Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Рубрика: Современное делопроизводство

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски

В этом номере журнала подробный разбор практики работы с факсимиле начинаем с выяснения допустимой сферы применения этого способа подписания документов. В каком случае это возможно для инвалидов по зрению? Как все остальные должны договариваться об уместности факсимиле на их документах? Что делать, если соглашение об этом с контрагентом не подписано, а факсимиле уже вовсю используется? Как и когда составлять такие соглашения? Как данную договоренность можно сразу отразить в заключаемом договоре? И наоборот – как в нем можно сформулировать запрет на использование сторонами факсимиле? Что делать, если вы получили документ-оферту или акцепт, подписанный факсимиле? Каковы особенности в сфере госзакупок? Отвечаем на перечисленные вопросы, основываясь на судебной практике и показывая образцы документов и их ключевых формулировок.

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Уничтожение электронных копий документов в СЭД: ответы на вопросы

При уничтожении бумажных оригиналов обязательно ли одновременно уничтожать их электронные копии в СЭД и резервных базах данных? Как это документально оформить? Как в номенклатуре дел можно отражать такие связанные между собой группы документов? Предлагаем ответы на эти вопросы.

Новые Методические рекомендации по разработке Инструкции по делопроизводству в государственных органах и местного самоуправления

О новом методическом документе вам рассказывает один из его разработчиков: для кого он обязателен, зачем разработан, когда вступил в силу и вместо какого документа. Обращаем ваше внимание на процедуру согласования Инструкции по делопроизводству; на необходимость отражения в ней распределения ответственности; на приложения, которые содержат конкретные формулировки, которые вы сможете включить непосредственно в текст своей инструкции, там есть и примеры заголовков дел для номенклатуры, перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью, типовые сроки исполнения, образцы оформления документов и т.д.

Анализ нормативной базы по делопроизводству в организации – работа над ошибками

Какие локальные нормативные акты организации обычно регламентируют работу с бумажными и электронными оригиналами и копиями документов, в т.ч. в СЭД. Как их анализировать – даем перечень распространенных ошибок, который поможет и вам вычистить их в регламентирующих документах своей организации. Зачем и как конструировать матрицу ответственности и пользовательские инструкции (в дополнение к руководству пользователя СЭД).

Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта

Предлагаем вам анализ проблемных положений нового нормативного акта, которые касаются управления документами в СЭД и СХЭД. Здесь есть и отдельные идеи по более оптимальному выполнению установленных требований в отношении: создания электронных оригиналов, включения в систему электронных копий и оригиналов из других систем, работы с номенклатурой дел, метаданными, вывода на печать архивных справок, копий, выписок, и др. рекомендации. Все это пригодится при разработке техзадания для СЭД и СХЭД.

Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта

Характеристика технологического уровня СЭД в понимании Требований Росархива. На какую нормативную базу лучше опираться при использовании новых Требований.

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД

Что мешает долго хранить электронные документы, подписанные квалифицированными электронными подписями (КЭП)? Какими нормативными правовыми актами (НПА) руководствоваться при организации хранения таких документов? К сожалению, найденные нами НПА ответа на данный вопрос не дают. Но такие документы с КЭП у нас уже есть, и хранить их как-то надо. Пока «спасение утопающих остается делом рук самих утопающих», поэтому мы перечислили подходы к подтверждению верности исторических электронных подписей, встречающиеся в отечественной и мировой практике. Однако без законодательного решения этого вопроса нам не обойтись.

Организация контроля исполнения документов – опыт Федерального агентства связи

Показан разработанный и утвержденный Россвязью Перечень сроков исполнения документов, который помогает исполнителям лучше ориентироваться в них. Вы узнаете, как контроль исполнения документов организован в этом агентстве. Какие документы и кто контролирует. Как распределяется ответственность. Каковы особенности исполнения документов и поручений Правительства РФ, взаимодействия между ФОИВ. Какая отчетность в СЭД помогает напоминать исполнителям о приближении дедлайна и систематически подводить итоги по исполнительской дисциплине. Сколько дней отводится на регистрацию поступивших документов. От какого события считать срок исполнения. Куда его переносить, если он выпадает на нерабочий день (например, новогодние каникулы). Как можно изменить срок исполнения и исполнителя. Те вопросы по контролю исполнения, которые не урегулированы в нормативных правовых актах, Россвязь определила в своих внутренних Инструкции по делопроизводству и Регламентах.

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Эксперты номера 04 / 2021

Все эксперты

Архив статей

Кавычки в названии организации – цена ошибки

Сначала объясняем правила употребления кавычек в наименовании организации и в текстах документов. А потом приводим примеры из судебной практики, которые наглядно демонстрируют, чем оборачиваются ошибки в кавычках (прежде всего, в названии организации) в договорах, печатях, платежках, вывесках и рекламных текстах, при госзакупках.

Новая версия 2.7.1 формата обмена системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО)

В марте 2021 вступил в силу совместный приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 № 667/233, который утвердил взаимодействие по МЭДО в новой версии формата обмена 2.7.1. Объясняем цели Аппарата Правительства РФ и даем конкретный список произведенных в МЭДО изменений. Рассказываем о сроках и порядке перевода на обновленную технологию СЭД участников обмена, взаимодействующих через МЭДО.

Как в тексте протокола оформить ход обсуждения и принятые решения

Даем методику вычленения важного из сказанного на заседании и трансформации этой информации в структурированный текст протокола. Приводим образцы оформления текста протокола, отличающиеся по расположению его элементов и составу отражаемой информации. Объясняем, как секретарь может согласовать подготовленный им проект протокола с участниками совещания до его подписания, кто и когда его должен подписывать (тут тоже возможны разные варианты).

Проверка орфографии и грамматики в MS Word 2016

Показываем, как выполняется автоматическая проверка текста документа (как подчеркиваются ошибки и как можно управлять этим процессом). Если вы станете обращать внимание на выделение ошибок в Word, то сможете их исправлять, и тогда ваши документы станут грамотнее. Можно выполнить проверку текста на правила и русского, и иностранных языков: доступны не только английский и немецкий, но и более редкие языки – азербайджанский, арабские и многие другие.

Отпуск за свой счет: правила предоставления и оформление документов

Кто имеет право уйти в отпуск за свой счет без согласия работодателя, а просто уведомив его? На какой срок можно уйти в такой отпуск? Как досрочно прекратить отпуск без сохранения заработной платы и можно ли из него отозвать? Оплачивается ли сотруднику больничный, если он «выпал» на этот период? Могут ли его уволить? Показываем документальное оформление такого отпуска: образцы заявления, приказа о его предоставлении, заполнения личной карточки и табеля учета рабочего времени.

Женский диалог о женской карьере

Интервью с Ириной Токаревой, психотерапевтом, клиническим психологом, доцентом Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ (РАНХиГС), которая имеет обширную консультационную практику. Предлагаем вместе разобраться, какие психологические барьеры чаще всего мешают женщинам выстраивать свою карьеру... и получить грамотные советы. В чем заключается гормональная защита женщины. Что делать, если на работу уходит слишком много времени и женщина начинает чувствовать вину перед ребенком и мужем за недостаток внимания к ним. Как сильной женщине не сломать собственного сына. Как вести себя с кричащим начальником. Как строить карьеру, не споря со своей женской природой.

Как оформить приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность?

Кого можно назначить ответственным за пожарную безопасность всей организации? И как оформить такой приказ? Кто кроме него и за что может отвечать в данной сфере? Почему их ответственность лучше закрепить отдельным приказом? По каким поводам и как часто переиздавать эти приказы? Как правильно оформлять на них отметки об ознакомлении? Какое обучение должны пройти эти люди?

Процедура привлечения к работе в выходные и праздники

Грядут майские праздники. Мы поэтапно описали процедуру привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни (с образцами приказа и заявления). Объяснили, для кого действует особый порядок. Дали варианты компенсации за работу в такие дни: двойной размер оплаты или отгул. По ходу описания правильной процедуры отметили распространенные ошибки, которые чаще всего допускают работодатели, и объяснили, сколько они будут «стоить» в случае их выявления.

Создаем «умные» бланки документов в MS Word

Иллюстрированная пошаговая инструкция создания шаблона документа в Word для служебного документа (на примере письма): как лучше внести неизменные реквизиты и те, что оформляются исполнителями; как защитить от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; как заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемые в СЭД; разместить отметку об исполнителе внизу последнего листа документа, на сколько бы страниц он ни получился; задать правильную нумерацию страниц (начиная со 2-й).

Если бухгалтерия отказывается передавать свои документы в архив организации

Когда подразделения обязаны передавать документы в архив своей организации? Где это установлено и каковы санкции за нарушения? Что делать, если некоторые подразделения не хотят расставаться со своими документами и передавать их в архив? Как их переубедить? Как легализовать такую практику? Эти интересные вопросы нам задал подписчик, ответы на них вылились в целую статью.

Как прошить и заверить оригиналы и копии документов

На примерах показываем: как прошить листы документа; что включить в заверительную надпись, если это сшив оригинала, если сшив копии и если сшив многостороннего документа (например, договора, акта, протокола). Как заверить копию и что указать, если оригинал, с которого она изготавливается, не подшит в дело. Какова специфика заверения копий документов, представляемых налоговым органам. Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками. Опубликован опыт компании СКБ Контур,

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Как оформить подпись за директора?

Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы. Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев. В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты. Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это). Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.

Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок

Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста). Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.

Доверенности: как выдавать, учитывать и отменять

В конце года стоит провести «инвентаризацию» доверенностей, чтобы «переиздать» нужные и собрать или отозвать ненужные организации доверенности. Объясняем, как выдавать и оформлять доверенности (что указывать обязательно, а что нет, сколько они могут действовать, как идентифицировать организацию, ИП и физлицо в качестве доверителя или поверенного) – приводим образцы отдельных формулировок и целой доверенности. Можно ли выдавать несколько экземпляров одной доверенности, как заверить ее копии. Как организации фиксировать факт выдачи доверенности – что стоит сохранять кроме учетной записи в журнале. Показываем, как отзывать доверенности: даем образцы приказов об отзыве конкретной доверенности и всех выданных за определенный период (актуально при смене гендиректора), письма контрагенту и уведомления в суд, извещения поверенного о необходимости возврата доверенности и акта на случай его отказа.

Как оформить протокол разногласий к договору

Сначала кратко и просто объясняем необходимый юридический базис: что такое оферта и акцепт, каким составом документов можно оформить заключение сделки (возможны варианты) и когда договор считается заключенным, если стороны попали в ситуацию «пин-понга документами». А потом уже подробно разбираемся с практическими вопросами. Как оформить протокол разногласий и протокол согласования разногласий, какая меж ними разница? Кто их может подписать? Стоит ли в них дублировать из договора полный состав реквизитов сторон? Как оформить письмо с функцией протокола разногласий либо сопроводительное письмо, направляя свой встречный проект договора? Как встроенный в MS Word режим рецензирования и электронная почта помогут существенно упростить процедуру согласования сторонами условий сделки и совместного «отутюживания» текста договора? Как соблюсти жесткие требования, предъявляемые к протоколу разногласий процедурой госзакупок? Ответы на вопросы сопровождаются образцами составления 6 документов целиком (протоколов и писем), а также примерами оформления отдельных отметок и реквизитов.

Правила деловой переписки по электронной почте

Даем практические советы с примерами формулировок, которые помогут вам правильно обратиться и приветствовать получателя вашего электронного письма, составить текст и оформить свою подпись. Грамотно обращаться с полями «Тема», «Кому», «Копия» и «Скрытая копия», не переусердствовать с назначением важности письмам. Правильно пересылать вложенные файлы, а для особо тяжелых покажем способ их передачи путем закачивания на Яндекс-диск и вставки в электронное письмо ссылки для скачивания. Вовремя отвечать на электронную корреспонденцию и настроить вежливый автоответ на период своего временного отсутствия. В результате вы узнаете, что уместно в деловой электронной переписке и как это реализовать.

Презентация годового отчета и плана

Раскрыты секреты создания эффектной презентации в современном стиле для деловых отчетов и планов: как сделать данные наглядными, как привлекать внимание, как лучше форматировать гистограммы и диаграммы, как использовать шрифты, цвета и картинки, где взять бесплатные фото и иконки. Описаны интересные возможности программы PowerPoint из Microsoft Office, которые стоит применять.

Приказ об увольнении: все тонкости оформления

В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?

Оформляем приложения к договорам: сложные случаи

Даем ответы на следующие вопросы подписчиков (с примерами оформления и алгоритмами действий). Как лучше нумеровать приложения к приложениям договоров? Если сначала было единственное приложение и его оставили без номера (в договоре есть неоднократные ссылки на него в таком виде), а потом к договору надо оформить второе приложение, то как быть с их нумерацией? Как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору: как оформить его шапку, наименование и сколько комплектов подписей изобразить? Как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей? Как в этом случае можно упростить создание копий документов, если у них очень много страниц?