Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Перечисляем ситуации, когда у договора обязательно должен быть номер. В остальных случаях его может не быть. Но мы показываем вам проблемы, которые возникают на практике из-за его отсутствия: с исполнением договора, взысканием неустойки, оформлением документов о его исполнении (платежек, накладных, счетов-фактур и т.д.), с налогами. Как правильно организовать регистрацию договоров в организации. Где это можно делать. Структура номера и что в нем можно кодировать. Когда присваивать номер при подписании бумажного договора и электронного (есть большая разница). Оптимальная структура сведений в журнале регистрации договоров и их количество. Специфика экспортных контрактов и госконтрактов, финансируемых из бюджета: кто когда какую часть номера присваивает, почему для изменения номера потребуется допсоглашение. К каким проблемам на практике порой приводят двойные номера договоров, когда каждая сторона сделки присваивает свой номер. Как минимизировать проблемы, установив правила в своем ЛНА и/или в заключаемом договоре. Примеры допсоглашений для исправления номера договора. В этом номере журнала читайте первую часть большой подробной статьи.

Почему некоторые специалисты и руководители считают, что не нужно нумеровать пункт приказа о контроле его исполнения, если его оставляет за собой руководитель, подписавший приказ? Откуда пошло данное заблуждение? И как аргументировать необходимость нумерации? Цитируем правила и показываем примеры, закрепленные в нормативных и методических документах (объясняя логику «развития событий»). Как грамотно формулировать пункт о контроле исполнения приказа, если он остается за руководителем и если делегируется иному лицу, – какие есть варианты. Поводом для данной статьи стал вопрос нашего читателя.

Какие документы нуждаются в утверждении. Способы утверждения и варианты их оформления. Изменения, которые ввел ГОСТ Р 7.0.97-2025: для одновременного оформления грифа утверждения и отметки о приложении либо нескольких грифов утверждения, для даты, а также в каком виде доводить утвержденный документ до сведения пользователей.

Если руководитель организации делегирует своим замам (или иным сотрудникам) право утверждения локальных нормативных актов и подписания приказов, то каким документом это должно быть оформлено? Лучше ЛНА, а подойдет ли для этого приказ либо доверенность? Почему приказа о назначении на должность и должностной инструкции будет недостаточно? Нужно ли оформлять доверенность для наделения должностного лица правом ведения переписки от имени компании? Поводом для данной статьи стали вопросы нашего читателя.

На какие документы распространяется ГОСТ Р 7.0.97-2025. Какие разделы Методических рекомендаций по применению этого ГОСТа и чем могут быть вам полезны. Обратите внимание на 2 таблицы. В первой таблице дано сравнение прежней (2016 г.) и текущей (2025 г.) редакций стандарта о правилах оформления реквизитов документов, где выделены жирным внесенные в 2025 г. изменения. Во второй таблице показано соответствие реквизитов документов метаданным, что позволит автоматически заполнять реквизиты в документах на основе сведений, внесенных в их электронные регистрационные карточки в СЭД. Предупреждаем и о нововведениях, с которыми надо быть осторожными (особенно при оформлении отметки о приложении и грифа ограничения доступа).

Обратились за разъяснениями к юристу по следующим вопросам. Что считается подписью и личным росчерком? Из каких элементов они могут состоять? Вы удивитесь тому, какая экзотика здесь допустима. Когда важна графическая точность образца подписи в паспорте и на подписываемом документе? А когда это роли не сыграет? Почему некоторые люди сознательно расписываются по-разному на разных «типах» документов? Разбираемся, что говорит судебная практика о визуальном несоответствии подписей одного и того же человека в различных бумажных документах.

Подавляющее большинство организаций обязаны составлять штатное расписание. Где это установлено и для кого сделано исключение? Каковы санкции за отсутствие такого документа? Надо ли обновлять штатное расписание ежегодно? Можно издавать его в электронном виде? Можно ли отнести к конфиденциальным документам? Сколько и где надо хранить штатные расписания?

Как соблюсти золотую середину в употреблении местоимения «вы» с большой и маленькой буквы в тексте служебного письма? От какого лица его излагать? Попутно разбираем и другие распространенные ошибки – все это делаем на примерах нескольких писем: в крупную организацию о направлении документов с просьбой обратной связи; в вышестоящую организацию о выполнении поручения; письма, адресованного нескольким организациям.

В этом номере журнала переходим к вопросам оформления штатного расписания. Кто его должен составлять? Кто подписывает и нужна ли печать? Как заполнить его поля и графы? Кого нужно с ним ознакамливать? Как вносить изменения? Когда количество штатных единиц отличается от фактического количества работников? Чем поможет штатная расстановка? Приводим примеры оформления штатного расписания (по унифицированной форме № Т-3) и возможного варианта штатной расстановки.

Показываем полный комплект документов, необходимых для оформления привлечения работников к сверхурочной работе: докладная записка о необходимости переработки, уведомление работника (один вариант для обычного работника и второй – для особо защищаемых категорий: матерей с малыми детьми, инвалидов и др.), как оформить согласие работника, заявление (в случае компенсации дополнительным временем отдыха, а не повышенной оплатой), приказ о привлечении к сверхурочной работе. Какие реквизиты и информацию обязательно надо включить в эти документы, в каком порядке лучше действовать. Как отразить в табеле рабочего времени сверхурочную работу и предоставленное за нее время отдыха. На какое вознаграждение работник может претендовать. При привлечении к труду в выходные и нерабочие праздничные дни правила очень похожи. Объясняем те немногие отличия, которые есть.