присоединяется к ЭРК СЭД в обычном порядке.
В вашей Инструкции по делопроизводству рекомендуем закрепить:
- порядок распечатки электронного документа и
- удостоверение его в момент регистрации в статусе бумажной копии электронного документа, о чем мы уже писали на страницах нашего журнала.
На бумажной копии возможно проставление отметки о получении электронного документа сотрудником службы делопроизводства (аналогично тому, как это предписывает делать п. 3.15 Правил делопроизводства на полученных бумажных документах).
Пример 1. Оформление отметки о распечатке электронного документа (ниже текста и подписи) и отметки о получении документа (на нижнем поле или на свободной площади бумажной копии – в данном примере проставлена с использованием штампа)
При применении СЭД и соответствующих настройках прав доступа исполнители в структурных подразделениях могут работать с электронными документами и электронными копиями бумажных документов непосредственно в СЭД (п. 3.31 Правил делопроизводства).
В соответствии с п. 6.26 Правил делопроизводства в номенклатуре дел вы отражаете 2 тома фактически одного «гибридного» дела. В п. 159 новых Правил архивов организаций 2023 года уточняется, что электронные документы составляют 1-й том «гибридного» дела, а бумажные – 2-й и последующие тома.
Пример 2. «Гибридное» дело в номенклатуре дел
Электронные документы и электронные копии из 1-го тома дела могут быть переданы в госархив в составе фонда пользования с таким же постоянным сроком хранения.
В ситуации, описанной в вопросе, и в некотором противоречии с п. 6.26 Правил делопроизводства за счет скан-копий оснований для принятия решений коллегиальным органом (с оформлением на распечатке отметки, показанной в Примере 1) вы обеспечиваете полноту формирования дела.
Технология подготовки электронных документов к передаче на архивное хранение в архивном формате PDF/A, составление отдельной описи для электронных дел регламентируются:
- п. 63, 162 и Приложениями № 8, № 12 к Правилам архивов организаций 2023 года и
- Приложениями № 16 и № 20 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2000 № 199).
