• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2015

Какие документы нужны для утверждения бланка организации?

  • 0 комментариев
  • 7000 просмотров
Полистать демо-версию печатного журнала
Автор ответа:
  • Иритикова Вера | профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ


Это очень правильный вопрос, поскольку бланк является «лицом» организации. Он должен формировать положительный образ автора документа, обеспечивать удобство коммуникаций, транслировать внутри организации и во внешней среде четкость, конкретность, соблюдение правил, прозрачность и законность стиля управления (и даже личный эстетический вкус и лингвистический стиль ­первого руководителя).

Все виды применяемых бланков утверждаются приказом первого руководителя организации. Они могут быть утверждены каждый по отдельности самостоятельными приказами или в составе инструкции по делопроизводству. В большинстве организаций они утверждаются, вводятся в действие, отменяются по мере необходимости (изменение организационно-правовой формы, адреса местонахождения, справочных телефонов, адреса сайта, электронной почты и т.п.) и в связи с разработкой унифицированных форм документов и их электронных шаблонов. В крупных корпорациях бланки утверждаются приказом в составе книги фирменного стиля организации (brand book) одновременно с фирменными цветами, шрифтами, логотипом, конвертами, визитками, электронными шаблонами бланков, форматами для ­электронных ­презентаций и даже некоторой сувенирной продукцией.

Обратимся к Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477). Правила предусматривают, что образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов подлежат утверждению руководителем федерального органа исполнительной власти (п. 8). Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76), которыми руководствуются не только государственные органы и органы местного самоуправления, но и службы делопроизводства практически всех организаций, также считают целесообразным утверждение бланка приказом (п. 3.3.1).

Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» содержит рекомендацию об утверждении форм первичных учетных документов руководителем организации – экономического субъекта. Формы утверждаются в составе учетной политики или как приложения к ней.

Распорядительная часть приказа об утверждении бланка / унифицированной формы документа организации показана в Примере 1.

А на самих утвержденных образцах бланков и на верхнем поле образца электронного шаблона бланка делаются отметки об утверждении, ­аналогичные той, что показана в Примере 2.

По утвержденным образцам бланки заказываются в типографии, нумеруются (на нижнем поле лицевой или оборотной стороны) и начинают использоваться при условии обязательного учета выдачи бланков в ­соответствующем журнале.

Электронным шаблонам бланков присваиваются идентификаторы – коды форм (на нижнем поле справа / в колонтитуле).

Для каждого вида бланков рекомендуется вести свой журнал учета (как «переходящее» дело). Использование электронных шаблонов бланков контролируется системным протоколом (контроль действий пользователей), а в системе электронного документооборота настраиваются соответствующие счетчики бланков.

Пример 1

Распорядительная часть приказа об утверждении бланка / унифицированной формы документа организации

СвернутьПоказать
Распорядительная часть приказа об утверждении бланка / унифицированной формы документа организации
Пример 2

Отметка об утверждении образца бланка или образца электронного шаблона, которая располагается на его верхнем поле

СвернутьПоказать
Отметка об утверждении образца бланка или образца электронного шаблона, которая располагается на его верхнем поле
Полистать демо-версию печатного журнала
на
Электронная подписка за 8400 руб. Печатная версия за YYY руб.

  нет голосов

Тематика:

Нет комментариев
Свернуть форму комментария Комментировать

  • Добавить
Закрыть
Закрыть

  • Отправить
Закрыть

Подписка


на журналы


Все поля обязательны.
Закрыть

Задать вопрос для интервью
  • Отправить
9 Мая – Всероссийский праздник День победы.