• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» апрель 2015

Как регистрировать письма, поступающие в организацию в 2 экземплярах?

  • 0 комментариев
  • 2842 просмотра
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Меня интересует такой случай из практики: нередко в организацию поступают письма в 2 экземплярах. Например, руководителям разных служб или директору и его заместителю. Иногда к ним есть приложения – в оба адреса или только в ­первый. Исходящий номер у них один и тот же.
Как их регистрировать? Присвоить один входящий номер? А если они не идентичны, например, к одному письму есть приложения, а другое направлено только для информации? И хорошо ли, если в организации будут одновременно обрабатываться два подлинника с одним номером? Как потом понять, какой экземпляр находится в работе в данном отделе в данный момент?


В вопросе говорится об экземплярах одного и того же письма, но в обычной деловой переписке двух идентичных документов, существующих в статусе оригинала с одним и тем же индексом и предназначенных для направления в одну и ту же организацию, практически не бывает. Необходимо проанализировать, как в организации-отправителе был оформлен реквизит «адресат»; как письмо и, очевидно, его копия, ­подписаны. Рассмотрим общие подходы к такому анализу.

Правила оформления реквизита адресат в формуляре письма фактически отражают правила ведения деловой переписки. Действующий в настоящее время ГОСТ Р 6.30-20031 и методические рекомендации по его внедрению2 устанавливают, что при переписке юридических лиц письмо может быть адресовано (и, соответственно, направлено) разным лицам:

Пример 1

Адресация письма организации

СвернутьПоказать
Общество с ограниченной ответственностью
«Артдекор»
Пример 2

Адресация письма руководителю организации

СвернутьПоказать
Генеральному директору ООО «Артдекор»
М.В. Лакутину
Пример 3

Адресация письма структурному подразделению организации

СвернутьПоказать
Общество с ограниченной ответственностью
«Артдекор»
Бухгалтерия
Пример 4

Адресация письма нескольким структурным подразделениям организации (встречается достаточно редко)

СвернутьПоказать
Общество с ограниченной ответственностью
«Артдекор»
Бухгалтерия
Отдел логистики
Пример 5

Адресация письма руководителю структурного подразделения организации

СвернутьПоказать
Общество с ограниченной ответственностью
«Артдекор»
Начальнику отдела логистики
В.Ф. Сазонову
Пример 6

Адресация письма конкретному специалисту организации

СвернутьПоказать
Общество с ограниченной ответственностью
«Артдекор»
Отдел логистики
Главному специалисту
Н.С. Карпову

Такой порядок адресования отражает правило, согласно которому деловая переписка должна осуществляться в первую очередь с должностным лицом организации-адресата, имеющим полномочия принимать решения по вашему вопросу. Документ направляется прежде всего в точку принятия решения, а не просто для информации всем-всем-всем. И при оформлении нескольких адресатов на письме, направляемом в одну и ту же организацию, все адресаты оформляются в одном документе, а организации должен быть направлен один подписанный оригинал с ­необходимыми приложениями.

Если организация получила 2 подписанных письма (по правилам отправки документов допускается в 1 конверт вкладывать 2 разных документа, адресованных в 1 организацию) с идентичным текстом и с одним и тем же индексом, то, очевидно, исполнитель и служба делопроизводства организации-отправителя перестарались. Тот же регистрационный индекс проставляется на копии документа, которая может быть вложена в конверт по какой-то крайней необходимости и в каком-то исключительном случае (как правило, копия отправленного документа должна оставаться в делах организации-отправителя; но все-таки отправленная копия в этом случае должна была бы быть не подписаной, а удостовереной отметкой о заверении копии). Направление копий нескольким адресатам в одной и той же организации является совершенно ненужным и избыточным делом.

В данной ситуации рекомендуем рассматривать подписанное письмо с приложением как оригинал и один раз (однократность – принцип регистрации) зарегистрировать его по более «старшей» должности получателя из всех наименований должностей, которые оформлены в реквизите «адресат». Но в соответствующей регистрационной форме (в графе «примечания» журнала регистрации поступающих документов, регистрационной карточки или полях базы данных) необходимо просто зафиксировать данную ситуацию – сделать отметку о том, что получены фактически 2 оригинала письма (если они подписаны уполномоченым лицом организации-отправителя) с одним и тем же индексом, приложение получено на стольких-то страницах в одном экземпляре. Передавать письмо на исполнение рекомендуем не сразу после регистрации всем исполнителям, чьи фамилии указаны в реквизите «адресат», а после резолюции руководителя более высокой («старшей») должности, который установит конкретные сроки исполнения и может назначить дополнительных исполнителей (ими могут оказаться совсем не те сотрудники, чьи фамилии указаны в реквизите «адресат» полученного письма).


Сноски

СвернутьПоказать
  1. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Вернуться назад

  2. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Метод. рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. – М.: ВНИИДАД, 2008. Вернуться назад

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.