Top.Mail.Ru

Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Статьи из номера

Как оформить документы-основания в приказе

Как указывать документы в преамбуле приказа, во исполнение которых он издается. И как перечислить документы-основания ниже распорядительных пунктов приказа для подтверждения обоснованности принятых решений. Показываем примеры возможных вариантов оформления. Как это делается в унифицированных формах (серии Т) приказов по личному составу, утвержденных Госкомстатом России. И как оформить блок с документами-основаниями в приказе по основной деятельности. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.

График отпусков: актуализируем в течение года

По какой форме составлять график отпусков (и как можно модифицировать гос­комстатовскую унифицированную форму № Т-7). Какие организации могут его не издавать. После утверждения графика отпусков на следующий год этот план сталкивается с реальностью. На примерах показываем, как отразить в графике: перенос, продление, отзыв из отпуска, замену денежной компенсацией, изменение сведений о работнике (фамилия, должность, подразделение). Как можно оформить приложение к графику отпусков в середине года с отпусками новых сотрудников, принятых в текущем году.

Что делать, когда срок хранения документа не установлен

В каких нормативных документах (кроме типовых перечней) могут быть установлены сроки хранения. Как обычно обнаруживаются дела, для которых нигде не удается найти нормативно закрепленного срока хранения. Как тогда действовать службе ДОУ и экспертной комиссии – как самостоятельно найти наиболее подходящий срок из имеющихся либо обратиться с этим вопросом «к вышестоящим»: в ЦЭК, в государственный или муниципальный архив (даже если ваша организация пока не является источником их комплектования), в уполномоченный архивный орган на своей территории. Показываем алгоритм поиска этих структур и примеры документов (протокола ЭК, писем-запросов).

Шесть бесплатных российских сервисов для проведения онлайн-конференций

С 1 марта 2023 г. действует запрет на использование иностранных мессенджеров (в т.ч. сервисов для конференц-связи) для определенного круга отечественных организаций. Кроме того, иностранные производители стали вставлять палки в колеса российским пользователям. Поэтому важно грамотно подобрать оте­чественную программу взамен привычной импортной. В статье описаны 6 оте­чественных сервисов для проведения онлайн-конференций (основные функции, плюсы и минусы, для каких целей оптимально использовать), чтобы вам было легче сделать выбор.

Критерии выбора вида электронной подписи для подписания конкретного документа

Рассматриваются законодательно установленные виды электронных подписей. Основную ценность статьи представляют сформулированные критерии выбора вида электронной подписи для документов внешнего и внутреннего документопотоков (методика выбора ЭП иллюстрируется примерами). Кроме того, приводятся примеры законодательно оговоренных требований к применению конкретного вида ЭП для отдельных документов (кадровых, бухгалтерских, нотариальных и др.).

Надо ли ставить точку между номером раздела (пункта) и заголовком (текстом)?

При составлении каких документов надо ставить точку после номера пункта (раздела) для его отделения от текста, а в каких документах этого делать не стоит. Почему для разных документов эти правила различаются (рассматриваем стандарты, организационно-распорядительные документы, конструкторскую документацию и общие правила русского языка). Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.

Контроль исполнения документов и поручений (часть 1)

В первой части статьи, публикуемой в этом номере журнала, основное внимание уделили типовым срокам исполнения конкретных разновидностей документов (зафиксированным в нормативно-методических документах): для обращений граждан; для госорганов и органов местного самоуправления; что означают формулировки «срочно», «оперативно»; что делать, если срок не указан; как быть, если он выпадает на нерабочий день (переносить его на следующий или предыдущий рабочий день?). Дали ориентиры для коммерческих организаций. Объяснили, зачем и кто в организации может осуществлять контроль исполнения (какие варианты возможны).

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Эксперты номера 06 / 2023

Все эксперты

Архив статей

Какие кадровые приказы стали необязательны

Рассказываем о приказах о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска: почему их можно не издавать; что нужно взвесить и на что обратить внимание, чтобы понять, как лучше действовать вашей организации – продолжить их оформлять или отказаться. Аналогично рассматриваем и ряд других кадровых документов.

Подписание документов во время отпуска

Может ли подписание документов уполномоченным лицом во время его отпуска стать проблемой? Оказывается, да. Предупредим о возможных «виражах», чтобы вы смогли к ним подготовиться. Поводом для разбирательств стал вопрос читателя.

Централизованный или децентрализованный способ ведения делопроизводства – что выбрать и как организовать?

Какие факторы влияют на выбор способа ведения делопроизводства в организации (централизованного службой ДОУ, децентрализованного силами подразделений и смешанного). Как при смешаной форме можно поделить ответственность между подразделениями за выполнение основных видов работ с разными документами. Особенно детально описали технологию получения входящих документов одним подразделением и их регистрацию другим (алгоритм действий при разных условиях, фиксация факта передачи между подразделениями, оформление отметки на документе о его поступлении в организацию и более позднее присвоение входящего номера). И как все это регламентировать.

Как оформить документы для отзыва работника из отпуска

Кого можно отозвать из отпуска по инициативе работодателя, а кого нет. Какие ограничения еще надо учесть. Как сформулировать обоснование отзыва в документах. Как оформить служебную записку, уведомление работника и его согласие (показываем несколько возможных вариантов), приказ. Как отразить перенос отпуска в личной карточке (по форме № Т-2) и графике отпусков (по форме № Т-7).

Новый методический документ о контроле в сфере архивного дела (часть 2)

Росархив утвердил Руководство по соблюдению обязательных требований при осуществлении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле. Во второй части статьи, которую публикуем в этом номере журнала, мы систематизировали в табличной форме, какие документы можно предъявить при проверке, чтобы доказать соблюдение обязательных требований законодательства об архивном деле и правил работы с НТД.

Как провести аудит в рамках подготовки организации к внедрению СЭД (часть 2)

Авторы делятся своей методикой обследования документооборота организации. В прошлый раз мы говорили о проведении опроса работников и удобного способа фиксации его результатов, чтобы потом структурированную информацию было легче анализировать. В этой заключительной части статьи речь идет о дальнейшей формализации и систематизации собранных данных о том, с какими документами и как работают в организации (модель «как есть сейчас»), о подготовке отчета, рекомендаций по оптимизации и дорожной карты по их внедрению. Авторы делятся не содержанием возможных решений по автоматизации, а методикой работы и формами документов, таблицами, в которых удобно систематизировать информацию.

Как можно применять профстандарты в службе делопроизводства

Показываем на примерах, как можно находить и скачивать профстандарты из официального реестра. Как правильно соотнести должность из определенной сферы деятельности с конкретным профстандартом. Показываем список действующих профстандартов для административно-офисного персонала. Как можно воспользоваться сформулированными в профстандарте требованиями к образованию и опыту работы, к составу трудовых действий и необходимым знаниям и умениям: при описании вакансии, проведении аттестации, распределении обязанностей между сотрудниками своего подразделения (избавление от дубляжа, обнаружение «бесхозного» функционала), составлении должностных инструкций.

Кто и как проверяет ведение делопроизводства нотариусами

Делопроизводство у нотариусов поставили на реальный контроль. Например, новичков после 1-го года работы обязательно проверят, а у всех остальных ведение делопроизводства планируют проверять 1 раз в 4 года, есть и другие «интересности».

«Библиотека знаний»: как создать и использовать (часть 2)

Создание малобюджетных систем обучения, библиотек или баз знаний – один из заметных трендов не только в крупных корпорациях, но и среднем и малом бизнесе. Во 2-й части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, мы продолжим говорить о том, чем можно наполнять базу знаний: о бланках и шаблонах документов и презентаций, заготовках для организации командировок, полезных видеороликах, о скриптах (алгоритмах общения с готовыми фразами), записях телефонных разговоров, чек-листах и памятках. Предлагаем полезные программы и интернет-ресурсы, которые вам могут пригодиться.

Закон о русском языке: что изменилось?

Последние изменения в законе «О государственном языке Российской Федерации» преподносятся как установленный запрет иностранных заимствований в официальных документах, розничной торговле и др. Давайте разбираться, что и в каких сферах запретили. На какие словари можно ориентироваться и чего ждать дальше.

Оформление приложений, связанных содержанием с основным документом

Показываем, как отобразить наличие приложений в основном документе и отметку в верхнем правом углу на самом приложении: общие правила, а также особенности приказов, протоколов и договоров; когда приложение у основного документа единственное и когда их несколько; как в многостраничных приложениях нумеровать страницы, оформлять титульный лист, как сшивать; чем отличается оформление утверждаемого приложения от приложения справочно-информационного характера; как оформить приложение к утвержденному приказом организационному документу, т.е. приложение к приложению (всего в статье показано 25 примеров оформления).

Счет-договор и счет-оферта: зачем составлять, как оформить

Счет-договор и счет-оферта позволяют соблюсти золотую середину между необходимостью согласовать существенные условия сделки и компактностью, простотой, скоростью оформления документа. Объясняем, в каких ситуациях их лучше использовать, каковы риски. Приводим образцы оформления счета-договора на поставку товара и счета-оферты на оказание услуг.

Правила оформления даты в документах

ГОСТ Р 7.0.97-2016 описывает правила оформления даты документа предельно лаконично. Поэтому нам есть что добавить! Ставить 0 в начале даты? Можно использовать кавычки? «Длящаяся» дата протокола. Дата совместного документа. Специфика госорганов. Дата подписания электронного документа. Дата доверенности. Дата на обложке дела и на титульном листе ЛНА. В каких реквизитах и как лучше оформлять дату. Подробно остановились на оформлении дат в тексте документа в различных ситуациях. Статья содержит 25 примеров.

Как оформить гарантийное письмо

Какие гарантийные письма бывают. Особенности их оформления: специфика текста, кто должен подписывать (и должна ли быть подпись главбуха), нужна ли печать, какие данные об организации-авторе необходимо отразить.

Сроки хранения договоров: теория и интересная практика (часть 1)

Где можно найти сроки хранения договоров. Какая специфика есть у акционерных обществ. Сроки хранения договоров, соглашений, контрактов, разбросанные по всему Перечню управленческих документов 2020 г., мы собрали в таблицу. Прокомментировали, как изменились сроки в действующем Перечне по сравнению с предыдущим 2010 г. Как определить срок хранения, если нужного вам договора в действующих Перечнях не нашлось. Примеры определения сроков хранения у договоров «двойного назначения». Когда договор считается законченным делопроизводством, чтобы со следующего года можно было начать исчислять его срок хранения. Эти аспекты мы рассмотрели в 1-й части очень подробной статьи, которую публикуем в этом номере журнала.

Отметка о приложении в сопроводительном письме

Объясняем, какие документы надо пересылать с сопроводительным письмом. Показываем на примерах, как оформить отметку о приложении в различных ситуациях: если приложение названо и если не названо в тексте письма, если их несколько, если приложение к письму имеет собственное приложение, когда не надо указывать количество листов, если электронный документ пересылается по электронной почте или на съемном носителе, если приложение содержит конфиденциальную информацию, если оно направляется не всем адресатам письма, как оформить опись приложений и др. нюансы.

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Направляем письмо одного содержания нескольким адресатам

Как оформить адресатов в письме, когда их менее 4 и когда более, когда они перечислены в списке рассылки конкретного письма и когда в утвержденном списке постоянных корреспондентов организации. Бывает, что первому адресату направляют подлинник письма, остальным копии. А бывает, что все получают оригиналы. Порой надо проинформировать каждого адресата о полном списке получателей документа. А порой такой цели нет. Показываем для всех этих случаев особенности оформления адресата, как зарегистрировать исходящую корреспонденцию и что кому отправить (основываясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и лучшей практике).

Сроки хранения и индексы дел в акте о выделении документов к уничтожению

Какую утвержденную форму акта о выделении документов к уничтожению следует использовать, как ее адаптировать для нужд делопроизводства (когда документы уничтожаются в подразделениях до передачи в архив). Когда планируемые сроки хранения в номенклатуре дел будут отличаться от сроков в акте, по которым документы реально будут уничтожаться. Как в акте можно отразить «старые» сроки хранения и индексы дел по номенклатуре и «новые» сроки по актуальному Перечню документов. Поводом для написания этой статьи стал вопрос читателя.

Оформляем почтовые отправления

Показываем примеры оформления конвертов писем (и бандеролей): место расположения данных о получателе и отправителе, в каком порядке указывать элементы адреса, какие сокращения можно использовать. Объясняем, зачем писать почтовый индекс специальным угловатым шрифтом и как он называется (пригодится, если захотите установить на свой компьютер). Как и где указывать должностное лицо или подразделение организации, если послание адресуется именно ему. Как найти или проверить почтовый индекс в адресе. Что означает пометка «ГСП». Как отследить доставку регистрируемого отправления на сайте «Почты России». Какие виды почтовых отправлений существуют. Какое количество документов формата А4 можно отправить по тарифам письма, а что уже потянет на бандероль. Показываем примеры оформления описи вложения (по форме 107) и списка (по форме 103), который потребуется организации при единовременной отправке более 5 регистрируемых отправлений.