Каким видом приказа назначать ответственных за делопроизводство в подразделениях, за эксплуатацию лифтов, определение начальной минимальной цены при закупках, отходы и т.д.? Когда нужен кадровый приказ, когда по основной или административно-хозяйственной деятельности? Сколько их хранить? Как отличить индивидуальную и типовую должностные инструкции? Какие у них сроки хранения?
Объясняем правила группировки документов в дела, а также даем «адреса» их нахождения в нормативных и методических документах. Показываем критерии, по которым документы могут объединяться в одно дело, и как их отражать в заголовке дела. Как заголовок дела из номенклатуры дел трансформируется в заголовок единицы хранения в описи дел: в каком порядке располагать элементы, как уточнить заголовок при разбивке дела на тома, когда и как добавлять аннотацию.
Когда надо успеть исполнить запрос, требование госоргана о представлении документов / информации? Какие санкции за нарушение срока есть для должностных лиц и организаций? На эти вопросы даем ответы, учитывая специфику отдельных госорганов. В прошлом номере журнала разбирались с запросами правоохранительных органов (прокуратура, полиция, Следственный комитет, ФСБ России), в этом займемся налоговыми органами, трудовой инспекцией и другими органами государственного, муниципального контроля. Покажем, как правильно рассчитать срок исполнения различных требований: как определить дату получения в зависимости от способа доставки (лично, «Почта России», электронная почта, личный кабинет на сайте госоргана, ТКС) и вида госоргана (это важно, т.к. отсчет срока начинается на следующий день после получения)? что делать, если срок истекает в нерабочий день, – успеть исполнить в предыдущий или можно на следующий рабочий день? Когда можно отказать госоргану в представлении запрошенных сведений, документов? Как написать об их отсутствии? Как предупредить в сопроводительном письме о наличии в них персональных данных? Почему коммерческая тайна – не преграда?
Разбираем 3 задачи, которые часто возникают на практике. Объясняем, почему и как действовать, какие бывают исключения, показываем примеры отражения дел в номенклатуре. 1. В организации откладываются специфические годовые отчеты по одному из направлений основной деятельности, каждый на 8–10 листах. Можно ли их формировать в 1 дело за несколько лет? 2. Очень много ЛНА: инструкции, порядки, положения. Надо ли вносить в номенклатуру дел отдельно каждое ЛНА? Или можно включить их все в одно дело? По какому принципу их можно объединять? Как на это влияет способ утверждения ЛНА? 3. Как в номенклатуре дел учитывать личные карточки работающих и уволенных сотрудников (при их ведении в информационной системе и на бумаге)?
Разберем, когда надо успеть исполнить запрос, требование госоргана о предоставлении документов / информации? Какие санкции за нарушение срока есть для должностных лиц и организаций? На эти вопросы дадим ответы, разбирая специфику отдельных госорганов. Рассмотрим запросы правоохранительных органов (прокуратура, полиция, Следственный комитет, ФСБ России), налоговых органов, трудовой инспекции и других органов государственного, муниципального контроля. Покажем, как правильно рассчитать срок исполнения различных требований: как определить дату получения в зависимости от способа доставки (лично, «Почта России», электронная почта, личный кабинет на сайте госоргана, ТКС) и вида госоргана (это важно, т.к. отсчет срока начинается на следующий день после получения)? что делать, если срок истекает в нерабочий день – успеть исполнить в предыдущий или можно на следующий рабочий день? даже когда дата исполнения указана в тексте требования, разногласия в ее понимании могут возникнуть из-за предлога перед датой :) как можно попросить сдвинуть срок? Когда можно отказать госоргану в предоставлении запрошенных сведений, документов? Как написать об их отсутствии? Как предупредить в сопроводительном письме о наличии в них персональных данных? Почему коммерческая тайна – не преграда? В этом номере журнала читайте 1-ю часть большой статьи – о запросах правоохранительных органов.
С 02.01.2026 действуют новые требования к порядку предоставления АО документов и информации своим акционерам (указание Банка России от 02.10.2025 № 7199-У заменило указание от 28.06.2019 № 5182-У). Объясняем обновленные правила, по которым надо работать АО. Кому какие документы предоставлять (в виде подробной схемы). Как акционеру их затребовать. Когда АО может отказать либо сдвинуть сроки предоставления. Правила организации ознакомления с подлинниками и направления копий. Сроки выполнения различных действий, которые важно соблюсти АО. Образцы требования акционера и писем АО: с отказом предоставить копии некоторых документов, о продлении срока предоставления копий, об отсутствии запрошенного документа. Какие обоснования важно включить в эти документы.
Руководитель организации должен утверждать описи дел организации (годовые разделы) и акт о выделении документов к уничтожению. Где это установлено? Что делать, если руководитель не хочет «утруждаться» и требует сократить количество своих подписей? Можно ли делегировать это его заместителю? Стоит ли утверждать такие документы единым приказом либо использовать факсимиле? Кто подписывает описи дел структурных подразделений? Как стоит усовершенствовать утвержденную форму?
Негосударственные организации не обязаны вести личные дела на своих работников. На кого их вести все-таки стоит? И какие возникают риски? Какие документы помещают в личное дело работника при его трудоустройстве, а какие потом в процессе работы. За какие документы в личном деле штрафует Роскомнадзор (стремясь защитить персональные данные) и как «выйти из-под удара». Как регистрировать личные дела в книге учета, отражать их в номенклатуре дел, указывать конкретный номер на обложке дела. Как документировать выдачу дела во временное пользование. Когда и как оформлять внутреннюю опись документов дела, лист-заверитель, обложку. Сколько хранить личные дела уволенных в кадровой службе до их передачи в архив организации.
Почему нельзя все электронные документы определенного года включать в одну опись (по форме из Приложения № 12 к архивным Правилам 2023 года)? На какие группы их следует разбить как минимум (каждую включив в свою опись электронных документов)? И какие дополнительные разновидности описей используют практики для удобства работы? Поводом для «разбирательств» стал вопрос читателя.
Как подтвердить дату отправки и доставки бумажной и электронной корреспонденции через «Почту России»? Какие варианты существуют? И надо ли нотариально заверять распечатки с сайта «Почты России» для суда? Как подтвердить отправку и получение документов через независимую службу доставки (CDEK и др.)? Какая электронная переписка может быть признана в качестве доказательства в суде: что кроме электронной почты, сообщений в мессенджерах и соцсетях может быть использовано? Каким критериям должна соответствовать такая переписка? Как самим можно снять скриншот с нее и приобщить к исковому заявлению или ходатайству в суд? Когда придется обратиться за заверением переписки к нотариусу? И как выглядит протокол ее осмотра нотариусом? Можно ли использовать в суде переписку из запрещенных мессенджеров? Как в договоре оговорить юридическую силу электронной переписки между сторонами (определить уполномоченных лиц, их контактные данные и каналы связи)?
Когда дополнительные обязанности можно возложить без согласования с работником, просто уведомив его (ознакомив под подпись с изменениями должностной инструкции)? А когда его согласие необходимо вместе с изданием приказа по личному составу и доплатой? Когда это будет считаться совместительством, совмещением, расширением зон обслуживания, выполнением обязанностей временно отсутствующего работника (объясняем на примере)? Какие из всех вышеперечисленных вариантов чаще используют? Какой комплект документов нужно оформить? Показываем образцы дополнительного соглашения к трудовому договору, кадровых приказов о совмещении и его отмене, а также приказа по основной деятельности о назначении ответственных за делопроизводство в подразделениях.
Почему некоторые специалисты и руководители считают, что не нужно нумеровать пункт приказа о контроле его исполнения, если его оставляет за собой руководитель, подписавший приказ? Откуда пошло данное заблуждение? И как аргументировать необходимость нумерации? Цитируем правила и показываем примеры, закрепленные в нормативных и методических документах (объясняя логику «развития событий»). Как грамотно формулировать пункт о контроле исполнения приказа, если он остается за руководителем и если делегируется иному лицу, – какие есть варианты. Поводом для данной статьи стал вопрос нашего читателя.
Как обязанности ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях коррелируют с обязанностями службы делопроизводства (перечисляем и те и другие). На какую нормативную базу можно опереться.
Какие могут быть проблемы с целями обработки персональных данных? Когда нужно оформлять письменные согласия на обработку и распространение персональных данных, как их составить грамотно? Когда нужна Политика обработки персданных и где она должна быть опубликована? Когда и какую информацию следует предоставить по запросу человека о его персональных данных? Когда оператор обязан уточнить, заблокировать или уничтожить персональные данные? Как должно производиться обезличивание персональных данных? Когда и о чем следует уведомлять Роскомнадзор? Объясняем, как выполнить перечисленные задачи грамотно и какие штрафы грозят за ошибки.
Что уже передают искусственному интеллекту в работе с документами (в том числе научно-техническими): какие рутинные и аналитические задачи. Приводим примеры из госуправления и от крупных коммерческих компаний. После перечисления неоспоримых преимуществ переходим к рискам использования генеративного ИИ: неспособность к быстрой адаптации при изменении правил в жестко регулируемых сферах (юриспруденция, медицина и др.); галлюцинации, которые сложно распознать; необъективные и дискриминационные решения как «продукт общественного мнения»; угрозы информационной безопасности; зависимость от разработчика ИИ. Кто несет ответственность за сгенерированные ИИ решения при их использовании в подписываемых человеком документах.
На какие документы распространяется ГОСТ Р 7.0.97-2025. Какие разделы Методических рекомендаций по применению этого ГОСТа и чем могут быть вам полезны. Обратите внимание на 2 таблицы. В первой таблице дано сравнение прежней (2016 г.) и текущей (2025 г.) редакций стандарта о правилах оформления реквизитов документов, где выделены жирным внесенные в 2025 г. изменения. Во второй таблице показано соответствие реквизитов документов метаданным, что позволит автоматически заполнять реквизиты в документах на основе сведений, внесенных в их электронные регистрационные карточки в СЭД. Предупреждаем и о нововведениях, с которыми надо быть осторожными (особенно при оформлении отметки о приложении и грифа ограничения доступа).
По случаю 1 апреля давайте вспомним о мощной силе юмора, исцеляющей стрессы, болезни и конфликты. Как она это делает? Расскажем о проведенных исследованиях и экспериментах, исторических примерах. Вы поймете влияние хохота на биохимию своего организма и шуток, юмора – на ситуацию вокруг вас. И пусть человеческое в наших сердцах побеждает ложные установки ума. «Вы улыбайтесь, господа, улыбайтесь!»
Если руководитель организации делегирует своим замам (или иным сотрудникам) право утверждения локальных нормативных актов и подписания приказов, то каким документом это должно быть оформлено? Лучше ЛНА, а подойдет ли для этого приказ либо доверенность? Почему приказа о назначении на должность и должностной инструкции будет недостаточно? Нужно ли оформлять доверенность для наделения должностного лица правом ведения переписки от имени компании? Поводом для данной статьи стали вопросы нашего читателя.
Искусственный интеллект – что понимать под этим термином? Смысловое наполнение уже меняется! Законодательное регулирование использования ИИ: первые ласточки за рубежом, ближайшие планы в России, зачем и как документировать деятельность ИИ (с примерами сроков хранения). Как внедрение ИИ меняет деловую деятельность? Какие риски возникают (в т.ч. кто будет отвечать за ошибочно принятые искусственным интеллектом решения)? Какие конкурентные преимущества могут использовать специалисты «архивно-документационной» отрасли, чтобы стать незаменимыми? За счет чего мы можем повысить эффективность внедрения ИИ в различных сферах деятельности организации, а не только в ДОУ?
Как соблюсти золотую середину в употреблении местоимения «вы» с большой и маленькой буквы в тексте служебного письма? От какого лица его излагать? Попутно разбираем и другие распространенные ошибки – все это делаем на примерах нескольких писем: в крупную организацию о направлении документов с просьбой обратной связи; в вышестоящую организацию о выполнении поручения; письма, адресованного нескольким организациям.
С 18.08.2025 вступил в силу новый ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016). Один из ключевых разработчиков стандарта объясняет, что именно изменилось: в применяемых шрифтах, наименованиях реквизитов. Появился новый реквизит «Штрих-код (QR-код) документа», новые требования к визуализации отметки об электронной подписи, размещению оттиска печати. Сделаны точечные уточнения в правилах размещения гербов / товарных знаков и в правилах оформления даты документа, этикетной рамки, подписи (в т.ч. по указанию инициалов). А заголовок к тексту теперь надо составлять ко всем документам.
Когда ожидается официальная публикация Методических рекомендаций к Правилам работы архивов организаций 2023 года. Что принципиально нового появилось в них: о составлении описи дел электронных документов и реестра файлов; об аудиовизуальных документах; документах ограниченного доступа и др. Когда документ становится архивным, соотношение понятий «исполненный документ» и «документ, законченный делопроизводством», как это влияет на техно- логию работы.
На какие документы распространяется ГОСТ Р 7.0.97-2025. Какие разделы Методических рекомендаций по применению этого ГОСТа и чем могут быть вам полезны. Обратите внимание на 2 таблицы. В первой таблице дано сравнение прежней (2016 г.) и текущей (2025 г.) редакций стандарта о правилах оформления реквизитов документов, где выделены жирным внесенные в 2025 г. изменения. Во второй таблице показано соответствие реквизитов документов метаданным, что позволит автоматически заполнять реквизиты в документах на основе сведений, внесенных в их электронные регистрационные карточки в СЭД. Предупреждаем и о нововведениях, с которыми надо быть осторожными (особенно при оформлении отметки о приложении и грифа ограничения доступа).
Обозначим некоторые особенности подготовки служебных писем в государственные структуры. Многие моменты применимы к переписке с любыми вышестоящими инстанциями. Как подчеркнуть соблюдение субординации и уважения к адресату. Какие распространенные ошибки делают в тексте и на какие фразы их лучше заменять. На что обратить внимание при оформлении адресата, заголовка к тексту, отметок о приложении и исполнителе. Оптимальный объем письма, что лучше перенести из его текста в приложения или в другое письмо. Как ускорить рассмотрение письма, просто соблюдая правильность оформления реквизитов. Сначала объясняем полезные правила. Потом даем советы на примере 4 писем: об исполнении поручения, о направлении отчета о проделанной работе, о направлении комплекта документов по исполнению договора (когда обратно требуется получить подписанный экземпляр акта и перечисление денежных средств), о переносе срока исполнения.
Показываем примеры расчетов на календаре мая и июня 2025 года, где как раз есть «майские праздники» и День России. Объясняем правила подсчета дней ежегодного оплачиваемого отпуска, если в него попадают: федеральные и региональные нерабочие праздничные дни, «обычные» выходные суббота и воскресенье, а также перенесенные выходные и больничный. Предупреждаем при этом о распространенных ошибках. Приводим образцы оформления документов на такой «растянутый» благодаря праздникам отпускной период: заявления, отражения в графике отпусков, табеле учета рабочего времени, приказе о предоставлении отпуска, личной карточке.
Когда лучше использовать глагол «высылаем», а когда «представляем» или «направляем». Когда в тексте местоимение «Вы» и его производные стоит писать с заглавной буквы, а когда со строчной. Как оформить отметку о наличии приложений. Как правильно адресовать письмо. Как указать исполнителя, с которым можно связаться, если возникнут вопросы. Какие даты могут быть оформлены на письме для фиксации этапов коммуникации. Показываем примеры оформления отдельных реквизитов для разных ситуаций и целых сопроводительных писем.
На какую нормативную базу стоит опираться при работе с медицинской документацией.Как оформить информированное добровольное согласие, которое требуется подписать до начала медицинского вмешательства (с этим документом сталкивается практически каждый человек). Что включить в его утвержденную форму с точки зрения интересов медицинской организации. Почему пациенту важно все прочитать перед подписанием. Кто кроме него может подписать такое согласие. В каких исключительных случаях медицинское вмешательство может быть и без подписи со стороны пациента. Как внести изменения: для правок технического характера и содержательных изменений оформление разное. Как оформить отказ от медицинского вмешательства.
Почему некоторые специалисты и руководители считают, что не нужно нумеровать пункт приказа о контроле его исполнения, если его оставляет за собой руководитель, подписавший приказ? Откуда пошло данное заблуждение? И как аргументировать необходимость нумерации? Цитируем правила и показываем примеры, закрепленные в нормативных и методических документах (объясняя логику «развития событий»). Как грамотно формулировать пункт о контроле исполнения приказа, если он остается за руководителем и если делегируется иному лицу, – какие есть варианты. Поводом для данной статьи стал вопрос нашего читателя.
Какие могут быть проблемы с целями обработки персональных данных? Когда нужно оформлять письменные согласия на обработку и распространение персональных данных, как их составить грамотно? Когда нужна Политика обработки персданных и где она должна быть опубликована? Когда и какую информацию следует предоставить по запросу человека о его персональных данных? Когда оператор обязан уточнить, заблокировать или уничтожить персональные данные? Как должно производиться обезличивание персональных данных? Когда и о чем следует уведомлять Роскомнадзор? Объясняем, как выполнить перечисленные задачи грамотно и какие штрафы грозят за ошибки.
Как обязанности ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях коррелируют с обязанностями службы делопроизводства (перечисляем и те и другие). На какую нормативную базу можно опереться.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
