Где хранить подлинники и электронные копии типовых и индивидуальных должностных инструкций работников: в каких подразделениях и каких делах? Сколько их хранить? Включать ли в личные дела? По какой описи передавать в архив подлинники и электронные копии в фонд пользования?
Как оформлять заголовочную часть и гриф утверждения на типовых и индивидуальных должностных инструкциях? Как потом ссылаться на них в тексте других документов, если они утверждены приказом или просто подписью руководителя в грифе?
Кто должен ознакомить работника с его должностной инструкцией?
Вопрос в тему
Как использовать действующие должностные инструкции и как организовать их текущее хранение? Кто должен ознакомить работника с его должностной инструкцией?
Это зависит от того, индивидуальные или типовые должностные 1 инструкции вы разрабатываете для категорий работников вашей организации, какова система разграничения полномочий между кадровой службой и руководителями структурных подразделений, осуществляющими непосредственную расстановку сотрудников в соответствии с их специальностью и квалификацией.
Например, распространен следующий вариант построения системы работы с документами по личному составу, при котором проекты должностных инструкций разрабатываются руководителями структурных подразделений, согласовываются в установленном порядке, а после утверждения хранятся централизованно в кадровой службе (см. в Примере 1 отметку «1» в кружке). В структурные подразделения передаются (или нет) только удостоверенные копии, которые формируются в отдельное дело и закрепляются номенклатурой дел структурного подразделения. Заголовок дела формулируется с указанием копийности документов: «Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников. Копии»(в Примере 1 см. отметки «2»).
Пример 1. Дела с бумажными оригиналами и копиями должностных инструкций в номенклатуре дел
В данной системе за кадровой службой закрепляется обязанность ознакомить вновь принимаемого на работу сотрудника с должностной инструкцией и с иными локальными нормативными актами, соблюдение которых для сотрудника является обязательным, и получить его собственноручную подпись на оригиналах документов или на специально разработанных листах ознакомления, которые будут рассматриваться как неотъемлемая часть должностной инструкции и иного ЛНА.
В структурном подразделении руководитель знакомит сотрудников с их должностными инструкциями в плановом порядке и в порядке «напоминания» перед аттестацией, если ее проведение предусматривается Политикой управления персоналом (либо другим аналогичным по содержанию локальным нормативным актом) и проводится по графику. Ознакомление сотрудника с должностной инструкцией проводится также в случаях нарушения / несоблюдения им той или иной трудовой функции и иных требований, в случае трудового конфликта и т.п. В данных случаях собственноручные подписи сотрудников структурного подразделения оформляются на удостоверенных копиях их должностных инструкций.
В процессе экспертизы ценности должностных инструкций экспертная комиссия организации принимает решение о передаче в архив и сроке хранения:
- или подлинников должностных инструкций из тех, что централизованно хранятся в отделе кадров,
- или копий с отметками об ознакомлении из структурных подразделений, т.к. удостоверенные копии могут храниться на правах подлинника и на них может быть оформлено несколько отметок об ознакомлении нескольких сотрудников, что повышает их доказательную силу.
При применении СЭД или специализированной документной системы руководители структурных подразделений получают доступ к электронным копиям должностных инструкций своего подразделения и работают с ними. В зону ответственности руководителя входит поддержка их в актуальном состоянии, своевременное внесение в документы необходимых изменений и уточнений, подготовка к утверждению новых версий должностных инструкций. Сотрудники подразделений получают права доступа на «чтение» своих должностных инструкций, чтобы иметь возможность обратиться к тексту в любом необходимом случае, ведь документ должен «работать». См. Пример 2.
Пример 2. Дела с бумажными оригиналами и электронными копиями должностных инструкций в номенклатуре дел
В крупных организациях и организациях с территориально распределенной структурой в рамках функции управления персоналом может быть построена иная система. Руководители структурных подразделений (уровень филиала, подведомственного предприятия, департамента, самостоятельного главного управления), которые отвечают за организацию производственных, бизнес-процессов, административных процедур и расстановку кадров в соответствии со специальностью и квалификацией работников, получают право разрабатывать, утверждать и актуализировать ЛНА по управлению персоналом, в т.ч. и должностные инструкции.
В подразделениях работают с подлинниками, ответственные за делопроизводство в подразделениях обеспечивают контроль актуальности должностных инструкций, организуют процедуру ознакомления, получают собственноручные подписи сотрудников, вносят необходимые изменения и дополнения, организуют...
