• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» ноябрь 2014

Как переутвердить существующую номенклатуру дел на следующий год?

  • Рейтинг 1
  • 5 комментариев
  • 9476 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Если номенклатура дел на 2014 год в 2015 году не изменится, можно ли ее использовать в 2015 году? Как ее утвердить? Пожалуйста, ответьте, приведя ­пример приказа.

Номенклатура дел составляется на календарный год и действует в течение календарного года. Существенной переработке и согласованию с архивным учреждением номенклатура дел подлежит примерно один раз в 5 лет, а также в случае коренного изменения структуры и функций организации.

См. статью «Конфиденциальные документы в номенклатуре дел»

Если структура и функции организации остаются стабильными, то номенклатура дел на следующий год действительно может быть просто переутверждена. Но в процессе подготовки к утверждению ­номенклатуру дел необходимо:

  • еще раз прочесть, уточнить заголовки дел, внести необходимые редакторские правки, отражающие реальный состав документов дел;
  • в графе «Примечание» следует отметить все переходящие на следующий год дела, форму их представления (особенно электронную, с указанием локализации электронных документов в информационных системах), зафиксировать ответственных за хранение и обеспечение сохранности дел.

И, конечно же, номеклатуру дел необходимо оформить в установленном порядке по утвержденной форме, т.е. не просто перепечатать документ, а:

  • дать ему новый правильный заголовок («На 2015 год»),
  • заново оформить визу архива организации и
  • подпись руководителя службы делопроизводства,
  • этот подготовленный проект номенклатуры дел на следующий год необходимо представить для утверждения первому руководителю организации (единоличному исполнительному органу).

«Лучшие практики» организаций показывают, что утверждать номенклатуру дел необходимо не просто грифом утверждения, а приказом, причем не по основной деятельности, а по административно-организационной (срок хранения – 5 лет при постоянном сроке хранения самой номенклатуры дел), в котором отражаются аспекты управления документами и даются конкретные поручения. Отметим, что автор вопроса явно понимает важность правильных формулировок этого ­распорядительного документа. Показываем его образец в Примере.

«Поручительские» пункты 2 и 3 отражают аспекты управления номенклатурой дел как важным многофункциональным и значимым для ­деятельности организации документом.

«Поручительский» п. 4, который необходимо поставить на контроль (и напоминания о контрольном сроке начинать рассылать в конце декабря 2015 г. и в январе 2016 г.), поможет службе делопроизводства оформить сводную итоговую запись к номенклатуре дел всей организации, которая составляется на базе итоговых записей к номенклатурам дел структурных подразделений. Чтобы не «испугать» структурные подразделения незнакомой им терминологией, вместо «представить итоговые записи о...» можно написать проще «представить сведения о...».

В приказе можно утвердить и форму представления сведений.

В этом случае форма итоговой записи к номенклатуре дел подразделения, отражающая необходимость ее подписания руководителем подразделения, а не ответственным за делопроизводство сотрудником, может быть оформлена как приложение к данному приказу.

Пример

Приказ об утверждении и введении в действие номенклатуры дел на следующий год

СвернутьПоказать
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  1 голос

5 комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Анастасия, 9 декабря 2014 12:13

Добрый день. А если номенклатура дел очень объемная (более 500 листов) и особых изменений нет, обязательно ли каждый год утверждать новый экземпляр номенклатуры? Можно ли издать приказ о том, что переутверждается номенклатура с предыдущего года?

+0

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Юлия, 19 января 2015 10:02

Добрый день! Скажите пожалуйста, а если мы не ведем приказы по АО, можем же мы утвердить приказ по основной деятельности?

+0

Ответить
Olya, 24 февраля 2015 20:56

Подскажите пожалуйста номенклатура дел с прошлого года сильно изменилась (из за неправильности составления прошлой) изменились так же индексы дел. Как теперь указывать в ней переходящие дела? Если индекс теперь совсем другой

-1

Ответить Свернуть ветку + Развернуть ветку (1 сообщение)
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.