Можно ли внести в трудовую книжку запись о награждении через несколько лет после события (работник отказался от бумажной книжки)?

С учетом истечения срока привлечения к административной ответственности к работодателю не может быть применено никакого наказания.

Если сотрудник подал работодателю заявление о продолжении ведения трудовой книжки или так и не подал никакого заявления, работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»¹). За сотрудником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям (ч. 4 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ, письмо Минтруда России от 11.02.2020 № 14-2/В-141).

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, может в любой момент передумать и отказаться от ее ведения (ч. 5 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ). В то же время обратной возможности не предусмотрено: решение работника о переходе на исключительно электронный формат ведения сведений о его трудовой деятельности носит необратимый характер (письмо Минтруда России от 14.12.2020 № 14-2/ООГ-18054).

Если же работник выразил в заявлении свое согласие на предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде, работодатель делает в его бумажной трудовой соответствующую запись, выдает ее сотруднику на руки и освобождается от ответственности за ее ведение и хранение (ч. 3 ст. 2 Закона № 439‑ФЗ).

Соответственно, работодатель не вправе ни продолжать хранить у себя трудовую книжку работника, подавшего заявление о переходе на электронную трудовую книжку (ЭТК), ни делать в ней какие-либо записи, в том числе по просьбе работника. Наличие в бумажной трудовой любых записей после записи о переходе на ЭТК автоматически делает эти последующие записи недействительными. Указанное, на наш взгляд, распространяется в том числе и на пропущенные записи, которые по каким-либо причинам не были вовремя внесены в трудовую книжку (как этим работодателем, так и иными).

Когда речь идет о записях (сведениях), подлежащих отражению в электронной трудовой книжке (о приеме, увольнении, переводе), работодатель по просьбе работника и на основании соответствующих подтверждающих документов может отправить корректирующие сведения по форме ЕФС-1 в СФР. Сведения же о награждениях в электронной трудовой книжке отражению не подлежат. Поэтому если информация о награждении необходима работнику для получения каких-либо льгот, гарантий и компенсаций, связанных с его наличием, он вправе предъявить по месту требования сам документ о награждении.

Поскольку на момент награждения у работодателя еще имелась обязанность по внесению записей о награждениях в трудовую книжку и награждение осуществлено им самим, а не третьим лицом (то есть он обладал актуальной информацией о его факте), то невнесение записи образовывало собой состав административного правонарушения, предусмотренного ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Причем нарушение носило длящийся характер. Однако с момента перехода работника на электронную трудовую книжку работодатель утратил возможность внесения соответствующей записи, а следовательно, нарушение перестало быть длящимся. Поскольку срок давности привлечения к ответственности по данному административному составу составляет согласно ст. 4.5 КоАП РФ 1 год (который, по нашему мнению, в такой ситуации следует исчислять с момента утраты нарушением статуса длящегося), то работодатель не может быть привлечен за него к ответственности в настоящее время за истечением срока давности (п. 6 ч. 1 ст. 24.5 КоАП РФ).