В соответствии с ч. 4 ст. 20 ТК РФ под работодателем понимается физическое или юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником. Обособленное подразделение организации юридическим лицом не является и само по себе в качестве работодателя по отношению к работникам, осуществляющим трудовые функции в данном подразделении, не выступает. Их работодателем считается организация, создавшая это подразделение.
ТК РФ не упоминает об обособленном подразделении организации, однако оперирует понятием «структурное подразделение», под которым следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).
Согласно ч. 6 ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица (организации). Эти права и обязанности могут быть переданы уполномоченным лицам в порядке, установленном учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами. Решение вопросов о том, кто должен заниматься приемом и увольнением работников, осуществляющих трудовую деятельность в обособленных подразделениях, издавать приказы, связанные с их трудовой деятельностью, кем будут оформляться и где будут храниться трудовые книжки и т.п., предоставляется на усмотрение работодателя. Каких-либо особых правил ведения кадрового делопроизводства в организациях, имеющих обособленные подразделения, действующим законодательством не установлено.
Если планируется, что оформление трудовых отношений, ведение кадрового делопроизводства, ведение и хранение трудовых книжек будет происходить в структурном подразделении, осуществлять права и обязанности работодателя в трудовых отношениях с указанными работниками (в том числе заключать трудовые договоры от имени организации, вести кадровую документацию – издавать в отношении сотрудников филиала приказы, вести их личные карточки, трудовые книжки и т.д.) может быть уполномочен руководитель структурного подразделения юридического лица. Порядок осуществления таких полномочий определяется учредительными документами организации, а также локальными нормативными актами, принимаемыми работодателем в порядке, предусмотренном ст. 8 ТК РФ.
Следовательно, в рассматриваемом случае работодатель, находящийся в Ивановской области, может уполномочить руководителей обособленных структурных подразделений, находящихся в Москве, осуществлять полномочия работодателя в области заключения трудовых договоров с работниками этих подразделений и ведения соответствующего кадрового учета. Такие полномочия могут содержаться в доверенности, выданной руководителю подразделения, в уставе общества или в положении об обособленном подразделении. Кроме того, в силу п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), работодатель должен издать приказ, которым назначается лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в обособленном подразделении.
Ведение Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга учета) предусмотрено п. 40 Правил. Форма Книги учета утверждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
В Книге учета, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
Таким образом, на наш взгляд, трудовые книжки работников, переведенных из организации во вновь образованное обособленное структурное подразделение, должны быть зарегистрированы в Книге учета этого подразделения.
Отметим, что законодательством прямо не предусмотрена возможность одновременного ведения двух Книг учета в головной организации и в обособленном подразделении. Однако если головная организация делегировала обособленному подразделению права на заключение трудовых договоров и сопутствующее ему право на ведение кадрового учета работников обособленного подразделения, а также право на хранение трудовых книжек работников и ведение книги учета движения трудовых книжек, по нашему мнению, ведение Книги учета в обособленном подразделении возможно.
При этом, учитывая, что данный документ ведется именно с целью учета трудовых книжек, на наш взгляд, в Книгу учета головной организации должны быть внесены сведения о любом движении трудовых книжек, в том числе и информация о передаче трудовых книжек переводимых сотрудников в обособленное подразделение.
