Top.Mail.Ru

Вносим изменения в приказы организации и приложения к ним

Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.

На практике периодически возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – в приказ либо утвержденный им документ. Давайте разберемся, как это лучше делать, чтобы избежать путаницы и получить однозначный результат.

Обычно эта процедура прописывается в рамках общего порядка работы с документами. В коммерческой организации он, как правило, фиксируется в Инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном акте (далее – ЛНА).

А госструктуры должны руководствоваться в данном вопросе нормативными правовыми актами, спущенными свыше (см. Таблицу 1), и своими ЛНА. Коммерческие организации могут заимствовать себе их опыт, т.к. в госструктурах подобная работа ведется давно, изменения вносятся часто (но делать это нужно осмысленно и выборочно). Кроме того, коммерческим организациям важно уметь понимать смысл внесенных корректировок в документы, издаваемые госорганами.

Каким документом вносятся изменения? Обратите внимание: изменение или дополнение в нормативный акт должно вноситься аналогичным документом (например, в приказ – новым приказом, в распоряжение – новым распоряжением и т.д.).

Количество изменений, которые можно внести за один раз, не ограничено. Число таких итераций (т.е. комплектов изменений одного документа) – тоже.

Таблица 1. Примеры нормативных правовых актов, регламентирующих работу с документами федерального и регионального уровней

Что можно изменить в документе:

  • заменить слова, цифры;
  • исключить слова, цифры, предложения, а также структурные единицы текста (раздел, часть, пункт, подпункт и т.д.);
  • изложить что-то в новой редакции;
  • дополнить отдельными словами, цифрами или предложениями, а также целыми структурными единицами;
  • приостановить либо наоборот продлить действие приказа или его структурных единиц.

Структурные элементы приказа

Мы привыкли, что текст приказа организации состоит:

  • из констатирующей части (вступительной части, преамбулы) – она не обязательна кроме слова «ПРИКАЗЫВАЮ:» и обычно объясняет цели, причины издания приказа;
  • распорядительной части.

Заголовок к тексту является отдельным самостоятельным реквизитом.

Но сейчас мы будем больше оперировать структурными единицами: приложениями, разделами, пунктами, подпунктами и абзацами текста.

Заголовок

Если текст документа не превышает 4-5 строк, то заголовок может не оформляться. К нему предъявляются следующие требования:

  • он должен быть кратким,
  • точно передавать содержание приказа,
  • формулировка заголовка должна начинаться с предлога «О» или «Об»,
  • отвечать на вопрос «о чем?».

Наименование изменяющего приказа не должно содержать указание на корректируемые разделы, абзацы или пункты.

Пример 1. Заголовок к тексту изменяющего приказа

Если вносятся не только изменения, но и дополнения, то в заголовке может быть указано «О внесении изменений и дополнений …» или только «О внесении изменений …». На практике встречаются обе формулировки, однако в последнее время чаще используется последняя из них.

Бывают ситуации, когда первоначальный приказ корректировался несколько раз. Если же потребуется изменить внесенные в него корректировки, то все равно оформляться это должно как внесение изменений в основной приказ, а не в изменявший его когда-то документ.

Формулировка заголовка зависит от двух условий:

  • количества вносимых изменений;
  • куда они вносятся: в приказ или в утвержденный им документ (инструкцию, положение и т.п.; далее по тексту – документ).

Если ОДНО изменение вносится в ОДНУ структурную единицу, то слово «изменение» употребляется в единственном числе и используется формулировка заголовка «О внесении изменения…» (как в Примерах 1 и 2). Такой заголовок будет уместен в следующих случаях:

  • если приказ дополняется только одним разделом или подразделом / пунктом / подпунктом / абзацем / приложением / строкой в таблице / предложением / словосочетанием / словом / цифрой или числом / знаком;
  • признается утратившим силу один раздел / подраздел / пункт / подпункт / абзац / приложение / строка в таблице;
  • исключается одно предложение / словосочетание / слово / цифра или число / знак;
  • вносится одно изменение в один пункт / подпункт / абзац / приложение / строку в таблице / предложение;
  • производится замена одного предложения / словосочетания / слова / цифры или числа / знака;
  • полностью изменяется редакция одного раздела / подраздела / пункта / подпункта / абзаца / приложения / строки в таблице / предложения.

Если вносится НЕСКОЛЬКО изменений в ОДИН приказ или документ, то слово «изменение» указывается в заголовке во множественном числе (как в Примере 3).

Пример 2. Приказ, исключающий одно словосочетание из основного приказа

Пример 3. Внесение нескольких изменений в один документ (приложение к приказу)

Если в тексте приказа не указана конкретная дата вступления изменений в силу, то ею считается дата издания приказа (сравните Примеры 2 и 3).

При необходимости внесения в ранее изданный приказ значительного количества изменений и дополнений (в НЕСКОЛЬКО структурных единиц) или изменения приказа в целом целесообразно подготовить его новую редакцию. Тогда просто издается новый приказ со всеми необходимыми распоряжениями относительно регулируемой ситуации, а последним его пунктом отменяется предыдущий приказ, например, так: «Признать утратившим силу приказ Общества... от... №... "Об..."» (см. пункт 4 приказа из Примера 9).

Формулировка заголовка зависит еще от ряда факторов:

Таблица 2. Примеры формулировок заголовков приказов в различных ситуациях

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Использование предлога «до» в сроке исполнения поручения

На работе столкнулась с неверным толкованием предлога «ДО» в исчислении конечного срока исполнения документа / поручения. Как я понимаю, на сегодняшний день мы имеем несколько подходов: 1. Словарь С.И. Ожегова, где предлог «ДО» соответствует по значению словам: прежде, раньше чего-либо, перед чем-либо. 2. Пункт. 1 ч. 5 ст. 16 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»: «Срок, определенный в исполнительном документе календарной датой, оканчивается: 1) в день, непосредственно предшествующий указанной в исполнительном документе дате, если исполнительным документом предписано совершить определенные действия до этой даты…»; 3. В п. 8 ст. 6.1 Налогового кодекса РФ устанавливается срок для проведения финансовых операций: «Действие, для совершения которого установлен срок, может быть выполнено до 24 часов последнего дня срока». Вопрос: есть ли какой-то железобетонный аргумент, что в делопроизводстве применение предлога «до» подразумевает наступление определенного обязательства ранее установленного числа (т.е. накануне)?

Как отразить в ЛНА внесение изменений?

Вносим приказом изменения в локальный нормативный документ – в некую Методику. Изменения в приказе обозначили. Как в самой Методике обозначить, что там появились изменения? На титульном листе оформить «ред. от 00.00.0000»?

Срок хранения приказа о выходе из декретного отпуска

Приказ о выходе из декретного отпуска является приказом по личному составу. Он относится к приказам по отпускам? Или к приказам по личному составу более длительного срока хранения (т.к. большой перерыв в работе)? У этого приказа какой срок хранения и по какой статье Перечня?

Классификация ОРД и формирование документов в дела

Поводом для статьи стал вопрос подписчика. Сначала мы помогли разобраться в терминологии, чтобы различать локальный нормативный акт (ЛНА), организационно-распорядительные документы (ОРД), регламентирующий и нормативный документ, официальный документ. Рассмотрели общую классификацию управленческих документов. Показали на примере, как можно группировать в дела ЛНА и утвердившие их распорядительные документы. Таким образом мы показали связь между терминологией, классификацией и группировкой документов в дела.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Как составить текст приказа

В какой ситуации констатирующую часть лучше начинать словами «На основании», а когда «В целях», «Во исполнение», «В связи с» или «В соответствии»? Как грамотно ссылаться на нормативные правовые акты и иные документы, их конкретные положения? Что в тексте можно сокращать? Как формулировать поручения: какие новые тенденции появились? как указывать в качестве исполнителя подразделение, организацию либо должностных лиц? как выделить ответственного исполнителя, когда поручение дано группе лиц? как указать обобщенно однородных исполнителей? как выдать несколько поручений одному лицу с общим и разными сроками исполнения? как избежать разночтений при указании крайней даты выполнения поручения? как указать контролирующее лицо? Как утвердить и ввести в действие нормативный документ приказом? Как ограничить срок действия решения? И что такое документ с открытой датой? Как отличаются последствия отмены и аннулирования приказа?

Правила оформления таблиц

Мы покажем вам, как правильно заполнить «шапку» и «содержимое» таблицы, в т.ч. при ее делении по высоте (размещении на нескольких страницах) и по ширине; как отразить повторение значений внутри; как ставить знаки препинания и когда использовать заглавные буквы; как указывать числовые значения и единицы измерения. Покажем, как в тексте грамотно ссылаться на таблицу и ее ячейки.

Приказы в организации: виды и особенности оформления

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.