Организация может иметь и использовать несколько печатей, как идентичных, так и различных, возможность нанесения на печать дополнительной информации законом не ограничивается. В случаях, когда проставление оттиска печати на документе является обязательным, компания может использовать любую печать, отвечающую требованиям, предъявляемым к реквизитам печати для юридического лица соответствующей правовой формы, независимо от наличия на печати дополнительной информации, а также от наличия других печатей.

Прежде отметим, что общие нормы Гражданского кодекса РФ (ГК РФ) о юридических лицах не содержат положений об обязательности наличия у них печати. Вместе с тем из отдельных положений ГК РФ и иных правовых актов можно сделать вывод, что законодатель, устанавливая определенные требования к сделкам, заверению документов и т.д., предполагает наличие у организации печати (п. 5 ст. 185, п. 1 ст. 160 ГК РФ).

Также требования о наличии печати и к ее виду применительно к отдельным организационно-правовым формам юридических лиц содержатся в нормах специальных законов, например, в законодательстве об обществах с ограниченной ответственностью (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»). Данными нормами предусмотрено, что организация должна иметь круглую печать, содержащую ее полное фирменное наименование на русском языке и указание на место ее нахождения. Печать может содержать также фирменное наименование организации на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

Отметим, что какого-либо требования о регистрации печатей в органах власти законодательство не содержит. При этом законодательством не ограничиваются количество печатей, которые может иметь организация, их назначение, а также возможность нанесения на печать дополнительной информации (постановления Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 08.06.2009 № 18АП-3145/2009, Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 23.03.2009 № 20АП-356/2009).

Порядок изготовления, использования в хозяйственной деятельности организаций печатей правовыми актами не урегулирован. Поэтому если печать соответствует требованиям законодательства к печати соответствующего юридического лица (например, для общества с ограниченной ответственностью – является круглой, содержит полное наименование общества на русском языке и место его нахождения), то такая печать может использоваться для скрепления любых документов независимо от наличия у организации других печатей и независимо от наличия на печати дополнительной информации (например, указания «для документов», «для накладных», «для корреспонденции», «отдел кадров» и так далее).

На практике многие организации используют несколько печатей: например, одна печать используется для заверения финансовых документов, вторая – для договоров, специальная – для оформления кадровых документов и т.д., либо различные печати используются различными обособленными подразделениями. В такой ситуации организация вправе самостоятельно разработать и принять локальный нормативный акт, регламентирующий порядок применения печатей. Однако требования об обязательном принятии такого локального нормативного акта закон также не устанавливает.

Пунктом 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных в соответствии со ст. 66 ТК РФ постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), установлено, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовой книжки, печатью работодателя и подписью самого работника. Следовательно, если печать отдела кадров содержит полное наименование общества на русском языке, то такая печать, даже при наличии слов «Отдел кадров», признается печатью работодателя и заверение ею записей в трудовой книжке соответствует положениям п. 35 Правил.