Как архиву коммерческой организации быть с запросом физического лица

Предположим, что запрос поступил от бывшего работника с просьбой подтвердить факты его трудовой деятельности в вашей организации. В этом случае необходимо руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). В п. 5.8-5.18 изложен порядок и сроки исполнения запросов в архив. Обычно в течение 30 дней должен быть дан ответ.

Поступивший запрос зарегистрируйте в отдельном журнале учета запросов, поступивших в архив (ведется архивом и хранится как переходящее дело). От даты регистрации отсчитываете стандартные 30 календарных дней для направления ответа.

Если у вас есть запрошенная информация, ответ оформляется в виде архивной справки. Если документов, являющихся прямыми доказательствами, и даже косвенной информации и документов, в архиве нет, то гражданину необходимо направить соответствующее письмо-ответ на бланке организации и за подписью первого руководителя организации (возможное содержание показано в Примере). На письме необходимо проставить печать организации и оформить отметку об исполнителе с указанием его контактных данных (телефон, адрес электронной почты).

Но проверьте, может быть какие-то подтверждающие документы остались в структурных подразделениях (кадры, бухгалтерия, профильное подразделение или филиал), может быть фонд ликвидированной организации-предшественника был передан в какой-то государственный или муниципальный архив.