Многие организации хранят свои документы в одном помещении, куда год за годом стихийно переносят коробки и папки, а то и просто пачки файлов, которые уже не помещаются в кабинетах. Порядка в таких помещениях нет. Рано или поздно кому-то предстоит разобрать эти завалы и начать движение к системе архивного хранения документов компании.
Автор статьи неоднократно справлялась с этой задачей на практике и делится своей оптимальной методикой: порядок действий, ценные тонкости, таблица для систематизации.
Допустим, имеется некое хранилище, в которое годами складывались документы всех структурных подразделений компании. В каких-то организациях относительно системно: слева стеллажи бухгалтерии, справа секретаря и затем уже всех остальных. В других как придется: коробки с документами ставились просто на свободные места. На выходе получается одно и то же: склад макулатуры. И гордое «зато мы ничего не выбрасываем» здесь не работает, потому что найти что-либо в залежах практически невозможно.
Это хранилище и предстоит разобрать. Процесс называется экспертизой ценности, но не в том ортодоксальном понимании, которое озвучено в Правилах архивного дела. В Правилах 2023 года говорится о ежегодной экспертизе систематизированных документов и дел, которая проводится совместно архивистом и сотрудниками структурных подразделений. Здесь же мы имеем дело с «культурным слоем» возрастом от нескольких лет до нескольких десятилетий, и разбирать его предстоит в одиночку. Впрочем, суть экспертизы ценности не меняется: наша главная цель по-прежнему – установить срок хранения каждого документа и поступать с ним, отталкиваясь от этого срока.
Разбор хранилища обычно поручается или кому-то из делопроизводителей, или специально принятому в штат или приглашенному именно для этой работы архивисту. Выполнить эту задачу качественно сможет человек, который готов целиком посвятить свое рабочее время этому занятию, не отвлекаясь на другие обязанности, потому что важно вникать в детали! Если делать ее урывками по остаточному принципу между другими задачами, то действия будут более механическими и менее осмысленными. Штатным сотрудникам компании важно понимать: работа займет несколько дней, а чаще недель, и почти все время придется провести в хранилище. Секретарь руководителя или делопроизводитель, ответственный за ведение протоколов и организацию кофе-брейков, обязанный в любой момент отложить текущие дела и явиться в переговорную, хуже подходят для этой работы. Того, кто приступит к разбору многолетних несистематизированных накоплений документов далее в статье мы будем называть архивистом.
Позаботьтесь об условиях труда и необходимых допусках
Практика автора показывает, что места для хранения документов компании выбирают самые разные. Это может быть помещение в цеху, где нельзя находиться без средств индивидуальной защиты, пространство под лестницей, бокс в гаражном кооперативе, мансарда или подвал, бывшая баня или просто коридор офисного помещения.
Прежде чем приступить к работе, архивисту важно добиться:
- беспрепятственного доступа к документам;
- возможности находиться при документах в течение долгого времени без вреда для здоровья (речь о помещениях с высокой влажностью, шумом, пылью, повышенной или пониженной температурой, химическими запахами или просто с плесенью, ползущей по стенам, – в таких условиях мы не работаем!);
- возможности привлечения грузчиков или просто сильных мужчин для снятия с верхних полок тяжелых коробок с документами;
- размещения при документах рабочего стола с ноутбуком и принтером, стула;
- нахождения документов в пространстве, достаточном для того, чтобы перемещаться среди них, переносить их, перекладывать с места на место;
- возможности организовать 3 физически отделенных друг от друга пространства для размещения документов по категориям. В зависимости от количества документов это могут быть стеллажи, столы, поддоны и т.д. Можно использовать те же стеллажи, на которых документы находились изначально, но для переноса документов с одного на другой все равно потребуется место.
Рекомендуется также запастись нитриловыми перчатками – в них удобно листать документы и, не снимая, работать с сенсорными экранами.
Без всего перечисленного приступать к работе нет...
