Top.Mail.Ru

Можно вести регистрацию приказов по основной деятельности так, чтобы их нумерация каждый день начиналась с № 1?

Вопрос
Можно ли вести регистрацию приказов по основной деятельности, чтобы их нумерация каждый день начиналась с № 1 (например: № 1 от 05.12.2016, № 2 от 05.12.2016, а 06.12.2016 начинать регистрацию опять с № 1)? Много приказов приходится делать «задним» числом, и нужно, чтобы не было особо заметно, что они так зарегистрированы. Сейчас, например, регистрируем № 123 от 05.12.2016, № 124 от 06.12.2016, а потом появляется № 123-1 от 05.12.2016 и т.п. Эта идея принадлежит бухгалтерии – основному инициатору «задних» приказов. Можно ли так поступать?
Отвечает

Так поступать нельзя. В некоторых стандартах ИСО, относящихся к стандартам по управлению документами, и в зарубежной литературе даже специально оговаривается запрет на backdating, т.е. регистрацию документов «задним» числом.

Документы должны регистрироваться в пределах своих документопотоков (т.е. регистрируемых групп) путем валовой нумерации в пределах:

  • календарного года либо
  • срока полномочий издающего документы коллегиального органа управления организацией или должностного лица, действующего на основе единоначалия.

В приложении № 15 к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76) специальным абзацем выделено правило, которое необходимо включить в Инструкцию по делопроизводству вашей организации: «Приказы регистрируются в Службе делопроизводства по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения регистрируются отдельно».

Конечно, всем нам необходимо выстраивать служебно-товарищеское взаимодействие на основе взаимного уважения и признания профессионализма и ответственного подхода к работе друг друга. В самом крайнем случае, когда в инициативном порядке подразделения пытаются устанавливать правила в той зоне ответственности, которая за ними не закреплена, направляйте таких «инициаторов» и «инноваторов» к первому руководителю, который отвечает за организацию системы делопроизводства и своим приказом утверждает соответствующую Инструкцию по делопроизводству. Все изменения в действующие правила работы с документами должны оформляться в письменном виде и в установленном порядке.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужны ли согласия для хранения персданных опекаемых и опекунов?

Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?

Соотношение дат согласования, утверждения, исполнения

Разработан проект локального нормативного акта. К проекту прилагается лист согласования, в котором оформлены визы разработчика, контролера и согласовывающих подразделений. ЛНА вводится в действие приказом, который подписывается генеральным директором. Просим разъяснить, может ли дата согласования проекта ЛНА быть более ранней, чем дата утверждения или согласование и утверждение должны быть проведены одной и той же датой?

Скан-копии: исполняем, сдаем в архив?

В наш адрес поступают документы на бумажном носителе, скан-копии бумажных документов и электронные документы, подписанные ЭП. В период пандемии значительно увеличился объем скан-копий, поступивших в электронной форме по каналам электронной связи. Можно ли их регистрировать как входящие и направлять на рассмотрение? Учитывая специфику государственного органа, часть документов (скан-копий) будут формироваться в протоколы заседаний, в составе которых будут переданы на постоянное хранение в государственный архив. Какими нормативными актами регулируется процесс работы с этой категорией документов?

Копии распорядительных документов включать в акт об уничтожении?

Нужно ли включать в Акт об уничтожении такие документы, как, например, «Приказы по основной деятельности. Копии». Очень сильно спорим с коллегами по данному вопросу. Считаю, что все документы по номенклатуре имеют 2 варианта «списания» из делопроизводства: или в описи (постоянного и свыше 10 лет хранения), или в акт на уничтожение (до 10 лет). Коллеги считают ненужным включать в акт копии распорядительных документов, которые направляются в подразделения и формируются подразделениями в соответствующие дела по их номенклатуре дел.

Когда названия документов писать с большой буквы и брать ли в кавычки?

Когда в преамбуле и по тексту договора стоит писать названия видов документов («Договор», «Устав», «Доверенность») с большой буквы? Так многие делают, почему? Когда наименования видов документов стоит оформлять с большой буквы и когда с маленькой, например, «Инструкция по делопроизводству» или «инструкция по делопроизводству», «Положение о…» или «положение о…»? Когда их брать в кавычки, а когда нет? Есть какая-то логика или можно писать как угодно?

Как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис?

Подскажите, пожалуйста, как правильно в деловой переписке сокращать двойные имена и двойные отчества адресата, написанные через дефис, например, Хож-Ахмед Султанович, Халимат Абрек-Зауровна?

В каком порядке указывать должность, ученую степень и звание, ФИО?

В какой последовательности необходимо указывать в организационно-правовых документах должность, ученую степень, ученое звание, фамилию и инициалы? Есть ли правила?

Как оформить документ ДСП: «обычный» и в области обороны

Можно ли у Вас получить пример оформления документов ДСП в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.11.2021 № 2052? В частности, несекретных сопроводительных писем с документами ДСП в приложении.