Журнал: Делопроизводство и документооборот на предприятии

Перечислили примеры актов, для которых есть утвержденные формы или рекомендуемые образцы (что существенно упрощает задачу их составления). Если акт надо составлять самостоятельно, то вам поможет следующий раздел статьи, где показаны: состав реквизитов и правила их оформления, распространенные ошибки, пример акта с классическим расположением реквизитов. Потом переходим к тонкостям составления текста акта в различных ситуациях (приводя примеры целиком составленных актов): если в полученной корреспонденции не хватает документа; если работник опоздал на работу (акты о самом опоздании, об отказе получить уведомление о необходимости дать письменное объяснение). В конце перечислили ситуации, для которых покажем акты в следующих номерах журнала (с объяснениями, что и почему в них важно отразить).

Приводим типовой формуляр протокола, чтобы наглядно показать, как долгое время было принято указывать докладчика и последующих выступавших и задававших вопросы. Путаница появилась позже из-за расхождения между сформулированным правилом и образцом оформления протокола в методических документах, а также «недосказанности» нормативной базы. Предлагаем разобраться в этом (поводом стал вопрос наблюдательного читателя).

В ГОСТ Р 7.0.97-2025 нет отдельного реквизита, который фиксирует ознакомление работника с готовым документом. Какие элементы всегда необходимо включать в «визу ознакомления», а какие – лишь в определенных случаях. Что важно вписывать от руки даже в напечатанные заготовки. Показываем возможные варианты расположения элементов «визы ознакомления». Как оформить на бумаге ознакомление 1 или нескольких работников с 1 документом (например, приказом). Варианты фиксации ознакомления с локальными нормативными актами: а) к каждому ЛНА свой лист ознакомления; б) каждый новый работник в 1 листе отражает ознакомление со всеми необходимыми ему ЛНА; в) журнал ознакомления всех работников со всеми ЛНА. Как работник может отразить возражения к содержанию документа, с которым его ознакомили. Как документировать отказ от ознакомления с документом (подписи скольких свидетелей нужны, что важно включить в акт, почему надо зачитывать документ вслух). Пример акта с необходимыми формулировками.

Что стоит включить в условие договора о форс-мажоре, чтобы снизить потери денег, времени и нервов при возникновении непредвиденных обстоятельств. Даем ссылки на законодательство и разъяснения высшего судебного органа. Приводим пример грамотного раздела договора о форс-мажоре.

Какие интервалы бывают между строками, буквами (символами) и словами. Что сказано в ГОСТ Р 7.0.97-2025 об отступах между составными частями одного реквизита (например, в адресате) и между разными реквизитами, об элементах этикетной рамки («Уважаемый...!» и «С уважением,»). Вы поймете, какое количество пустых строк лучше делать в письмах и других видах документов между: текстом и его заголовком, отметкой о приложении, подписью, отметкой об исполнителе, видом документа, номером с датой, местом издания документа и др. Все объясняем на примерах.

Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, даем алгоритм изменения номера у уже заключенного договора. Показывем примеры 2 допсоглашений к договору: а) для исправления технической ошибки в его номере; б) для внесения изменений из-за финансирования договора из бюджета по результатам выигрыша конкурентной процедуры в рамках госзакупок. Говорим о том, можно ли оставлять трудовые договоры без номера.

Сначала перечисляем привычные правила составления текста приказа. Попутно объясняем, какие нововведения внесли Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2025. Потом разбираем 3 конкретных вопроса. Как сформулировать поручение в приказе, которое дается: а) руководителям всех структурных подразделений, б) руководителям нескольких (не всех) подразделений, в) ответственным за делопроизводство в некоторых подразделениях? Как правильно указать в качестве исполнителя руководителя подразделения: в каком порядке перечислять должность, фамилию, инициалы; когда писать Ф.И.О. в скобках? Если документ поступил на исполнение из другой организации, на какой нормативный акт можно сослаться, чтобы доказать, что написанный там срок исполнения «до 01.06.2026» значит по 01.06.2026 включительно?

Объясняем разные тонкости значения понятий «место нахождения» и «адрес юридического лица», «юридический» и «фактический», «почтовый» адреса организации, «место составления документа». Чем рискует организация, если ее фактический адрес не совпадает с указанным в ЕГРЮЛ либо если он там неполный, не совпадает с Государственным адресным реестром. Как изменились подходы к этой проблеме у налоговых органов. Почему сейчас важно забирать корреспонденцию по адресу, указанному в ЕГРЮЛ. Обратите внимание: с 2027 года планируют обязать вести юридически значимую переписку через портал госуслуг и с госорганами, и с контрагентами. Как правильно указывать адрес в документах: стыкуем требования законодательства, ГОСТ Р 7.0.97-2025 и Методических рекомендаций по его применению.

Как в организации должна быть увязана система делегирования полномочий, права подписания документов и правила проставления определенных видов печатей на определенных документах? Какие виды печатей бывают, какова разница в их назначении? Как документально закрепить стройную систему работы с печатями? А если этого еще не сделано, то как разобраться: в каких документах и что искать? Кто должен ставить подпись в отметке о заверении копии документа и какую печать в ней использовать? Нужна ли печать в грифе утверждения? В этой статье мы собрали ответы на вопросы читателей.

Перечисляем ситуации, когда у договора обязательно должен быть номер. В остальных случаях его может не быть. Но мы показываем вам проблемы, которые возникают на практике из-за его отсутствия: с исполнением договора, взысканием неустойки, оформлением документов о его исполнении (платежек, накладных, счетов-фактур и т.д.), с налогами. Как правильно организовать регистрацию договоров в организации. Где это можно делать. Структура номера и что в нем можно кодировать. Когда присваивать номер при подписании бумажного договора и электронного (есть большая разница). Оптимальная структура сведений в журнале регистрации договоров и их количество. Специфика экспортных контрактов и госконтрактов, финансируемых из бюджета: кто когда какую часть номера присваивает, почему для изменения номера потребуется допсоглашение. К каким проблемам на практике порой приводят двойные номера договоров, когда каждая сторона сделки присваивает свой номер. Как минимизировать проблемы, установив правила в своем ЛНА и/или в заключаемом договоре. Примеры допсоглашений для исправления номера договора. В этом номере журнала читайте первую часть большой подробной статьи.