• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июнь 2013

15 мая 2013 г. в нашу организацию поступило письмо, датированное 12.27.2012, в соответствии с которым предлагается представить сведения до 01.02.2013. На конверте оттиск почтового штемпеля с датой отправки 25.04.2013. Обязаны ли мы его зарегистрировать ил

  • 0 комментариев
  • 3950 просмотров
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
15 мая 2013 г. в нашу организацию поступило письмо, датированное 12.27.2012, в соответствии с которым предлагается представить сведения до 01.02.2013. На конверте оттиск почтового штемпеля с датой отправки 25.04.2013.
Обязаны ли мы его зарегистрировать или нужно составить акт о ненадлежащей дате регистрации и сроках отправления?


Действительно, организация несет юридическую ответственность за полученный документ с даты его получения. По правилам «лучших практик» дата получения документа должна совпадать с датой его регистрации, т.е. документ должен быть зарегистрирован в день его получения, если иное не установлено требованиями нормативных правовых актов или локальных нормативных документов организации. Получившая документ организация не имеет права составлять акты о ненадлежащем оформлении даты документа / регистрации организацией-автором. Поэтому полученное письмо должно быть зарегистрировано в установленном в организации порядке в пределах своего документопотока.

При заполнении в регистрационной форме поля «дата документа» необходимо дату оформить основным способом, установленным в ГОСТе Р 6.30 – 2003, т.е. 27.12.2012, указав дополнительно:

«в письме – 12.27.2012» или «в документе – 12.27.2012».

Т.е. рекомендуем зафиксировать, что именно исполнитель в организации – авторе письма неправильно оформил его дату.

Последовательность при оформлении даты месяц, день, год является американской традицией, применяется в США и странах, которые придерживаются такой традиции. Но знаки в дате при правильном оформлении разделяются не точкой, а косой чертой, например, 12/27/2012.

Рекомендуем в подобных ситуациях в обязательном порядке сохранять и конверты писем с оттисками почтовых штемпелей для подтверждения реальных дат отправки и получения почтового отправления соответствующими отделениями почтовой связи, которые могут служить доказательством в конфликтных ситуациях.

Самое главное в данной ситуации – не регистрация, а вопросы исполнения. Если письмо получено в мае 2013 и сроки исполнения, установленные в нем, соблюсти невозможно, то назначенный руководителем организации исполнитель или служба делопроизводства должны связаться с организацией-автором (по номеру телефона, указанному в бланке, или с конкретным исполнителем, если его фамилия и номер телефона оформлены в письме), прояснить ситуацию и согласовать новые сроки представления сведений, если они еще необходимы, или другие условия исполнения.

Акт с фиксацией факта получения письма с опозданием более чем на 4 месяца с даты его создания / подписания (с обязательным приложением конверта с оттиском почтового штемпеля) необходим, если речь идет о претензии, условиях исполнения заключенного договора, несвоевременной сдаче отчетности, необходимости ее уточнения / изменения, исполнении предписаний контролирующих и регулирующих органов (судебных, следственных, налоговых и других, осуществляющих контрольно-надзорные функции).

на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.