• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» август 2015

В компании накопилось много регламентов и инструкций, по которым не работают, как их отменить все сразу?

  • 0 комментариев
  • 1187 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ


Отменять внутренние регламентные документы «все сразу» не рекомендуем, т.к. организация не может остаться неуправляемой и без действующей нормативной базы.

Основным этапом работы по актуализации регламентной нормативной базы должна стать кодификация / систематизация нормативных документов, выявление их версий, в том числе действующих полностью, частично или утративших силу в связи с потерей актуальности или замены новыми.

Если актуализация нормативных документов не была своевременно организована как процесс, то рекомендуем инициировать его на основании приказа первого руководителя. В приказе должны быть сформулированы поручения главным специалистам (главному бухгалтеру, финансовому директору, главному технологу и т.п.) и руководителям подразделений – владельцев бизнес-процессов представить:

  • план разработки, доработки и внесения изменений в регламентные документы, которыми они руководствуются, а также
  • список регламентных документов, находящихся в их зоне ответственности, но неактуальных и фактически не использующихся.

Очевидно, что план и списки должны быть представлены в службу внутреннего контроля или контрольную службу для аудита и согласования в сроки, установленные приказом. Сводный список регламентных документов, подлежащих отмене, который будет основанием для издания следующего приказа, передается в службу делопроизводства. Специалисты этой службы готовят проект приказа с примерным заголовком «О признании утратившими силу регламентных документов» или «О признании утратившими силу локальных нормативных актов организации», согласовывают его еще раз с руководителями структурных подразделений и передают на подпись первому руководителю. В данном случае обычно издается приказ по административно-организационным вопросам со сроком хранения 5 л.1

Если список утративших силу документов небольшой, то он может быть включен в текст приказа, а если список обширный, то он оформляется как приложение к приказу. На самих нормативных документах организации может быть проставлена факультативная отметка «Утратил силу на основании приказа от 03.08.2015 № 34-ао».

А далее структурные подразделения – владельцы процессов готовят утратившие силу нормативные документы (утвержденные оригиналы) к сдаче в архив, а копии (заверенные копии, которыми руководствовались в практической деятельности подразделения) – к уничтожению.


Сноски

СвернутьПоказать
  1. Согласно ст. 19 в) Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Вернуться назад

Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.