В работе с документами рекомендуем не забывать, что правило есть правило. Если действует установленное правило, согласно которому номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года, то совершенно понятно, что она составляется на календарный год и действует в течение календарного года.
Номенклатура дел является многофункциональным документом, и помимо закрепления плана заведения дел и систематизации документов на следующий год, она одновременно служит для учета (фиксации и идентификации) дел, которые фактически были / будут заведены по итогам этого года. А на основе полученных данных (поэтому номеклатура дел и разрабатывается в конце каждого года) на следующий год опять необходим уже уточненный план систематизации документального фонда организации и документ для учета фактического его состава. Все фактические изменения состава документального фонда, заголовков дел, сроков хранения и т.п., т.е. даже те изменения, которые не относятся к особым, существенным, должны быть просто зафиксированы, учтены в номенклатуре дел. Для этого служба делопроизводства не просто хранит этот утвержденный документ, а в течение года активно использует свой рабочий экземпляр номенклатуры дел и по мере необходимости вносит в него все изменения, в т.ч.:
- занимает резервные индексы дел,
- отражает возможные изменения в наименовании подразделений и их подчиненности,
- делает отметки о фактически переходящих с прошлых лет делах или о том, что некоторые дела не заведены или заведены, но подлежат разделению на 2 или несколько отдельных дел с самостоятельными заголовками в связи с разными сроками хранения документов этих дел.
Рабочий экземпляр, с которым работает служба делопроизводства в процессе выполнения своей задачи методического руководства применением номенклатуры дел, как правило, и становится основой для оформления и подготовки к утверждению номенклатуры дел на следующий год.
Процедура, которую мы в устной профессиональной речи можем назвать переутверждением, означает, что номенклатура дел еще раз внимательно читается, уточняются и конкретизируются заголовки дел, делаются необходимые редакторские правки, отражающие реальный состав дел, форму представления и копийность документов. В заголовке дела или в графе «Примечание» отмечаются все переходящие дела, которые подлежат включению в номенклатуру дел на следующий год («Переходящее с 2013 г.», «Переходящее с 2014 г.»), форма представления документов и дел (особенно – электронная, с указанием локализации электронных документов в информационных системах и указанием на копийность электронных образов сканированных документов). И, конечно же, номенклатура дел оформляется заново, с новым правильным заголовком («На 2015 год»). Таким образом, каждый год оформляется новый, отражающий реальное состояние документального фонда документ, никакого механического переутверждения номенклатуры дел просто не получается.
А в приказе руководителя организации, в первом пункте распорядительной части текста об утверждении номенклатуры дел, пишется, например:
1. Утвердить (а не переутвердить!) и ввести в действие с 01 января 2015 года номенклатуру дел Общества с ограниченной ответственностью «Вита» на 2015 год (далее – Номенклатура дел).
В приказе можно оформить сокращенное родовое наименование номенклатуры дел, которое будет упоминаться в дальнейшем тексте приказа, с необходимым уточнением: (далее – Номенклатура дел на 2015 год).
А вот об объеме номенклатуры дел служба делопроизводства должна подумать особо. Так, в сводную номенклатуру дел крупной организации могут не включаться номенклатуры дел территориально удаленных (цеха) и территориально обособленных структурных подразделений (филиалы), для которых могут быть разработаны примерная, или типовая, или даже самостоятельные конкретные номенклатуры дел.
И в заключение – о правилах. Решением коллегии Росархива от 19.11.2014 № 4 одобрен проект Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. После утверждения приказом Минкультуры России они заменят Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002), которыми мы руководствуемся в процессе разработки номенклатур дел в настоящее время.
