Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Показываем примеры расчетов на календаре мая и июня 2025 года, где как раз есть «майские праздники» и День России. Объясняем правила подсчета дней ежегодного оплачиваемого отпуска, если в него попадают: федеральные и региональные нерабочие праздничные дни, «обычные» выходные суббота и воскресенье, а также перенесенные выходные и больничный. Предупреждаем при этом о распространенных ошибках. Приводим образцы оформления документов на такой «растянутый» благодаря праздникам отпускной период: заявления, отражения в графике отпусков, табеле учета рабочего времени, приказе о предоставлении отпуска, личной карточке.

Если работник оформил больничный во время своего ежегодного оплачиваемого отпуска, то период нетрудоспособности отпуском уже не является. На эти дни отпуск должен быть продлен либо они переносятся на совершенно другие даты. Для обоих вариантов показываем состав необходимых документов. Приводим образцы письменного предложения работодателя, заявления работника, внесения изменений в график отпусков, заполнения табеля и личной карточки. Даем однозначные ответы на потенциально конфликтные вопросы: что делать, если больничный выписали ребенку отпускника? кто и когда должен представить больничный в организацию? может ли работник диктовать период, на который переносятся дни отпуска, если инициатором переноса был работодатель? нужно ли пересчитывать и возвращать выплаченные отпускные?

Какие изменения необходимо учесть при документировании решений общих собраний участников ООО с 01.03.2025. Какие формулировки теперь следует использовать. Какие изменения надо вносить в документы, связанные с проведением заседания или заочного голосования на общих собраниях участников. Приводим примеры оформления 5 протоколов по итогам общего собрания для разных ситуаций: с дистанционным участием некоторых лиц; с дистанционным участием всех; дистанционного заседания, признанного несостоявшимся из-за технических неполадок; только с заочным голосованием; заседания с очно-заочным голосованием.

Приводим образцы документов: докладных записок о необходимости служебной командировки и о сокращении ее срока, письменного уведомления работнику о его праве отказаться от направления в служебную командировку, приказов о направлении работника в командировку и отзыве из нее. Как обойтись без оформления служебного задания в виде отдельного документа. Какие есть варианты обмена документами между командированным работником и работодателем (например, чтобы получать необходимые работодателю согласия, чтобы остались достоверные доказательства). Какие поездки считаются служебной командировкой, а какие нет. Как определить период командировки, чтобы его правильно отразить в документах. Каких сотрудников отправлять в командировки нельзя, а для каких есть определенные условия. По какому графику работать в командировке.

Во-первых, ТК РФ предусматривает 2 случая, когда работник имеет право требовать переноса периода своего ежегодного оплачиваемого отпуска, изначально предусмотренного в графике отпусков. Какие оплошности работодателя могут стать причиной? Может ли в этом случае работник диктовать организации новые даты своего отпуска? Во-вторых, работник может попросить перенести отпуск по личным, семейным обстоятельствам. Какие риски могут возникнуть у работодателя в этом случае? Приводим 3 образца заявления о переносе отпуска для всех этих случаев. Объясняем состав документов, необходимых для переноса отпуска (возможно, вы до сих пор оформляете лишние бумаги :)

За основу можно взять рекомендованную форму акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (из архивных Правил 2023 года). Ее можно использовать для оформления уничтожения документов с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях, в нее можно включить документы нескольких подразделений за несколько лет. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Мы продолжаем разбирать распространенные ошибки в оформлении протокола заседания аттестационной комиссии (выявлены в результате анализа судебной практики): что должно быть указано в основной части протокола, какие варианты решений и предложений может принять аттестационная комиссия, как должно быть оформлено ознакомление аттестуемого работника с протоколом либо подтвержден его отказ от этого. Показываем правильно оформленные протокол заседания аттестационной комиссии и акт об отказе от ознакомления с ним. Узнаете, что может сделать работодатель в случае неудовлетворительного результата аттестации работника и кого в любом случае уволить не имеют права.

Что считается появлением на работе в состоянии опьянения? Какое время и место под это подпадает? Какие внешние признаки опьянения бывают и почему их важно детально описывать, составляя документы? Как поступить, если работник отказывается пройти медицинское освидетельствование на состояние опьянения или предоставить его результаты работодателю? Почему человека важно сразу отстранить от работы? Как можно засвидетельствовать отказ работника от ознакомления с документами? Какие варианты дисциплинарных взысканий возможны за появление на работе в нетрезвом виде? Показываем примеры составления документов: акт о нахождении на работе в состоянии опьянения; направление работника на медицинское освидетельствование (какими документами еще можно доказать его состояние, если он откажется явиться к медикам); приказ об отстранении от работы; приказ о допуске к работе; акт об отказе от ознакомления с документом; акт об отказе работника предоставить письменное объяснение.

По какой форме составлять заявления (показали распространенный вариант и более усовершенствованный). Какие реквизиты и сведения необходимо включить. Когда оформлять отметку о приложении, а когда просто перечислить основания в тексте. Как указать особые права, чтобы работодатель не смог отказать. Как сформулировать желаемый период (даты) отпуска. Показали, как оформить заявления на ежегодный оплачиваемый отпуск: для их планирования в графике отпусков на следующий год, для предоставления в текущем году вне графика новым работникам, когда потребуется составлять заявление на уже запланированный в графике отпуск.

Разбираем самые распространенные ошибки при оформлении бланка письма, адресата, подписи, отметок об исполнителе и о приложении, заголовка и самого текста письма (например, как указывать должность, ученую степень и звание, фамилию и инициалы, наименование организации, что нельзя «разлучать» по разным строкам текста, как писать даты и различные периоды времени, как использовать знаки №, §, %, кавычки и др.). На примерах показываем, что является явной ошибкой (с точки зрения ГОСТ Р 7.0.97-2016, правил русского языка), что опасно с точки зрения здравого смысла, а что – просто устаревший вариант оформления.