Что стоит включить в условие договора о форс-мажоре, чтобы снизить потери денег, времени и нервов при возникновении непредвиденных обстоятельств. Даем ссылки на законодательство и разъяснения высшего судебного органа. Приводим пример грамотного раздела договора о форс-мажоре.
Объясняем разные тонкости значения понятий «место нахождения» и «адрес юридического лица», «юридический» и «фактический», «почтовый» адреса организации, «место составления документа». Чем рискует организация, если ее фактический адрес не совпадает с указанным в ЕГРЮЛ либо если он там неполный, не совпадает с Государственным адресным реестром. Как изменились подходы к этой проблеме у налоговых органов. Почему сейчас важно забирать корреспонденцию по адресу, указанному в ЕГРЮЛ. Обратите внимание: с 2027 года планируют обязать вести юридически значимую переписку через портал госуслуг и с госорганами, и с контрагентами. Как правильно указывать адрес в документах: стыкуем требования законодательства, ГОСТ Р 7.0.97-2025 и Методических рекомендаций по его применению.
Какие интервалы бывают между строками, буквами (символами) и словами. Что сказано в ГОСТ Р 7.0.97-2025 об отступах между составными частями одного реквизита (например, в адресате) и между разными реквизитами, об элементах этикетной рамки («Уважаемый...!» и «С уважением,»). Вы поймете, какое количество пустых строк лучше делать в письмах и других видах документов между: текстом и его заголовком, отметкой о приложении, подписью, отметкой об исполнителе, видом документа, номером с датой, местом издания документа и др. Все объясняем на примерах.
Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, даем алгоритм изменения номера у уже заключенного договора. Показывем примеры 2 допсоглашений к договору: а) для исправления технической ошибки в его номере; б) для внесения изменений из-за финансирования договора из бюджета по результатам выигрыша конкурентной процедуры в рамках госзакупок. Говорим о том, можно ли оставлять трудовые договоры без номера.
Как в организации должна быть увязана система делегирования полномочий, права подписания документов и правила проставления определенных видов печатей на определенных документах? Какие виды печатей бывают, какова разница в их назначении? Как документально закрепить стройную систему работы с печатями? А если этого еще не сделано, то как разобраться: в каких документах и что искать? Кто должен ставить подпись в отметке о заверении копии документа и какую печать в ней использовать? Нужна ли печать в грифе утверждения? В этой статье мы собрали ответы на вопросы читателей.
Перечисляем ситуации, когда у договора обязательно должен быть номер. В остальных случаях его может не быть. Но мы показываем вам проблемы, которые возникают на практике из-за его отсутствия: с исполнением договора, взысканием неустойки, оформлением документов о его исполнении (платежек, накладных, счетов-фактур и т.д.), с налогами. Как правильно организовать регистрацию договоров в организации. Где это можно делать. Структура номера и что в нем можно кодировать. Когда присваивать номер при подписании бумажного договора и электронного (есть большая разница). Оптимальная структура сведений в журнале регистрации договоров и их количество. Специфика экспортных контрактов и госконтрактов, финансируемых из бюджета: кто когда какую часть номера присваивает, почему для изменения номера потребуется допсоглашение. К каким проблемам на практике порой приводят двойные номера договоров, когда каждая сторона сделки присваивает свой номер. Как минимизировать проблемы, установив правила в своем ЛНА и/или в заключаемом договоре. Примеры допсоглашений для исправления номера договора. В этом номере журнала читайте первую часть большой подробной статьи.
Почему некоторые специалисты и руководители считают, что не нужно нумеровать пункт приказа о контроле его исполнения, если его оставляет за собой руководитель, подписавший приказ? Откуда пошло данное заблуждение? И как аргументировать необходимость нумерации? Цитируем правила и показываем примеры, закрепленные в нормативных и методических документах (объясняя логику «развития событий»). Как грамотно формулировать пункт о контроле исполнения приказа, если он остается за руководителем и если делегируется иному лицу, – какие есть варианты. Поводом для данной статьи стал вопрос нашего читателя.
Сначала перечисляем привычные правила составления текста приказа. Попутно объясняем, какие нововведения внесли Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2025. Потом разбираем 3 конкретных вопроса. Как сформулировать поручение в приказе, которое дается: а) руководителям всех структурных подразделений, б) руководителям нескольких (не всех) подразделений, в) ответственным за делопроизводство в некоторых подразделениях? Как правильно указать в качестве исполнителя руководителя подразделения: в каком порядке перечислять должность, фамилию, инициалы; когда писать Ф.И.О. в скобках? Если документ поступил на исполнение из другой организации, на какой нормативный акт можно сослаться, чтобы доказать, что написанный там срок исполнения «до 01.06.2026» значит по 01.06.2026 включительно?
Какие документы нуждаются в утверждении. Способы утверждения и варианты их оформления. Изменения, которые ввел ГОСТ Р 7.0.97-2025: для одновременного оформления грифа утверждения и отметки о приложении либо нескольких грифов утверждения, для даты, а также в каком виде доводить утвержденный документ до сведения пользователей.
Если руководитель организации делегирует своим замам (или иным сотрудникам) право утверждения локальных нормативных актов и подписания приказов, то каким документом это должно быть оформлено? Лучше ЛНА, а подойдет ли для этого приказ либо доверенность? Почему приказа о назначении на должность и должностной инструкции будет недостаточно? Нужно ли оформлять доверенность для наделения должностного лица правом ведения переписки от имени компании? Поводом для данной статьи стали вопросы нашего читателя.
С 1 сентября 2026 года новый закон вступает в силу (за исключением ряда норм) – он носит рамочный характер, многое будет конкретизироваться позже подзаконными актами. Россия сделала ставку на ускоренное развитие технологий искусственного интеллекта (в отличие от Евросоюза, который больше внимания уделил контролю над ИИ). Анализируем положения закона для выявления новых документов, которые должны сопровождать разработку и деятельность ИИ. Подсказываем, как управляющим документами можно подключиться к этой сфере деятельности, чтобы избежать участи объекта (которым управляет ИИ и потом вовсе вытесняет), а вместо этого самим войти в команду тех, кто управляет искусственным интеллектом («на ИИ должна быть управа» и она должна быть задокументирована!). Вы поймете введенные законодателем «болевые точки» ИИ и как снижать риски путем документирования деятельности.
Показываем, как на практике можно передать в государственный / муниципальный архив вместо электронных подлинников бумажные копии: как заверить такое дело, что отразить в его заголовке и листе-заверителе, в какую опись включить и как выручит предисловие к ней. Это не утвержденная на федеральном уровне технология работы, а творческий подход к решению сложной задачи по принципу «на безрыбье и рак – щука».
Что такое «ответственное хранение» результатов опытно-конструкторских работ с юридической точки зрения? Чем рискует владелец документов, который оставляет их на хранение (как правило, разработчику, который может продолжить их совершенствовать и таким образом уничтожить первоначальный вариант или даже утверждать, что новый вариант принадлежит уже разработчику; возможны и иные проблемы, которые видны в примерах из судебной практики)? Показываем, как нивелировать эти проблемы путем включения важных положений в договор ответственного хранения, акт приема-передачи имущества или сохранную расписку. Кроме образцов этих документов приводим еще акт осмотра и проверки имущества в период хранения, акт возврата имущества.
В предыдущих номерах журнала мы подробно рассказывали, за какие нарушения какие наказания возможны для юрлиц и их должностных лиц, порой подсказывая, как их избежать. А сейчас разбираем сложные вопросы применения этих штрафов. Когда вместо штрафа получится отделаться предупреждением? Когда штраф для организации окажется даже ниже написанного в КоАП РФ? Если за нарушение в КоАП РФ предусмотрены наказания и для организации, и для должностного лица, то а) кто, кроме ее руководителя, может быть оштрафован? б) когда накажут только организацию, когда только должностное лицо, а когда обоих? Умножаются ли штрафы за несколько однотипных нарушений (например, если по ошибочной форме согласия на обработку персональных данных оформлены десятки таких документов)? Как это делали раньше, как сейчас и куда ветер дует? Что считается повторным однородным нарушением, за которое штрафуют гораздо болезненнее? И что такое длящееся нарушение? Срок давности привлечения к ответственности за нарушения правил работы с персональными данными.
Уже вступили в силу изменения в Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. Принципиальные новшества касаются работы: а) с электронными копиями бумажных документов и б) бумажными копиями электронных подлинников. Закрепили возможность полного перехода на электронную рассылку официальных документов в виде электронных копий бумажных подлинников (в т.ч.ввели понятие «тиражные экземпляры документов»). Уточнили правила досылки или замены ранее отправленного электронного документа, а также заверения электронных выписок из протоколов для ознакомления с ними. Легализовали передачу в государственные и муниципальные архивы вместо электронных подлинников их бумажных копий (но только при определенных условиях иметодику этой технологии пока не дали).
Когда работодатель обязан выдать подлинник трудовой книжки работнику для представления в СФР? Примеры расчета срока выдачи. Как можно фиксировать выдачу и возврат прямо в заявлении работника либо в Книге учета движения трудовых книжек ивкладышей вних – показываем примеры. Как лучше организовать этот процесс? Пример его регламентации вИнструкции покадровому делопроизводству. Можно ли наказывать работника за утерю трудовой книжки? Как в этом случае действовать работодателю?
Какие коллегиальные органы создаются в банках. Какие требования к организации их работы предъявляет Кодекс корпоративного управления (одобрен Советом директоров Банка России 21.03.2014) – вам стоит их учитывать. Какой функционал необходим системе документирования деятельности коллегиальных органов. Каких «болезненных» нюансов стоит избегать (например, нельзя позволять оставлять комментарии к варианту голосования «за», чтобы в результате их прочтения не получилось «я согласен, но скорее против»; что учесть при заочном голосовании и др.). Что стоит предусмотреть при разработке мобильного приложения (для защиты информации и корректной работы пользователей, в т.ч. офлайн в самолете). Как систему для коллегиальных органов интегрировать с СЭД и календарем на личных устройствах членов коллегиальных органов – какую информацию транслировать при подготовке заседания, составлении протокола и выдаче поручений на исполнение. Что важно подписывать усиленной квалифицированной ЭП, а где оптимальнее применять простые ЭП. Как заверять бумажные копии электронных протоколов. Показываем пример оформления протокола заседания коллегиального органа.
Как делать связку (в СЭД и при передаче в архив) цепочки приказов, которые утверждают ЛНА, потом изменяют его, отменяют и в конце концов вводят в действие новый вариант ЛНА? Когда утрачивают силу 1-й приказ об утверждении ЛНА и 3-й приказ о его отмене? Какие формулировки использовать во всех этих приказах? Почему лучше придерживаться схемы «1 приказ – 1 ЛНА» ивкаком случае от нее стоит отойти? Поводом для разбора таких тонкостей стал вопрос читателя.
В этом номере журнала разбираем, какие документы собираются архивным учреждением внаблюдательное дело организации для характеристики ее специфики, качества ведения делопроизводства и работы архива. Вы узнаете, какие аспекты будут интересовать представителя архивного учреждения при обследовании вашей организации. Пример анкеты-опросника это наглядно показывает.
Как в нормативной базе формулируются требования к работе с гибридными делами. Для каких организаций они обязательны. Какие возможны варианты отражения в номенклатуре гибридных дел с перепиской (показываем примеры). Как потом вносить данные по ним в итоговую запись номенклатуры и описи дел. Как можно с бумажными оригиналами приказов передавать в архив в качестве фонда пользования их РКК из СЭД с вложенными сканами этих приказов. Как такие РКК можно отразить в номенклатуре дел. Сначала мы показываем, по какой логике желательно выстроить работу в любой СЭД с точки зрения современных правил делопроизводства. А потом – какой функционал вам поможет создавать гибридные дела в конкретной СЭД «1С:Документооборот», о которой нас спросил подписчик. Его вопросы и стали поводом для этой статьи.
Зачем нужны номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений. Кто разрабатывает и подписывает номенклатуру подразделения. По какой форме ее составлять и как можно оптимизировать. Какие дела стоит завести для формирования в них приказов по личному составу (т.е. нельзя их все собирать в 1 дело). Сколько и где хранить документы-основания к ним (возможны варианты). Как срок «50/75 лет ЭПК» из Перечня 2019 года трансформировать в более конкретный в номенклатуре дел кадровой службы. Сколько хранить копии документов, журналы регистрации приказов, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Как разбить номенклатуру дел на разделы. Какова последовательность расположения документов кадровой службы. Зачем в конце каждого раздела предусматривать хотя бы одну пустую строку. Приводим пример номенклатуры дел кадровой службы.
Кто должен разрабатывать номенклатуры дел структурных подразделений и сводную по организации? Какое распределение обязанностей предусмотрено в нормативных актах Росархива. И что делать, если руководитель вашей организации требует от службы делопроизводства разработать номенклатуру делдля (и за) всех подразделений. Поводом для статьи стал вопрос подписчика. Объясняем, как организовать работу так, чтобы не пугать подразделения требованием разработать свои номенклатуры дел, но при этом получить необходимую информацию для составления сводной номенклатуры. Показываем алгоритм действий, аргументы для руководства, примеры приказа о разработке номенклатуры дел на следующий год.
Как подтвердить дату отправки и доставки бумажной и электронной корреспонденции через «Почту России»? Какие варианты существуют? И надо ли нотариально заверять распечатки с сайта «Почты России» для суда? Как подтвердить отправку и получение документов через независимую службу доставки (CDEK и др.)? Какая электронная переписка может быть признана в качестве доказательства в суде: что кроме электронной почты, сообщений в мессенджерах и соцсетях может быть использовано? Каким критериям должна соответствовать такая переписка? Как самим можно снять скриншот с нее и приобщить к исковому заявлению или ходатайству в суд? Когда придется обратиться за заверением переписки к нотариусу? И как выглядит протокол ее осмотра нотариусом? Можно ли использовать в суде переписку из запрещенных мессенджеров? Как в договоре оговорить юридическую силу электронной переписки между сторонами (определить уполномоченных лиц, их контактные данные и каналы связи)?
Когда ожидается официальная публикация Методических рекомендаций к Правилам работы архивов организаций 2023 года. Что принципиально нового появилось в них: о составлении описи дел электронных документов и реестра файлов; об аудиовизуальных документах; документах ограниченного доступа и др. Когда документ становится архивным, соотношение понятий «исполненный документ» и «документ, законченный делопроизводством», как это влияет на техно- логию работы.
Как нумеруются номенклатуры дел в организации, если есть и номенклатуры отдельных подразделений, и сводная? В действующих нормативных и методических документах этот вопрос до конца не урегулирован. Как это можно делать на практике? Показываем примеры. Сколько экземпляров номенклатуры дел составлять? В каких делах и сколько их нужно хранить? Как отразить эти дела в номенклатуре дел? Где искать сроки хранения документов ДСП, в какую номенклатуру включать? В этой статье объединили ответы на вопросы читателей.
Вступает в силу обновленный терминологический стандарт. Один из его ключевых разработчиков комментирует внесенные изменения: на какую нормативную базу опирались, как и у каких ключевых терминов изменились определения, что появилось и что изъяли. Терминология закладывает фундамент нормативного регулирования и практической работы. Например, обратите внимание на термин «архивный документ», потому что на архивные документы не распространяются требования закона о защите персональных данных, что существенно облегчает работу с ними (вас порадует, что таковыми признаются не только те, что лежат в архиве). Появилось и обновилось много терминов, связанных с применением информационных технологий. Однако определение «электронного документа» было изъято. Самые важные изменения терминологического ГОСТа автор систематизировал и объяснил в данной статье (для наглядности комментируемые и связанные с ними понятия приводятся в таблицах, что помогает сразу сориентироваться в них).
В 2025 году вступили в силу важные ГОСТы: сначала терминологический, потом на оформление организационно-распорядительной документации. Как действует принцип добровольности применения стандартов в России. Как организация может оформить свое добровольное присоединение к выполнению этих ГОСТов. Возможно несколько вариантов – объясняем их на примерах. Поводом стал вопрос читателя, которому руководство поручило это реализовать.
Какие сведения автор обращения обязан указать о себе и способах коммуникации с ним? Обязана ли организация направлять на почтовый адрес гражданина бумажный ответ на его электронное обращение? Ответы даем на основе анализа формулировок закона об обращениях граждан. Показываем примеры того, как можно организовать распечатку из СЭД и оформлять бумажные копии электронных ответных писем.
Как различаются сроки действия и сроки хранения разных приказов и распоряжений в нормативной базе федерального уровня. Зачем некоторые организации на локальном уровне закрепляют издание приказов по долгосрочным и постоянным вопросам, а распоряжений – по оперативным вопросам деятельности. Какие плюсы и риски это несет. Как это сделать грамотно.
Эта статья поможет вам проверить себя и вовремя скорректировать работу. Рассматриваем не только простые случаи (которые большинство понимает правильно), но и более «заковыристые». Кому можно не вести номенклатуру дел? Как правильно оформлять заголовки дел и наименования разделов? Как предусмотреть резервные номера? Как отражать в графе 3 и суммировать в итоговой записи количество образовавшихся за год единиц хранения (с бумажными и электронными документами, переходящих и гибридных дел)? И многое другое. Больше всего путаницы возникает при определении сроков хранения и ссылках на их основания. Мы показали, какие ситуации в типовом Перечне какие возможности дают организации, как сделанный ею выбор надо отразить и аргументировать в номенклатуре дел. Как ссылаться на сроки, установленные другими нормативными актами, на решения ЭК организации, на статьи, пункты и примечания типового Перечня. Кто и на каком основании может сократить постоянный срок хранения типового Перечня до 10 лет (или более) в своей номенклатуре дел.
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
