Можно ли знакомить в электронном виде с кадровым приказом и графиком отпусков?

Какие кадровые документы нельзя оформлять в электронном виде? Их перечень в ТК РФ конкретный и краткий. Какие условия важно соблюсти работодателю, чтобы перевести в электронный вид ознакомление с приказом о работе в выходной день, получение на это согласия у работника, полный цикл работы с графиком отпусков? Вопросы читателей стали поводом для этой статьи:
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Хотели у вас получить консультацию по поводу работы с приказом по личному составу «О работе в выходной день» и оформления согласия работника на выход в выходной день. Мы приказы данного вида запускаем в электронном документообороте на согласование и прикладываем к ним скан-образцы согласий работника (разработали определенную форму согласия, где работник ставит физическую подпись о своем согласии на выход). Возможно ли согласие перевести в электронный вид? Или нужно использовать исключительно физическую подпись?

Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Как утвердить график отпусков в электронном виде? Возможно ли это и как знакомить с ним работников в КЭДО? Как учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации при утверждении графика отпусков в электронном виде?

Что можно и что нельзя

Для начала напомним, что регулирование кадрового электронного документооборота (КЭДО) осуществляется ст. 22.1–22.3 ТК РФ. И там предусмотрен серьезный перечень действий, которые должна осуществить организация, чтобы внедрить КЭДО (об этом у нас был целый цикл статей).

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных ст. 22.1–22.3 ТК РФ.

Связанный материал
Кадровый электронный документооборот: кардинальные изменения и алгоритм внедрения (часть 1)
№ 01 / 2022

См. статью «Кадровый электронный документооборот: кардинальные изменения и алгоритм внедрения» в № 1’ 2022

Связанный материал
Кадровый электронный документооборот: кардинальные изменения и алгоритм внедрения (часть 2)
№ 02 / 2022

См. статью «Кадровый электронный документооборот: кардинальные изменения и алгоритм внедрения» в № 2’ 2022

Связанный материал
Информационная система для электронных кадровых документов
№ 01 / 2022

См. статью «Информационная система для электронных кадровых документов» в № 1’ 2022

Связанный материал
Электронный кадровый документооборот: как отразить в номенклатуре дел
№ 01 / 2022

См. статью «Электронный кадровый документооборот: как отразить в номенклатуре дел» в № 1’ 2022

Связанный материал
Можно ли перевести на электронный кадровый документооборот дистанционного работника без его согласия...
01 мая 2023

Можно ли перевести на электронный кадровый документооборот дистанционного работника без его согласия? Ответ Минтруда России в № 5’ 2023

Положения ТК РФ о КЭДО применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и/или ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 840 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

От линейного текста к структурированным данным: подготовка распорядительных документов в СЭД

Какие данные можно ввести в карточку создания документа в СЭД, какими справочниками при этом пользоваться, чтобы на выходе получить и готовый распорядительный документ, и методику работы с ним в СЭД (согласующих лиц; подписание; рассылку на ознакомление; заполнение сведений, необходимых для контроля исполнения выданных поручений). Идея хорошая, но трудности при ее реализации все-таки возникли. Объясняем, как их можно обойти. Наградой для вас станет: а) уменьшение числа ошибок в оформлении документов и в сведениях о них в СЭД; б) сокращение трудозатрат у исполнителей на создание документов, а у службы делопроизводства – на их нормоконтроль.

Как оформить ознакомление с документом и отказ от него

В ГОСТ Р 7.0.97-2025 нет отдельного реквизита, который фиксирует ознакомление работника с готовым документом. Какие элементы всегда необходимо включать в «визу ознакомления», а какие – лишь в определенных случаях. Что важно вписывать от руки даже в напечатанные заготовки. Показываем возможные варианты расположения элементов «визы ознакомления». Как оформить на бумаге ознакомление 1 или нескольких работников с 1 документом (например, приказом). Варианты фиксации ознакомления с локальными нормативными актами: а) к каждому ЛНА свой лист ознакомления; б) каждый новый работник в 1 листе отражает ознакомление со всеми необходимыми ему ЛНА; в) журнал ознакомления всех работников со всеми ЛНА. Как работник может отразить возражения к содержанию документа, с которым его ознакомили. Как документировать отказ от ознакомления с документом (подписи скольких свидетелей нужны, что важно включить в акт, почему надо зачитывать документ вслух). Пример акта с необходимыми формулировками.

Если изменилось наименование должности, то надо его корректировать в ранее изданных приказах?

Начальники структурных подразделений государственного учреждения в соответствии с рядом приказов являются членами различных комиссий и ответственными за отдельные работы. Названия ряда структурных подразделений учреждения недавно изменились, соответственно изменились наименования должностей их начальников. Нужно ли внести изменения в приказы, которыми эти начальники назначены членами комиссий и ответственными, скорректировав в них названия их должностей?

Приказы по личному составу и кадровые приказы – в чем разница?

Кадровые приказы и приказы по личному составу, кадровые документы и документы по личному составу – как различать эти понятия, чтобы грамотно использовать их в локальных нормативных актах (ЛНА) организации? Объясняем со ссылками на нормативную базу и приводим понятную схему.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Приказ об увольнении: все тонкости оформления (часть 1)

В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?