Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Обозначим некоторые особенности подготовки служебных писем в государственные структуры. Многие моменты применимы к переписке с любыми вышестоящими инстанциями. Как подчеркнуть соблюдение субординации и уважения к адресату. Какие распространенные ошибки делают в тексте и на какие фразы их лучше заменять. На что обратить внимание при оформлении адресата, заголовка к тексту, отметок о приложении и исполнителе. Оптимальный объем письма, что лучше перенести из его текста в приложения или в другое письмо. Как ускорить рассмотрение письма, просто соблюдая правильность оформления реквизитов. Сначала объясняем полезные правила. Потом даем советы на примере 4 писем: об исполнении поручения, о направлении отчета о проделанной работе, о направлении комплекта документов по исполнению договора (когда обратно требуется получить подписанный экземпляр акта и перечисление денежных средств), о переносе срока исполнения.

Показываем полный комплект документов для отзыва работника из отпуска по инициативе работодателя: образцы служебной записки, уведомления работника, его согласия (разные варианты), приказа об отзыве из отпуска, внесения изменений в график отпусков и личную карточку работника (если она ведется). Как работодатель может обозначить причину отзыва из отпуска.Предупреждаем, кого ни при каких условиях нельзя отзывать из отпуска. А кого отзывать рискованно. Какие еще подводные камни надо учитывать? Возможен ли досрочный выход из отпуска по инициативе работника?

Как документально оформить отпуск за свой счет, если работодатель согласился с просьбой работника – показываем образцы заявления, приказа, заполнения табеля учета рабочего времени и личной карточки.В каких случаях работодатель обязан отпустить работника в отпуск без сохранения зарплаты – показываем в таблице законодательно определенные для этого категории работников и ситуации, а также предельно возможную длительность отпуска. Как в этом случае меняется состав оформляемых документов.Может ли организация отозвать работника из отпуска за свой счет? Может ли работник по своей инициативе раньше выйти на работу? Как длительный отпуск за свой счет может сдвинуть дату, когда у работника появится право на ежегодный оплачиваемый отпуск?

На какую нормативную базу стоит опираться при работе с медицинской документацией.Как оформить информированное добровольное согласие, которое требуется подписать до начала медицинского вмешательства (с этим документом сталкивается практически каждый человек). Что включить в его утвержденную форму с точки зрения интересов медицинской организации. Почему пациенту важно все прочитать перед подписанием. Кто кроме него может подписать такое согласие. В каких исключительных случаях медицинское вмешательство может быть и без подписи со стороны пациента. Как внести изменения: для правок технического характера и содержательных изменений оформление разное. Как оформить отказ от медицинского вмешательства.

В июне–июле 2025 года ожидаем вступления в силу нового ГОСТ Р 7.0.97-2025 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (взамен ГОСТ Р 7.0.97-2016). Один из ключевых разработчиков стандарта объясняет, что именно изменилось: в применяемых шрифтах, наименованиях реквизитов. Появился новый реквизит «Штрих-код (QR-код) документа», новые требования к визуализации отметки об электронной подписи, размещению оттиска печати. Сделаны точечные уточнения в правилах размещения гербов / товарных знаков и в правилах оформления даты документа, этикетной рамки, подписи (в т.ч. по указанию инициалов). А заголовок к тексту теперь надо составлять ко всем документам.

Показываем примеры расчетов на календаре мая и июня 2025 года, где как раз есть «майские праздники» и День России. Объясняем правила подсчета дней ежегодного оплачиваемого отпуска, если в него попадают: федеральные и региональные нерабочие праздничные дни, «обычные» выходные суббота и воскресенье, а также перенесенные выходные и больничный. Предупреждаем при этом о распространенных ошибках. Приводим образцы оформления документов на такой «растянутый» благодаря праздникам отпускной период: заявления, отражения в графике отпусков, табеле учета рабочего времени, приказе о предоставлении отпуска, личной карточке.

Если работник оформил больничный во время своего ежегодного оплачиваемого отпуска, то период нетрудоспособности отпуском уже не является. На эти дни отпуск должен быть продлен либо они переносятся на совершенно другие даты. Для обоих вариантов показываем состав необходимых документов. Приводим образцы письменного предложения работодателя, заявления работника, внесения изменений в график отпусков, заполнения табеля и личной карточки. Даем однозначные ответы на потенциально конфликтные вопросы: что делать, если больничный выписали ребенку отпускника? кто и когда должен представить больничный в организацию? может ли работник диктовать период, на который переносятся дни отпуска, если инициатором переноса был работодатель? нужно ли пересчитывать и возвращать выплаченные отпускные?

Как правильно: «признать утратившим силу», «считать утратившим силу» или «отменить» приказ? Когда писать «утвердить», а когда «утвердить и ввести в действие»? От чего зависит, что писать в тексте приказа после первого упоминания утверждаемых документов: «(прилагается)», «(приложение)» или «(приложение 3)»? Если приложение единственное, то можно его не нумеровать? Если приложений несколько, то можно после упоминания каждого написать без номера «(прилагается)»? Откуда вариант «(прилагается)», если в ГОСТ Р 7.0.97-2016 его нет? Если приложений много, то можно для удобства оформить ниже текста приказа список приложений как в сопроводительном письме? Что надо делать раньше – организовать внешнее согласование документа и потом его утвердить приказом или наоборот?

Какие изменения необходимо учесть при документировании решений общих собраний участников ООО с 01.03.2025. Какие формулировки теперь следует использовать. Какие изменения надо вносить в документы, связанные с проведением заседания или заочного голосования на общих собраниях участников. Приводим примеры оформления 5 протоколов по итогам общего собрания для разных ситуаций: с дистанционным участием некоторых лиц; с дистанционным участием всех; дистанционного заседания, признанного несостоявшимся из-за технических неполадок; только с заочным голосованием; заседания с очно-заочным голосованием.

Приводим образцы документов: докладных записок о необходимости служебной командировки и о сокращении ее срока, письменного уведомления работнику о его праве отказаться от направления в служебную командировку, приказов о направлении работника в командировку и отзыве из нее. Как обойтись без оформления служебного задания в виде отдельного документа. Какие есть варианты обмена документами между командированным работником и работодателем (например, чтобы получать необходимые работодателю согласия, чтобы остались достоверные доказательства). Какие поездки считаются служебной командировкой, а какие нет. Как определить период командировки, чтобы его правильно отразить в документах. Каких сотрудников отправлять в командировки нельзя, а для каких есть определенные условия. По какому графику работать в командировке.