Книга учета доходов и расходов: практические советы по заполнению

Книга и обязанности

Форма для каждого своя

Книгу учета доходов и расходов обязаны вести индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения и УСН на патенте¹ (ст. 346.24 и 346.5 НК РФ). При этом приказом Минфина России от 31.12.2008 г. № 154н утверждены две формы такой Книги: первая предусмотрена для налогоплательщиков, применяющих обычную упрощенную систему, вторая - для предпринимателей, выбравших патентную "упрощенку". Этим же нормативным актом утвержден и Порядок заполнения соответствующих Книг учета (далее - Порядок заполнения).

На основе данных такой Книги заполняется налоговая декларация по УСН.

Перечислим основные требования по составлению Книги учета:

• отражаются все доходы и расходы за отчетный (налоговый) период, учитываемые при исчислении единого налога;
• операции указываются в хронологическом порядке (дата операции определяется по данным первичных документов);
• каждая операция занимает отдельную строку;
• подчистки и помарки не допускаются.

Оформлять учетные документы необходимо в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания. Об этом сказано в письме Минфина России от 21.06.2007 г. № 03-11-05/135.

На каждый календарный год заводится новая Книга учета. Ее можно вести как в электронном виде, так и на бумаге. Перейти с бумажной формы ведения Книги учета на электронную можно как с начала года, так и в течение налогового периода, например, по окончании I квартала (письмо Минфина России от 16.01.2007 г. № 03-11-05/4).

Также обратите внимание, что если предприниматель не вел деятельности в течение года, по его окончании он должен подать "нулевую" декларацию по форме № 3-НДФЛ, а в следующем году оформить новую Книгу учета доходов и расходов (письмо УФНС России по г. Москве от 16.12.2004 г. № 27-08/81075).

Нужно ли заверять в налоговой инспекции?

Налоговый кодекс передает Минфину России полномочия на утверждение формы и порядка заполнения Книги учета доходов и расходов (ст. 346.24 НК РФ). Выполняя это предписание, финансовое ведомство установило, что книга должна ежегодно в определенный срок направляться в налоговый орган и заверяться его представителем (п. 1.5 Порядка заполнения Книги учета доходов и расходов, утв. приказом Минфина России от 31.12.2008 г. № 154н). При этом чиновники считают, что несвоевременное заверение книги равносильно несвоевременной подаче документов, необходимых для проведения налогового контроля, что наказывается штрафом в размере 50 рублей за каждый непредставленный документ (ст. 126 НК РФ).

Так, согласно позиции Минфина, если предприниматель заполняет Книгу учета в печатном виде, ее сначала нужно завизировать в налоговой инспекции. Для этого оформляется титульный лист книги, документ прошнуровывается и пронумеровывается. На последней странице указывается количество страниц и ставится подпись предпринимателя. Доказательством того, что книга завизирована, будет подпись сотрудника инспекции и печать налоговой. Если Книга учета закончилась до окончания налогового периода, предпринимателю придется завести новый документ и так же заверить его в налоговой инспекции.

Распечатку же электронного варианта Книги необходимо представить в инспекцию не позднее последнего дня сдачи налоговой декларации. Напомним, что в предыдущем приказе Минфина России от 30.12.2005 г. № 167н на аналогичную тему только говорилось, что электронная Книга учета заверяется после завершения налогового периода. А когда именно: через месяц, два, полгода - не уточнялось.

Однако Налоговый кодекс не содержит каких-либо требований по подаче книги в налоговый орган. Поэтому о сроках ее сдачи и соответствующем заверении не должно идти речи. Аналогичная позиция изложена в письме ФНС России от 03.02.2010 г. № ШС-22-3/84@. Главные налоговики считают, что указанные книги заверяются только по просьбе налогоплательщиков, а инспекторы не вправе этого требовать. Соответственно, нельзя наказать компанию на УСН ни за опоздание с заверением книги, ни за ее ежегодное непредставление. Единственная реальная опасность - неотчитавшийся "упрощенец" станет кандидатом на проведение налоговой проверки.

Правда, ВАС РФ придерживается мнения, что требование п. 1.5 Порядка представлять данные книги для заверения в инспекцию нормам Налогового кодекса не противоречит (определение от 22.12.2009 г. № ВАС-13965/09).

Таким образом, решение, заверять или нет книгу учета в налоговой инспекции, предпринимателю придется принимать самостоятельно. Но при этом не стоит забывать, что чиновники имеют склонность менять свое мнение.

Как исправить ошибки

Если предприниматель обнаружил ошибку в Книге учета в прошлом налоговом периоде, в нее нужно внести исправления. Дело в том, что правила внесения исправлений в Книгу учета не зависят от того, в каком периоде возникла ошибка (в прошлом или текущем). Об этом сказано в письме УФНС России по г. Москве от 28.11.2005 г. № 18-11/3/87288.

Исправления можно внести несколькими способами:

• перечеркнуть неверное значение показателя и вписать правильное;
• провести дополнительную операцию (например, если сумма по операции занижена);
• метод "красное" сторно (отражается аналогичная операция со знаком "минус").

Все исправления должны быть обоснованы. Рядом с исправленной записью ставится дата корректировки и подпись предпринимателя.

Порядок заполнения…

…при обычной УСН

Рассмотрим порядок заполнения Книги учета предпринимателями, которые применяет традиционную "упрощенку".

Раздел I

Раздел I состоит из 4 таблиц, в которых отражают доходы и расходы за каждый квартал.

В графе 1 записывается порядковый номер, в графе 2 - дата и номер первичного документа, на основании которого делается запись, в графе 3 - содержание операции, в графах 4 и 5 - доходы и расходы. Как известно, порядок заполнения этого раздела зависит от того, какой объект налогообложения выбрал налогоплательщик. Если предприниматель платит единый налог с доходов, то он помимо первых 3 граф дополнительно отражает показатели в графе 4. А вот заполнять графу 5 обязаны только упрощенцы с объектом "доходы минус расходы". Однако ее вправе по своему усмотрению заполнять и предприниматели, применяющие "доходную" "упрощенку" (письмо Минфина России от 15.08.2008 г. № 03-11-04/2/118). В этом случае они отражают в графе 5 расходы, которые связаны с получением доходов, облагаемых в соответствии с УСН. Еще раз повторимся, что это право, а не обязанность.

Итак, в графе 4 отражают доходы, которые учитывают при расчете единого налога. Это выручка от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) и внереализационные доходы. В графе 4 не учитывают доходы:

• указанные в статье 251 Налогового кодекса;
• облагаемые налогом на прибыль по ставкам 0, 9 и 15 процентов. Это доходы, полученные в виде дивидендов, а также по операциям с отдельными видами долговых обязательств.

Из порядка заполнения раздела I четко следует, как нужно отражать доходы при переходе на УСН с общего режима (метод начисления). В этом случае на дату такого перехода в графе 4 нужно отразить денежные средства, полученные на общем режиме в оплату по договорам, которые будут исполнены уже при работе на спецрежиме. В то же время не учитывают в доходах предоплату, полученную на УСН, если она уже была включена в базу по налогу на прибыль. Отметим, что аналогичные положения прописаны и в подп. 1, 3 п. 1 ст. 346.25 НК РФ.

В графе 5 отражают расходы, которые уменьшают налоговую базу. Закрытый перечень таких затрат приведен в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ.

Справку к разделу следует составлять только при объекте налогообложения "доходы минус расходы" и лишь после окончания налогового периода. В строке 010 отражаются полученные доходы, в строке 020 - учитываемые расходы, в строке 030 - разница между уплаченным минимальным и исчисленным единым налогами за прошлый налоговый период, если налогоплательщик решил уменьшить на нее налоговую базу. Сама налоговая база указывается в строке 040 или 041.

Раздел II

Раздел II для записей расходов на покупку (сооружение, изготовление) основных средств и нематериальных активов заполняется только при объекте налогообложения "доходы минус расходы" (п. 3.1 Порядка).

В графе 1 записывается порядковый номер, в графе 2 - наименование объекта основных средств или нематериальных активов, в графах 3-5 - даты оплаты, сдачи документов на регистрацию и ввода в эксплуатацию (постановки на учет). В графе 6 проставляется первоначальная стоимость имущества, в графе 7 - срок полезного использования, в графе 8 - остаточная стоимость, а в графе 9 - число кварталов налогового периода, в течение которых распоряжались объектом. Графа 10 предназначена для указания доли стоимости объекта, принимаемой в расходы за налоговый период, а графа 11 - доли за каждый квартал налогового периода. В графах 12 и 13 фиксируются значения поквартальных и годовых расходов. Графа 14 введена для записей расходов на данный объект, учтенных в предыдущие налоговые периоды применения упрощенной системы, а графа 15 - суммы, переносимой на следующие годы. В графе 16 указывается дата реализации или иного выбытия актива. По объектам, купленным (построенным, изготовленным) при упрощенной системе, графы 7, 8, 14 и 15 не заполняются.

В пункте 3.3 Порядка говорится, что в разделе II можно отражать не только расходы на приобретение, сооружение и изготовление, но и на реконструкцию, достройку, модернизацию и техническое перевооружение основных средств. Такие затраты отражают на последнее число отчетного (налогового) периода в размере уплаченных сумм.

Отметим также, что в графу 6 следует вносить первоначальную стоимость основных средств и нематериальных активов, появившихся у налогоплательщика при упрощенной системе. То есть по объектам, приобретенным (построенным и т.д.) до перехода на УСН, графа 6 не заполняется. Расходы на модернизацию (реконструкцию, достройку, дооборудование или техническое перевооружение) основных средств, приобретенных до перехода на "упрощенку", рекомендуется отражать не в графе 6, а в графе 8. Иначе говоря, как первоначальную, а не как остаточную стоимость. При этом списывать такие расходы необходимо согласно подпункту 1 пункта 3 статьи 346.16 НК РФ равными долями по кварталам, оставшимся до конца налогового периода.

Раздел III

Раздел III, в котором отражаются убытки, уменьшающие базу по единому налогу, заполняется только при объекте налогообложения "доходы минус расходы". Напомним, что с 2009 года упрощенцы могут учесть всю сумму полученных убытков единовременно без каких-либо ограничений (п. 7 ст. 346.18 НК РФ). Сделать это можно в течение 10 лет, следующих за убыточным годом. Ранее доля списываемого убытка в налоговой базе не могла превышать 30 процентов. Оставшуюся часть предприниматель мог перенести на следующие налоговые периоды.

В строке 010 указывают общую величину убытков, перенесенных с прошлых периодов, а в строках 020-110 суммы распределяют по годам их появления. По строке 120 отражают налоговую базу, взяв показатель из строки 040 справки к разделу II. По строке 130 приводится сумма, на которую будет уменьшена налоговая база. По строке 140 следует фиксировать убытки за налоговый период - показатель копируется из строки 041 справки к разделу I. В строку 150 вносят неиспользованную сумму убытков на конец налогового периода, а в строках 160-250 расписывают, когда они возникли.

…при патентной УСН

С 2009 года у предпринимателей, применяющих упрощенную систему на основе патента, своя форма Книги учета. Напомним, что хотя стоимость патента не зависит от реальных доходов, их необходимо также отражать по правилам налогообложения (п. 12 ст. 346.251 НК РФ).

Документ сокращен до титульного листа и раздела I. На титульном листе указываются текущий год, реквизиты налогоплательщика (фамилия, имя, отчество, ИНН, ОКПО, адрес, расчетный счет), субъект РФ, где выдан патент, код по ОКАТО и срок действия патента.

В разделе I данной Книги учета не пять, а только четыре графы. В первой проставляется номер записи, во второй - дата и номер первичного документа, в третьей - содержание операции, в четвертой - доход в рублях. Согласно пункту 2.4 Порядка заполнения в графе 4 указываются только доходы от реализации (ст. 249 НК РФ) и внереализационные поступления (ст. 250 НК РФ). В нее не нужно включать доходы, как упомянутые в статье 251 НК РФ, так и облагаемые НДФЛ по ставкам, указанным в пунктах 2, 4 и 5 статьи 224 НК РФ, или полученные от видов деятельности, облагаемых по другим налоговым режимам (например, ЕНВД).