Top.Mail.Ru
Мы покажем вам, как правильно заполнить «шапку» и «содержимое» таблицы, в т.ч. при ее делении по высоте (размещении на нескольких страницах) и по ширине; как отразить повторение значений внутри; как ставить знаки препинания и когда использовать заглавные буквы; как указывать числовые значения и единицы измерения. Покажем, как в тексте грамотно ссылаться на таблицу и ее ячейки.

В старину таблицей называлась специальная доска для записи сведений или чисел. Она была расчерчена линиями, называвшимися графьями или графами. Позднее графами стало называться пространство между двух черт.

Сейчас таблицы активно используются для наглядного и систематизированного представления информации в документах.

По характеру оформления линейками / границами таблицы бывают закрытыми, полузакрытыми и открытыми. Кроме того, разделительные линейки в таблице могут быть заменены пробелами, такие таблицы называются выводами. Вывод может быть включен в текст как продолжение фразы или ее окончание (Пример 1). В этом случае для размещения текста по столбцам в MS Word можно пользоваться табулятором.

Пример 1. Оформление вывода

Наименование элементов таблицы показано в Примере 2. Она состоит из заголовков, головки, боковика и прографки. Все, что ниже головки, называется хвостом таблицы. Хвост в свою очередь делится на боковик и прографку. Боковик, как и головка, - скорее заголовочная часть (см. серую заливку в Примерах 2 и 12). А вот в прографке размещают те сведения, ради которых и составлялась таблица. Перед ее набором нужно хорошенько продумать структуру головки и боковика, чтобы оптимально систематизировать представляемые таблицей сведения.

И еще два определения, которые помогут нам в будущем:

  • графа таблицы - ряд данных, расположенный вертикально;
  • строка таблицы - горизонтально.

Все эти определения приведены в ГОСТ Р 7.32-2001 «СИБИД. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления».

Пример 2. Структура таблицы с наименованием ее элементов (серой заливкой выделена головка таблицы, которую в просторечье называют «шапкой»)

Начинается таблица с нумерационного заголовка. Он состоит из слова «Таблица» и порядкового номера, при этом знак № не ставится. Обычно нумерационный заголовок набирается курсивом и размещается у правого края.

Он призван упростить ссылки на таблицу в основном тексте документа. Ссылка обычно оформляется так: «(табл 4)» или «(таблица 4)». При этом лучше избегать дополнения «см.» в значении «смотри».

Даже если в документе фигурирует одна таблица, ее все равно стоит нумеровать: «Таблица 1».

Тематический заголовок таблицы, который определяет ее содержание, располагается по центру, можно выделить его полужирным шрифтом. Реже используют написание только заглавными буквами, т.к. такой текст менее «читабелен», это допустимо только для очень коротких заголовков.

Точка не ставится в конце ни нумерационного, ни тематического заголовков. Оба заголовка стоят над таблицей. Но вполне возможна и таблица без заголовков (например, если название документа или его части полностью определяет содержание единственной таблицы). Кроме того, если нужно сделать документ как можно более компактным, то можно совместить нумерационный и тематический заголовки в одной строке, тогда между ними ставится точка и пробел. Сравните Примеры 3 и 4.

Пример 3. Нумерационный заголовок над тематическим

Пример 4. Совмещение нумерационного заголовка и тематического в одной строке

Если таблица большая (по высоте) и не поместилась на одной странице, то на следующей принято это указывать, что позволит читателю документа быстрее ориентироваться в нем. Слово таблица при этом можно писать в заголовке (и при ссылке в тексте) как полностью, так и сокращенно: «табл. 5», главное соблюсти единообразие во всем документе.

На последующих страницах можно повторить головку таблицы полностью со всеми заголовками граф, а можно привести только номера граф (что менее удобно читателю, зато экономит место при большой «шапке») - сравните Примеры 5 и 6.

Пример 5. Оформление длинной по высоте таблицы с полным повторением «шапки» на каждой странице

Пример 6. Оформление длинной по высоте таблицы с повторением в «шапке» только номеров граф

Если таблица не помещается по ширине, то сначала попробуйте уменьшить размер шрифта и отступы слева и справа от текста до границ ячеек. Если это не поможет (ведь текст в ней должен остаться читабельным), то придется переносить часть таблицы, т.е. ее левая часть будет идти отдельно от правой. Можно поделить таблицу не только на две части, но и более (как это сделать, показано в Примере 12). Ориентироваться помогут заголовки к таблице, нумерация граф, выделяющие внешнюю границу линии, можно еще повторить боковик в каждой части таблицы.

Нумеровать можно не только графы, но и строки. Это поможет потом делать из текста адресные ссылки на конкретные ячейки таблицы, например: «(см. показания в строке 5 графы 4)». Для этого номер обычно включается в содержимое боковика (Пример 7). Если оно представляет собой не простой список равноправных элементов (например, 1, 2, 3 и т.д.), а сложный многоярусный (например, пункт 1 включает подпункты «а» и «б» и только потом следует пункт 2), то к нумерации боковика применяются стандартные правила нумерации многоуровневых списков.

Если при этом у пункта есть итоговые сведения в прографке, суммирующие данные всех его подпунктов, то для такого пункта стоит выделять в таблице отдельную строку. В противном случае в боковике в единой ячейке можно объединить данный пункт с его первым подпунктом.

Но не у любой таблицы есть боковик с заголовками строк.

В заголовках граф сначала идет словесное определение, потом после запятой - обозначение используемой единицы измерения (например, «кв. м.», «%», «°С», «руб.» или «тыс. руб.» и т.д.), что позволяет избежать повторения указания единицы измерения в каждой ячейке содержимого таблицы (Пример 7). В заголовок графы еще можно включить имеющиеся ограничения (например, «от... до...», «не более...», «не менее...» и т.д., см. последнюю графу таблицы в Примере 7).

Пример 7. Таблица с пронумерованными строками в боковике.1

Заголовки граф и боковика ставят в именительном падеже, начинаются они с прописной буквы, в конце точка не ставится (как в Примере 7). Но если головка таблицы многоярусная и заголовки нижележащих ярусов подчинены верхним, то (Пример 8):

  • со 2-го яруса и ниже допустима строчная буква в начале заголовка графы,
  • а формулировка нижележащих ярусов в «шапке» таблицы может согласовываться с вышестоящими.

Пример 8. Фрагмент «шапки» табличной части штатного расписания

Для визуального выделения «шапки» таблицы можно применить заливку (см. два варианта в Примерах 2 и 12), жирный шрифт для этого редко используют. Красиво выглядит центрирование по высоте и ширине.

Теперь приступим к правилам заполнения прографки - так называемого «содержимого» таблицы. Так же, как и в других ячейках таблицы, точки в конце здесь не ставятся. А вот внутри текста ячейки знаки препинания расставляются согласно современным правилам пунктуации.

Текст ячейки можно начать с маленькой буквы, если он представляет собой обрывочную фразу. Если это полноценное предложение или несколько предложений, то начинать стоит с заглавной буквы. Если же какие-то ячейки заполняются короткими фразами, а какие-то - предложениями, то лучше все ячейки прографки начинать с заглавной буквы.

Некоторую сложность представляют собой правила расположения чисел. Числовые значения одной величины лучше располагать так, чтобы единицы находились под единицами, десятки под десятками, сотни под сотнями и т.п. (Пример 9). Для этого содержимое ячеек удобно выравнивать по правому краю, дополнительно можно установить отступ справа.

Если в одной графе собраны показатели неодинаковых величин, то они просто центрируются (Пример 10).

Если через тире или многоточие приводится диапазон значений, то в идеале все равнять по тире / многоточию, которые размещаются в центре. Но это слишком трудоемкий вариант, который редко реализуют. Можем поделиться маленькой хитростью: чтобы тире / многоточие оказалось во всех ячейках столбца на одном месте, надо сделать одинаковым количество знаков в числах до и после тире / многоточия. Чтобы этого добиться, недостающие знаки в MS Word можно напечатать цветом бумаги (обычно это верхний левый вариант в таблице цветов шрифта текста) - при выравнивании содержимого ячеек такие знаки будут учитываться, а на печати и экране видны не будут (пока кто-нибудь не изменит им цвет). Но подобные игры крайне опасны при трансляции данных - все ваши визуально «невидимые дополнения» воспримутся как полноценные данные и могут быть отображены.

Пример 9. Выравнивание показателей одинаковых величин

Пример 10. Выравнивание показателей неодинаковых величин

Пример 11. Выравнивание диапазона числовых значений

Повторяющийся в соседних строках одной графы текст можно заменить кавычками или выражением «То же» (но не принято заменять цифры и знаки, аббревиатуры, а также названия, включающие аббревиатуру или номер). При переносе таблицы на другую страницу повторяющийся текст снова приводится полностью, даже если до этого заменялся кавычками или «То же».

Нежелательно оставлять незаполненные ячейки. Здесь можно написать «Нет сведений» либо проставить прочерк при помощи тире.

Выполнение описанных рекомендаций в управленческих документах - дело добровольное. Просто перечисленные правила оформления таблиц позволят вам создавать удобные наглядные документы. Будет меньше путаницы и таблицы будут выглядеть аккуратно.

Пример 12. Деление таблицы на части по ее ширине

Сноски 1

  1. По кн.: Хранение и реставрация документов: Методические рекомендации / Под ред. К.И. Андреевой и Н.П. Копаневой. СПб.: Реликвия, 2008. С. 45. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала только в мае + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 7

Васильева Виктория Александровна
13.05.2019, 19:06

Добрый день! Статья интересная, но актуальна ли она в настоящий момент, при наличии ГОСТ 7.32-2017. Межгосударственный стандарт. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления"
(введен в действие Приказом Росстандарта от 24.10.2017 N 1494-ст)

Анонимный гость
26.04.2019, 10:49

Здравствуйте. скажите, пожалуйста, возможно ли использование в одной таблице текста горизонтального и вертикального?

Анонимный гость

Здравствуйте!
Да, это возможно.

Wlad
19.10.2018, 13:20

На основании какого документа нумерационный заголовок таблицы у вас выполняется курсивом? Ведь это противоречит п.4.4.7 ГОСТ 2.105-95

Анонимный гость
19.10.2018, 16:27 Wlad

Здравствуйте!
В статье сказано, что нумерационный заголовок оформляется курсивом – обычно. Речь не идет об императивном предписании, имеется ввиду сложившаяся практика.
В названном Вами пункте ГОСТ не сказано, что необходимо нумерационный заголовок таблицы, либо фразу «Продолжение таблицы» писать курсивом. А предложенный в статье вариант помогает быстрее ориентироваться читателю документа, особенно при большом количестве крупных таблиц.
И обратите внимание, ГОСТ 2.105-95 устанавливает требования к выполнению текстовых документов на конкретные изделия – машиностроения, приборостроения и строительства. А статья касается оформления организационно-распорядительных документов.

Анонимный гость
12.09.2018, 12:04

Спасибо! Все понятно и так наглядно

Анонимный гость
12.09.2018, 12:03

Спасибо! Все понятно и так наглядно

Рекомендовано для вас

Согласие работника на обработку персональных данных: ответы на 7 главных вопросов

Даем ответы на самые распространенные вопросы. Всегда ли необходимо согласие работника на обработку персональных данных? Оказывается, что нет. Что должно содержать в себе письменное согласие на обработку персональных данных? Чем грозит неоформление или неправильное оформление согласия? За каждого ли работника, у которого не взято согласие, работодателя могут оштрафовать на 75 000 рублей? Требуется ли согласие на обработку персональных данных, содержащихся в резюме соискателя? Можно ли включить согласие в текст заключаемого трудового договора? Как работодатель может воспрепятствовать работнику отказаться дать или отозвать согласие на обработку персональных данных?

Что относится к персональным данным

Перечисляем сведения о человеке, которые проверяющие и суды точно относят к персональным данным (Ф.И.О., полный адрес проживания и др.), а также те, по которым однозначной позиции не сформировано, поэтому их на всякий случай тоже стоит включать в согласие на обработку персональных данных и обезличивать при выдаче копий документов (телефон, образование и др.). Примечательно, что паспортные данные отнесены к персональным данным, а ИНН – нет, фотографии – отнесены, а видеосъемка – не всегда. Объясняем, какие сетевые данные (IP-адрес, файлы cookie и др.), сведения о зарплате и условиях работы, состоянии здоровья уже стали признаваться персональными данными. Раскрываем тенденции последнего времени, которые диктуются борьбой с COVID-19 и развитием интернет-технологий.

Как оформить согласие на обработку персональных данных

Что изменилось с 1 марта 2021 г. В какой форме может быть оформлено согласие на обработку персональных данных: отдельный документ; включение в анкету, заявление, договор; подписание на сайте путем нажатия кнопки и введения полученного пароля. В каких случаях и какой форме необходимо получать согласие на распространение персданных. Приводим образцы согласий работников, в т.ч. для ситуации, когда данные передаются сторонней организации при аутсорсинге бухгалтерского и кадрового учета. Показываем, что стоит включить в согласие, если оно оформляется на этапе проведения собеседований с кандидатами.

Кавычки в названии организации – цена ошибки

Сначала объясняем правила употребления кавычек в наименовании организации и в текстах документов. А потом приводим примеры из судебной практики, которые наглядно демонстрируют, чем оборачиваются ошибки в кавычках (прежде всего, в названии организации) в договорах, печатях, платежках, вывесках и рекламных текстах, при госзакупках.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.