Документооборот и оформление операций, осуществляемых с применением ККМ, регламентируют Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утверждены письмом Минфина России от 30.08.1993 № 104, далее – Типовые правила).
Унифицированные формы первичной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ (в частности, форма КМ-4) и Указания по их применению и заполнению (далее – Указания) утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132.
В соответствии с п. 3.4 Типовых правил (с учетом постановления Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132) по каждой ККМ ведется Журнал кассираоперациониста (форма КМ-4), заверенный в налоговом органе. В нем отражаются данные по выручке, полученной через конкретный кассовый аппарат (смотрите также п. 11 «Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», утвержденного постановлением Правительства РФ от 30.07.1993 № 745).
В соответствии с Указаниями Журнал кассираоперациониста применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков. Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке.
Запись в Журнале кассираоперациониста делается после снятия показаний счетчиков (составления Z-отчета), проверки фактической суммы выручки и подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора.
Z-отчет – это дневной отчет кассы с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память.
Исходя из п. 3.6 Типовых правил, даже если ККМ перестала работать (например, находится в запасе или ремонте), показатели ее счетчиков нужно записывать в Журнале кассираоперациониста каждый день.
Таким образом, записи в Журнале кассираоперациониста делаются ежедневно, по каждому Z-отчету, даже если он нулевой (выручка за день отсутствует).
А поскольку именно Z-отчеты являются основанием для этих записей, снимать Z-отчет тоже необходимо ежедневно (каждый рабочий день), и даже в том случае, если операции по кассе не проводились.
Аналогичный вывод представлен в письме Минфина России от 11.06.2009 № 03-01-15/6-311.
Таким образом, учитывая изложенное, индивидуальные предприниматели, применяющие ККТ, согласно действующим нормам законодательства, обязаны ежедневно снимать Z-отчеты и заполнять журнал, в том числе и в те дни, когда выручки от продажи товаров не было.
К сведению
Законодательством не предусмотрено каких-либо санкций за ненадлежащее ведение Журнала кассираоперациониста. Однако отсутствие у организации отдельных Z-отчетов является правонарушением и может повлечь ответственность, предусмотренную ст. 19.7 КоАП РФ.