• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» февраль 2015

Если номенклатура дел более 500 листов и изменений в ней нет, можно переутвердить ее приказом на следующий год?

  • 1 комментарий
  • 2496 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
В № 11 журнала за 2014 год был опубликован ответ на вопрос: «Если номенклатура дел на 2014 год в 2015 году не изменится, можно ли ее использовать в 2015 году?»
К опубликованному ответу задан уточняющий вопрос: «А если номенклатура дел очень объемная (более 500 листов) и особых изменений в ней нет, обязательно ли каждый год утверждать новый экземпляр номенклатуры? Можно ли издать приказ для переутверждения номенклатуры дел с прошлого года?»


В работе с документами рекомендуем не забывать, что правило есть правило. Если действует установленное правило, согласно которому номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года, то совершенно понятно, что она составляется на ­календарный год и ­действует в течение календарного года.

Номенклатура дел является многофункциональным документом, и помимо закрепления плана заведения дел и систематизации документов на следующий год, она одновременно служит для учета (фиксации и идентификации) дел, которые фактически были / будут заведены по итогам этого года. А на основе полученных данных (поэтому номеклатура дел и разрабатывается в конце каждого года) на следующий год опять необходим уже уточненный план систематизации документального фонда организации и документ для учета фактического его состава. Все фактические изменения состава документального фонда, заголовков дел, сроков хранения и т.п., т.е. даже те изменения, которые не относятся к особым, существенным, должны быть просто зафиксированы, учтены в номенклатуре дел. Для этого служба делопроизводства не просто хранит этот утвержденный документ, а в течение года активно использует свой рабочий экземпляр номенклатуры дел и по мере необходимости вносит в него все изменения, в т.ч.:

  • занимает резервные индексы дел,
  • отражает возможные изменения в наименовании подразделений и их подчиненности,
  • делает отметки о фактически переходящих с прошлых лет делах или о том, что некоторые дела не заведены или заведены, но подлежат разделению на 2 или несколько отдельных дел с самостоятельными ­заголовками в связи с разными сроками хранения документов этих дел.

Рабочий экземпляр, с которым работает служба делопроизводства в процессе выполнения своей задачи методического руководства применением номенклатуры дел, как правило, и становится основой для ­оформления и подготовки к утверждению номенклатуры дел на ­следующий год.

Процедура, которую мы в устной профессиональной речи можем назвать переутверждением, означает, что номенклатура дел еще раз внимательно читается, уточняются и конкретизируются заголовки дел, делаются необходимые редакторские правки, отражающие реальный состав дел, форму представления и копийность документов. В заголовке дела или в графе «Примечание» отмечаются все переходящие дела, которые подлежат включению в номенклатуру дел на следующий год («Переходящее с 2013 г.», «Переходящее с 2014 г.»), форма представления документов и дел (особенно – электронная, с указанием локализации электронных документов в информационных системах и указанием на копийность электронных образов сканированных документов). И, конечно же, номенклатура дел оформляется заново, с новым правильным заголовком («На 2015 год»). Таким образом, каждый год оформляется новый, отражающий реальное состояние документального фонда документ, никакого ­механического переутверждения номенклатуры дел ­просто не ­получается.

А в приказе руководителя организации, в первом пункте распорядительной части текста об утверждении номенклатуры дел, пишется, например:

1. Утвердить (а не переутвердить!) и ввести в действие с 01 января 2015 года номенклатуру дел Общества с ограниченной ­ответственностью «Вита» на 2015 год (далее – Номенклатура дел).

В приказе можно оформить сокращенное родовое наименование номенклатуры дел, которое будет упоминаться в дальнейшем тексте ­приказа, с необходимым уточнением: (далее – Номенклатура дел на 2015 год).

А вот об объеме номенклатуры дел служба делопроизводства должна подумать особо. Так, в сводную номенклатуру дел крупной организации могут не включаться номенклатуры дел территориально удаленных (цеха) и территориально обособленных структурных подразделений (филиалы), для которых могут быть разработаны примерная, или ­типовая, или даже самостоятельные конкретные номенклатуры дел.

И в заключение – о правилах. Решением коллегии Росархива от 19.11.2014 № 4 одобрен проект Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. После утверждения приказом Минкультуры России они заменят Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002), которыми мы руководствуемся в процессе разработки ­номенклатур дел в настоящее время.

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

1 комментарий
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Наталья, 15 декабря 2015 11:45

Здравствуйте! Подскажите пожалуйста, в медицинском учреждении более 16 стационарных отделений в т.ч. реанимационные отделения, и 6 параклинических (обслуживающие - поликлиника, рентген, узи, эндоскопия и пр.) Документы и журналы в стационарах приблизительно одинаковые. Можно ли их объединить в номенклатуре, т.е. вместо 22 индексов сделать 7 (стационар+параклиника)?

+0

Ответить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.