Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Технология замещающего сканирования предполагает изготовление электронных копий с бумажных подлинников с последующим уничтожением «бумаги» и продолжением хранения только электронных копий на правах полноценных дубликатов. Соответствующий законопроект № 1173189-7 был внесен в Госдуму РФ более 2 лет назад. Какие проблемы выявились при его доработке? Кто «за» и кто «против»? Как уже сейчас выглядит практика замещающей оцифровки в России и за рубежом. Чего нам ждать далее?

К какой категории относить документы со сроком хранения «до ликвидации организации» – к документам постоянного или временного хранения? В какой строке итоговой записи к номенклатуре дел их учитывать? Когда и в какую опись включать при подготовке к передаче в архив? Разбираемся, что сказано об этом в законе об архивном деле, действующем Перечне документов со сроками хранения 2019 года и в только что вступивших в силу архивных Правилах 2023 года. В результате делаем выводы, как действовать организациям и архивным учреждениям.

На чьи запросы о представлении персональных данных организация обязана отвечать. В какие сроки (показываем нормативно закрепленные правила и практику). Как организовать этот процесс. Даем образцы оформления разных документов, направляемых в ответ: для представления запрошенных сведений или копий документов, для отказа из-за невозможности идентифицировать субъект персданных или из-за невозможности в принципе их предоставления автору запроса.

В разных нормативных документах мы видим существенно различающийся срок хранения для одних и тех же форм отчетности (в типовом Перечне 2019 года, НК РФ, приказе ФСС РФ). С этим вопросом к нам обратился подписчик. Объясняем, какой срок хранения необходимо отразить в номенклатуре дел организации-налогоплательщику и страхователю (т.е. автору подаваемых в электронном виде отчетов): для форм СЗВ-ТД, СЗВ-М, РСВ, 4-ФСС, СЗВ-СТАЖ, которые подавались ранее в ПФР и ФСС; и для форм КНД 1151111, КНД 1151162, ЕФС-1, которые подаются с 1 января 2023 года в налоговую и СФР. При соблюдении каких условий эти сроки можно существенно сократить.

В этой части статьи детально рассматривается функционал СЭД,которым пользуются руководители, исполнители и служба ДОУ. Какие папки и отчеты в СЭД используются, какие сведения анализируются и вручную добавляются в отчет, экспортируемый из СЭД в Excel. Какие операции службой ДОУ делаются ежедневно, какие отчеты могут готовиться к еженедельной планерке у руководителя организации, какие решения он может принимать на их основе. Показаны инструменты СЭД, логика работы службы ДОУ и руководителей, примеры разных отчетов по исполнительской дисциплине.

Детально рассматриваем сроки регистрации и исполнения документов по правилам, установленным для государственных и муниципальных органов, а также для госорганизаций. Сравниваем их между собой и с правилами, зафиксированными в ГК РФ. Иллюстрируем на примере с календарем. Объясняем реальную границу свободы выбора для «обычных» негосударственных организаций: какие правила не для них, а что в любом случае соблюдать придется. Отмечаем расхождения в правилах для госорганов и их отдельной категории – федеральных органов исполнительной власти.

Показываем на примерах, как исчислять периоды, указанные в часах, днях, неделях, годах. Что делать, если первичный расчет выдает дату выходного или праздничного дня. Есть моменты, когда даже суды по-разному трактуют применение озвученных в ТК РФ правил – предупредим, как лучше «подстелить соломки» в этих спорных ситуациях. Все это поможет вовремя выдать работнику запрошенные им документы, подать объяснительную записку, утвердить график отпусков, уведомить о приближающемся отпуске, выплатить отпускные, разобраться с датой начала работы, испытательным сроком, датой увольнения при срочном трудовом договоре и издания приказа об этом, до какой даты придется отработать после подачи заявления об увольнении по собственному желанию и др.

Контроль исполнения поручений осуществляется во многих организациях – сам по себе он новацией не является. Интерес представляют детали того, как его можно оптимальнее организовать. В этой статье описан живой опыт. В первой части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, обратите внимание: какие документы ставятся на контроль, как назначаются сроки исполнения, какие роли и типовые резолюции используются в СЭД, как выстраивается иерархия задач при спуске поручений вниз по управленческой пирамиде, как можно оперативнее доводить срочные документы до руководителей для вынесения резолюции и до исполнителей, о каких законодательных ограничениях важно помнить.

Как отделу делопроизводства действовать, когда уволился человек, который числится исполнителем по неисполненным пока поручениям и документам, или когда такой сотрудник выбывает временно (в отпуск, на больничный и др.)? Ведь отдел делопроизводства обычно заранее о таких изменениях не предупреждают, он узнает об этом постфактум. Как наиболее эффективно и с наименьшими усилиями оформить факт того, что теперь всем этим должен заниматься новый работник? Как быть, если прошлый работник ушел, а новый еще не пришел? Подскажем, как отделу делопроизводства выполнять только свои функции срокового контроля и мотивировать руководителей структурных подразделений выполнить свою часть работы! В каких случаях составляется акт приема-передачи документов и дел, как вашему отделу помогут отчет об исполнительской дисциплине и служебная записка. Поводом стал вопрос подписчика.

Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, показали теоретическую основу процесса контроля исполнения поручений: как документ ставится на контроль, доводится до исполнителей, как осуществляется предупредительный и текущий контроль хода выполнения поручений, как исполненный документ снимается с контроля и направляется в дело, какая отчетность предоставляется руководству.