Top.Mail.Ru

Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года

Росархив утвердил новые «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов...», которые вступили в силу 17 сентября 2023 г. Разработчики новых Правил объясняют, чем они отличаются от аналогичных Правил 2015 года – что изменилось в регламентировании порядка работы с аудиовизуальными документами, документами ограниченного распространения (в т.ч. по оформлению итогов рассекречивания архивных документов с гостайной), с электронными документами, в учете архивных документов (какие новые формы утверждены и др.), раскрываются особенности работы с гибридными делами.

Как шла разработка новых Правил

Федеральным архивным агентством утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (приказ от 31.07.2023 № 77 зарегистрирован в Минюсте России 06.09.2023 рег. № 75119; далее – Правила 2023 года, новые Правила). Разработка проекта Правил 2023 года осуществлялась Всероссийским НИИ документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) на основе государственного задания Федерального архивного агентства в 2021–2022 гг.

Проект Правил 2023 года направлялся на рецензирование в органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации, государственные архивы, государственные органы и различные организации. Получено более 500 замечаний, дополнений и предложений различного характера: редакционных и по существу, среди авторов которых Главархивы Москвы и Московской области, Архивный комитет Санкт-Петербурга, ГАРФ, РГАНТД, Минюст России, Росстат, Федеральная таможенная служба, Росатом, Историко-архивный институт РГГУ, ООО «Директум» и другие. Дважды проект Правил обсуждался на заседаниях Комиссии Росархива по научно-исследовательской и методической работе. Конструктивным и плодотворным было взаимодействие разработчиков с Управлением Президента Российской Федерации по информационному и документационному обеспечению и структурными подразделениями Росархива. В итоге в Правилах 2023 года учтены не только замечания, дополнения и предложения рецензентов, но и современные тенденции развития документоведения и архивного дела, направления государственной политики в этой сфере.

Начиная работать над проектом, разработчиками была поставлена задача встроить новый документ в существующую систему нормативных правовых актов:

  • соблюсти преемственность по отношению к Правилам делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71; далее – Правила делопроизводства 2019 года), а также
  • гармонизировать положения новых Правил:
    • с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24; далее – Правила работы госархивов 2020 года) и
    • Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях (утв. приказом Росархива от 09.12.2020 № 155; далее – Правила НТД 2020 года);
  • в части работы с электронными документами учесть положения:
    • Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (утв. приказом Росархива от 15.06.2020 № 69; далее – ТФТ);
    • других нормативных правовых актов, введенных в действие в период с 2015 по 2020 гг.

Основой для разработки проекта Правил 2023 года послужили Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015 года).

При разработке Правил 2023 года был проявлен «здоровый консерватизм», в результате чего остались практически без изменений положения, касающиеся традиционных видов работ с документами на бумажном носителе (обеспечение их сохранности, учет, порядок комплектования и использования). Корректировались нормативные формулировки и актуализирован состав ссылок на нормативные правовые акты. То есть часть положений Правил 2015 года изложена в более актуальной или точной редакции.

Вместе с тем Правила 2023 года– совершенно новый нормативный правовой акт. Каковы же нововведения, на которые следует обратить внимание?

Изменение структуры новых Правил

В первую очередь это касается структуры Правил 2023 года. За основу структуры частично взята структура Правил работы госархивов 2020 года. Правила 2015 года содержали 7 разделов, в которых были сгруппированы тематические блоки положений, не имеющих собственных заголовков. Новые Правила предлагают их более детальное структурное разделение: в Правилах 19 глав, дана сквозная нумерация пунктов. Такая структура глав Правил в некоторых случаях привела к изменению расположения ряда положений, однако в то же время она позволяет отразить более последовательно процессы работы с документами в архиве организации.

Пример 1

В Правилах 2023 года положения, связанные с проведением экспертизы ценности, комплектования архивов организаций, передачи документов на хранение в архив организации разделены на 4 главы.

В Правилах 2015 года это был один раздел довольно общего содержания.

Пример 2

Вопросы организации использования документов в архивах организаций отражены в 2 главах. Отдельно выделены главы XVI «Изъятие архивных документов» и XVII «Справочно-поисковые средства к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам», которые в Правилах 2015 года входили в состав раздела V «Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации».

Пример 3

В Правилах 2015 года вопросы, связанные с формированием документального фонда организаций, хранением документов и обеспечением их сохранности, были объединены в один раздел II «Организация хранения документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации».

В новых Правилах это 3 отдельные главы:

II. Формирование документального фонда государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

VII. Организация хранения архивных документов;

VIII. Обеспечение сохранности архивных документов.

Как мы уже указывали выше, более детально отражены вопросы комплектования архивов организаций: начиная с экспертизы ценности в структурном подразделении (или в текущем делопроизводстве) и завершая оформлением дел при подготовке к передаче в архив (главы III–VI).

При этом разработчики новых Правил основывались на процессном подходе к описанию положений нормативного правового акта, т.е. старались изложить положения так, как непосредственно происходит процесс организации деятельности архива организации. На наш взгляд, это существенно облегчит использование Правил 2023 года в качестве руководящего документа.

На что стоит обратить внимание в главе I

Значительную смысловую нагрузку в Правилах несет глава I «Общие положения», в которой в первую очередь указано назначение Правил как нормативного правового акта, определяющего порядок и требования к организации хранения, комплектования, учета и использования документов:

  • Архивного фонда Российской Федерации,
  • постоянного и
  • временного (свыше 10 лет) сроков хранения,
  • в т.ч. документов по личному составу, документов личного происхождения.

В зону действия Правил наряду с общим упоминанием государственных органов, органов местного самоуправления и организаций включены также федеральные органы исполнительной власти и организации, осуществляющие депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в федеральной собственности, которые вправе руководствоваться Правилами 2023 года наряду с Правилами работы гос­архивов 2020 года.

В Правилах закреплено требование законодательства об обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков хранения. При этом:

  • государственные органы и органы местного самоуправления обязаны создавать архивы,
  • а организации вправе их создавать.

Важное положение содержится в абз. 6 п. 2 новых Правил: «Допускается в соответствии с законодательством Российской Федерации возложение трудовых (должностных) обязанностей по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также по обеспечению деятельности архива на конкретного работника (далее – работник архива (лицо, ответственное за архив))». В этом предложении отражены чаяния всех небольших организаций, муниципалитетов, которые обязаны создавать архивы, но их штаты, да и объемы документооборота не позволяют создать архив как подразделение.

В то же время учтено также и то, что в государственных органах могут создаваться архивы в форме юридического лица, которые в своей деятельности руководствуются уставом. Другие архивы руководствуются либо Положением о структурном подразделении, а также Положением об архиве, утверждаемым руководителем или уполномоченным им лицом государственного органа, органа местного самоуправления, организации.

Обратите внимание на еще одно положение главы I – оно касается заключения договоров возмездного оказания услуг с организацией, уставными документами которой предусмотрено осуществление хранения архивных документов:

  • «обычные» организации вправе заключать подобные договоры;
  • но государственным органам, органам местного самоуправления, иным государственным и муниципальным организациям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации в какие-либо иные организации.

Впервые в новых Правилах в главе I установлено, что при организации хранения, комплектования, учета и использования документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, руководствуются как законодательством Российской Федерации, так и Правилами 2023 года.

Организация хранения архивных документов, согласно Правилам 2023 года, осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Правилами работы госархивов 2020 года. Таким образом, к хранению архивных документов в организации предъявляются требования, идентичные установленным для постоянного хранения архивных документов.

В Правилах 2023 года указано, что противопожарный режим в здании или помещении архива устанавливается в соответствии с Федеральным законом от 21.12.1994 № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» и постановлением Правительства РФ от 16.09.2020 № 1479 «Об утверждении Правил противопожарного режима в Российской Федерации». Например, для освещения помещения архива теперь можно применять помимо ламп накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью еще и люминесцентные лампы с урезанным ультрафиолетовым участком спектра и светодиодные светильники.

Ведение учета архивных документов

Ведение учета архивных документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации, так же как и в Правилах 2015 года, отражено в самостоятельной главе (глава IX), в которой есть некоторые отличия от раздела III Правил 2015 года.

Повторяя положение Правил 2015 года, указано, что в архиве организации ведутся обязательные и вспомогательные архивные учетные документы, но при этом указана цель их ведения – для обеспечения учета поступления, выбытия, количества, состава и состояния архивных документов.

Изменился состав обязательных и вспомогательных учетных документов (п. 18 Правил 2023 года):

  • в состав обязательных учетных документов архива входят:
    • книга учета поступления и выбытия дел, документов;
    • лист фонда;
    • описи дел, документов, электронных документов;
    • дело фонда;
  • в Правилах 2015 года архиву организации предлагалось самостоятельно определить состав и формы вспомогательных учетных документов, это приводило к тому, что ряд учетных форм не заводились иногда от простого незнания архивистов об их существовании. В новых Правилах дан перечень вспомогательных учетных документов:
    • список фондов, который составляется при осуществлении хранения архивных документов, отнесенных более чем к одному фонду (ранее относился к обязательным учетным документам);
    • книга выдачи единиц хранения во временное пользование;
    • реестр описей (ранее относился к обязательным учетным документам);
    • список источников комплектования;
    • топографические указатели (постеллажный и пофондовый) (при наличии архивохранилищ);
    • каталоги;
    • указатели.

Также подчеркнуто, что государственный орган, орган местного самоуправления, организация могут использовать самостоятельно иные вспомогательные учетные формы.

Если в организации функционирует система хранения электронных документов (СХЭД), то она должна обеспечивать включение данных, аналогичных показателям, предусмотренным обязательными архивными учетными документами.

Работа с гибридными делами

Гибридные дела обладают одним индексом, заголовком и сроком хранения, при этом содержат документы на бумажном носителе и электронные документы (глава XI Правил 2023 года).

В ходе разработки проекта новых Правил вопрос о порядке работы с гибридными делами решался неоднозначно – он то включался, то исключался из текста проекта. В итоге зафиксировали следующее – если документы дела, отнесенного к одному индексу и заголовку дела по номенклатуре дел, представлены как на бумажном носителе, так и в форме электронных документов, то при его подготовке к передаче в архив:

  • документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело на этапе его формирования в делопроизводстве;
  • электронные документы и электронные копии документов на бумажном носителе составляют первый (отдельный) том дела;
  • документы на бумажном носителе формируются во второй и последующие тома;
  • электронные копии документов, связанные с электронными делами, также подлежат передаче на архивное хранение (п. 159–160 Правил 2023 года).

Дела (тома дела), включающие документы на бумажном носителе, в т.ч. электронные копии документов, и электронные документы, связанные с электронными делами по номенклатуре дел, вносятся в описи дел, документов, описи электронных документов в соответствии с видом их носителя. В графе «Примечания» описей отражаются ссылки на архивные шифры тома (томов) дела на другом носителе. В предисловиях к описям дел, документов, электронных документов указывается информация о связанных описях (п. 162 Правил 2023 года).

В данном случае соблюден принцип преемственности в отношении Правил делопроизводства 2019 года, в пункте 6.26 которых нашел отражение и нормативно закреплен порядок работы с гибридными делами на стадии делопроизводства.

Работа с аудиовизуальными документами

Поскольку разработчики также ставили перед собой задачу гармонизации положений новых Правил с Правилами работы госархивов 2020 года, и учитывая, что в них внесены положения, касающиеся работы с аудиовизуальными документами, учтены особенности их фондирования, организации хранения, учета, описания и использования, в Правила 2023 года введена глава ХII, посвященная работе с аудиовизуальными документами. Актуальность отражения работы с аудиовизуальными документами подтверждена событиями пандемии, когда повсеместно внедрялись новые формы коммуникаций, в т.ч. организация работы различных коллегиальных органов государственных и муниципальных организаций, иных организаций в дистанционном формате. Оценив преимущества такого формата проведения совещаний, конференций, заседаний коллегий и комиссий, продолжается использование онлайн-формата. Как следствие, увеличивается число аудиовизуальных документов, создаваемых в организациях, которые в дальнейшем будут передаваться на архивное хранение.

К аудиовизуальным документам относятся:

  • фото-, фоно-, видеодокументы на традиционных носителях (фотобумага, пленки, магнитные ленты и магнитные носители), а также
  • электронные аудиовизуальные документы (п. 164 Правил 2023 года).

Вопросы организации хранения, комплектования и учета аудиовизуальных документов рассмотрены достаточно подробно. Кроме этого, в новых Правилах подчеркнуто, что требования к хранению аудиовизуальных документов соответствуют требованиям, установленным Правилами работы госархивов 2020 года.

Использование архивных документов

Существенно дополнены по сравнению с Правилами 2015 года положения, касающиеся организации использования архивных документов (главы XIII и XIV).

Как гласит п. 172 новых Правил, использование архивных документов допускается только после их описания.

Основными формами использования документов являются:

  • исполнение запросов юридических и физических лиц (далее – пользователей);
  • выдача документов для работы в читальном зале архива;
  • публикация и экспонирование архивных документов, организация информационных мероприятий;
  • подготовка и выдача копий архивных документов работникам.

Порядок использования и доступа к архивным документам определяется локальными нормативными актами в соответствии с требованиями законодательства, в т.ч. с порядком, установленным Росархивом (п. 173 Правил 2023 года).

Государственный орган, орган местного самоуправления, организация не вправе ограничивать условия использования информации, предоставленной пользователю или полученной им в результате самостоятельного изучения архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ или оговоренных в договоре с пользователем (п. 175 Правил 2023 года).

Изменен состав запросов пользователей, исполняемых архивами организаций (п. 178 Правил 2023 года):

  • наряду с запросами социально-правового характера (запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации) и тематическими запросами (запросы о предоставлении архивной информации по определенной проблеме, теме, событию, факту),
  • в архиве организации могут исполняться запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.

Запросы о рассекречивании, также как и запросы социально-правового характера и тематические запросы органов государственной власти и органов местного самоуправления, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий, должны исполняться на безвозмездной основе (п. 182 Правил 2023 года).

Уточнены сроки исполнения запросов, исполняемых на безвозмездной основе (п. 182 Правил 2023 года):

  • запросы социально-правового характера – в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса;
  • тематические запросы органов государственной власти и органов местного самоуправления, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий, – в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации, либо в согласованные с ними сроки;
  • запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, – в сроки, установленные законодательством РФ о государственной тайне.

Также безвозмездно в архиве организации изготавливаются копии архивных документов по запросам социально-правового характера и по заказам государственных органов и местного самоуправления, направленным в целях исполнения ими своих полномочий (п. 197 Правил 2023 года).

На возмездной основе исполняются тематические запросы пользователей, но при этом уточнено «при наличии у организации финансовых, технических и кадровых возможностей». Копирование архивных документов на возмездной основе осуществляется на основании договора (п. 183 и 197 Правил 2023 года).

Связанный материал
Исполнение запросов социально-правового характера
№ 02 / 2019

См. статью «Исполнение запросов социально-правового характера» в № 2’ 2019: сведения о зарплате, стаже могут храниться как у работодателя (в подразделениях либо архиве), так и в архивном учреждении. В этих случаях существуют свои особенности оформления справок, выписок и копий (когда оформляется архивная справка, а когда обычная, в чем их отличие, особенности заверительной надписи). Сколько времени отводится на исполнение запроса. Как составить архивные справки о зарплате, с выборкой специальных выплат, о стаже, в т.ч. льготном, об отпусках, о переименованиях и реорганизациях работодателя (см. примеры)

Связанный материал
Исполнение запросов внешних организаций о предоставлении персональных данных
№ 10 / 2023

См. статью «Исполнение запросов внешних организаций о предоставлении персональных данных» в № 10’ 2023

Правила учитывают развитие информационно-коммуникационных технологий, поэтому предусматривают порядок взаимодействия архива организации с пользователями с помощью официального сайта организации, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, иных государственных информационных систем, по информационно-телекоммуникационным сетям (п. 179, 185, 186, 187, 190 Правил 2023 года).

Например, архивная справка, подготовленная в форме электронного документа, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем, в т.ч. государственных информационных систем, включая федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)», подключенных к инфраструктуре взаимодействия, в порядке, установленном постановлением Правительства РФ от 22.12.2012 № 1382 «О присоединении информационных систем организаций к инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме» (абз. 2 п. 185 Правил 2023 года).

Работа с документами ограниченного доступа

Впервые в Правилах 2023 года, как мы уже указывали выше, затронуты вопросы, относящиеся к работе с документами, являющимися носителями сведений, составляющих государственную тайну, а также содержащими сведения конфиденциального характера.

Доступ к таким архивным документам осуществляется при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение соответствующей информации (сведений), а к документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, – в соответствии с локальными нормативными актами (п. 174 Правил 2023 года).

Глава XV новых Правил посвящена организации работы по оформлению итогов рассекречивания архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.

Работа по рассекречиванию таких документов в государственном органе, органе местного самоуправления, организации осуществляется в соответствии с требованиями законодательства РФ, иных нормативных правовых актов в области защиты государственной тайны.

Факт рассекречивания фиксируется (п. 206 Правил 2023 года):

  • на первичном средстве хранения архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну;
  • в описи дел, документов в графе «Примечания» штампом «Рассекречено» напротив заголовков рассекреченных и частично рассекреченных единиц хранения в описях дел, документов, остающихся на секретном хранении;
  • во внутренней описи единицы хранения, а при ее отсутствии – в листе-заверителе с указанием номеров рассекреченных листов.

В течение 3 месяцев с момента принятия решения о рассекречивании и внесения изменений в учетные документы по результатам проведения рассекречивания на первичных средствах хранения архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, должны быть проставлены штампы «Рассекречено» с указанием номера акта, даты и органа, принявшего решение о рассекречивании (п. 203 Правил 2023 года).

Рассмотрен порядок оформления результатов рассекречивания, если были рассекречены не только все единицы хранения по описи, но и части единиц хранения или один или несколько архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.

Порядок работы с архивными документами, содержащими пометку «для служебного пользования», не выделен в специальную главу, однако в отдельных главах Правил 2023 года содержатся требования, определяющие такой порядок (главы IV, VI, VIII, XV, XVIII).

Так, документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку «Для служебного пользования», а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в государственном органе, органе местного самоуправления, организации путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов. Бумажные отходы передаются в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья. Документ, подтверждающий факт утилизации, прикладывается к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (п. 31 Правил 2023 года).

Порядок оформления обложки дела дополнен указанием пометки «Для служебного пользования» или проставлением грифа ограничения доступа (при наличии) (п. 55 Правил 2023 года).

При формировании положений о проверке наличия документов на бумажной основе с пометкой «Для служебного пользования» были взяты за основу положения постановления Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности» (далее – постановление № 1233), согласно которому проверка наличия указанных документов должна производиться не реже 1 раза в 5 лет (п. 97 Правил 2023 года).

Повторимся, что доступ к архивным документам, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с локальными нормативными актами организации (п. 174 Правил 2023 года).

Уточнено, что перед передачей документов на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив проводится рассмотрение документов на предмет снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения в порядке, установленном постановлением № 1233 (подп. «б» п. 218 Правил 2023 года).

Кроме того, если в организации – источнике комплектования государственного (муниципального) архива создавались документы со сведениями, содержащими гостайну, то в случае истечения сроков ограничения доступа, установленных законодательством РФ, при передаче таких документов на постоянное хранение рассматривается вопрос о рассекречивании их носителей (подп. «а» п. 218 Правил 2023 года).

Работа с электронными документами

Отдельного рассмотрения заслуживают положения новых Правил, касающиеся организации комплектования, хранения и учета электронных архивных документов. В Правилах 2015 года эти положения были «разбросаны» практически по всем разделам, что не создавало единой картины порядка работы с электронными архивными документами (далее – ЭАД).

В Правилах 2023 года, как в нормативном правовом акте, впервые вводится, но не дается раскрытие понятия «электронный архивный документ». Определение будет дано в новом национальном стандарте, разрабатываемом в настоящее время ВНИИДАД, который придет на смену ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», либо в планируемых изменениях Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – в зависимости от того, что будет издано раньше. Тем не менее под ЭАД понимается электронный документ, подписанный электронной подписью вне зависимости от ее вида.

По сравнению с Правилами 2015 года, которые рамочно устанавливали порядок работы с электронными документами, новые Правила более четко обозначают такие вопросы, как:

  • локальное нормативное регулирование работы с электронными архивными документами,
  • функциональные требования к СХЭД,
  • перечень необходимых процессов и процедур обеспечения сохранности ЭАД.

В Правилах 2023 года представлена новая точка зрения на электронное дело как на разновидность дела, которое является «единицей классификации и систематизации документов (по структурному, функциональному, тематическому признакам и срокам хранения, вне зависимости от вида носителя информации) в документальном фонде» (п. 7 Правил 2023 года). «Электронное дело» теперь является скорее способом, набором критериев для систематизации электронных документов на стадии делопроизводства и в архиве, о чем будет сказано ниже.

Каждый документовед или архивист организации рано или поздно сталкивается с тем, на что именно он должен обратить внимание при организации электронной среды управления документами, чтобы не допустить ошибок в хранении и не создать условий для утраты информации в дальнейшем. Правила устанавливают перечень вопросов, подлежащих локальному нормативному регулированию, но не заявляют о какой-либо обязательной форме такого регулирования. Согласно п. 131 Правил 2023 года в организации должны быть определены требования:

  • к обеспечению сохранности электронных архивных документов;
  • к поддержанию юридической значимости в течение установленных сроков хранения;
  • к разграничению прав доступа к электронным архивным документам;
  • к порядку приема-передачи электронных архивных документов;
  • к использованию электронных архивных документов;
  • к использованию электронной подписи при архивном хранении.

Обращаем внимание, что некоторые из требований являются смежными для специалистов документационного обеспечения управления, архива и специалистов сфер информационных технологий, информационной безопасности. Разработчики выражают надежду на достижение взаимопонимания между всеми сторонами, участвующими в процессе цифровизации архивного дела в организациях, т.к. Правила 2023 года обязывают организации использовать специальные информационные системы хранения электронных документов – СХЭД (п. 4 и 132 Правил 2023 года). Без СХЭД полноценное обеспечение процессов приема-передачи, хранения ЭАД и их использование невозможно.

Связанный материал
Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД
№ 12 / 2020

См. статью «Вступили в силу новые Типовые функциональные требования к СЭД» в № 12’ 2020. Для кого обязательны новые Требования? Что будет, если эксплуатируемая в организации СЭД им не соответствует? Перечислили основные функции, которые должны быть реализованы в СЭД и СХЭД

Связанный материал
Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта (часть 1)
№ 01 / 2021

См. статью «Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта» в № 1’ 2021

Связанный материал
Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта (часть 2)
№ 02 / 2021

См. статью «Новые Типовые функциональные требования к СЭД и СХЭД – мнение эксперта» в № 2’ 2021

Связанный материал
Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД
№ 01 / 2021

См. статью «Проблемы долговременного хранения электронных документов, не решенные в новых Требованиях к СЭД» в № 1’ 2021

Правила 2023 года (п. 143), все так же как и Правила 2015 года, предусматривают использование физически обособленных носителей с некоторыми оговорками, однако содержат рекомендацию проводить по возможности их миграцию в СХЭД. Таким образом, требования сосредоточены на корректной автоматизации архивных процессов (в первую очередь для ЭАД, во вторую – для поддержки работы с документами на бумажном носителе) и предъявляют ряд уже апробированных в ТФТ требований к функциональному и информационному обеспечению таких систем во всех организациях. В целом функциональные требования указаны в новых Правилах в общем ключе (п. 137), поэтому каждая организация должна самостоятельно, не противореча Правилам 2023 года, очертить необходимый набор действий в рамках реализации каждой функции при создании или модернизации СХЭД.

Пунктом 141 новых Правил установлен формат архивного хранения, т.е. требования к составу файлов электронного архивного документа и к составу информации об ЭАД для ее использования в целях учета, поиска, анализа данных и др. Требования к составу файлов соответствуют большинству уже установленных другими государственными органами требований к документированию.

Кроме общих требований к формату ЭАД новые Правила устанавливают формат баз данных (п. 142). Также в главе XII указаны требования к формату электронных аудиовизуальных документов (п. 165).

Более подробно, чем в Правилах 2015 года, описана процедура проведения конвертации (перевода электронных документов в новые форматы) (п. 154–156 Правил 2023 года) в том случае, когда исходный формат файлов не соответствует требуемому Правилами.

По сравнению с Правилами 2015 года, с учетом положений Правил работы госархивов 2020 года и Правил НТД 2020 года, были уточнены новые требования к учету ЭАД и предложена новая форма описи электронных документов, которая охватывает сразу несколько уровней учета:

  • электронное дело как оно было сформировано в делопроизводстве;
  • электронный документ и файл электронного документа.

Последний уровень описания, включающий состав и учетные характеристики каждого файла, приводится в реестре файлов электронного документа, который может составляться исключительно в электронной форме, но в обязательном порядке является неотъемлемой структурной частью описи электронных документов.

При этом традиционным остается порядок составления описей структурных подразделений для контроля процессов приема-передачи ЭАД и формирования на их основании годовых разделов описей электронных документов.

Большинство действий с ЭАД предполагаются к выполнению в автоматизированном виде, при этом в новых Правилах отдельно описаны особенности выполнения процедур:

  • приема-передачи ЭАД на архивное хранение (п. 143–145, 147–149);
  • обеспечения сохранности ЭАД, включая требования к проведению их проверки наличия и состояния, конвертацию и миграцию (п. 151–157).

Обновление учетных форм, утвержденных в виде приложений

Правила 2023 года содержат 31 приложение (в Правилах 2015 года их 30) в виде учетных форм, которые в тексте правил указаны в качестве рекомендуемого образца. Таким образом, используя предлагаемые учетные формы, организация может дополнять их исходя из практики своей деятельности, состава и содержания работ по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организации.

Практически все учетные формы, приложенные к Правилам 2015 года, претерпели хоть небольшие, но определенные изменения, которые касаются уточнения процессов работы с документами в организации. Например:

  • в акте о выделении к уничтожению (архивных) документов, не подлежащих хранению, слово «архивных» указано в скобках, т.к. акт может составляться и на документы, не отобранные для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
  • как уже отмечалось, изменена и рекомендуется к применению форма описи электронных документов, которая дополнена реестром файлов.

В качестве рекомендуемых образцов представлены новые учетные формы:

  • акт приема-передачи архивных документов в организацию, осуществляющую деятельность по хранению документов (приложение № 27);
  • акт конвертации электронных архивных документов (приложение № 28);
  • акт приема-передачи документов организации при смене руководителя, ответственного за организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов (приложение № 31).

В заключение отметим, что в настоящей статье мы указали лишь основные изменения, внесенные в порядок работы архивов организаций. Разработчики стремились сделать новые Правила полезными и удобными для практического применения в работе.

Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязателен? Что про оформление приказа надо конкретизировать в ЛНА?

Являются ли положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 обязательными? Если нет, то можно ли заложить иные правила оформления организационно-распорядительных документов в локальном нормативном акте организации? Как документировать добровольное присоединение организации к стандарту? Что в этом случае необходимо детализировать в Инструкции по делопроизводству организации об оформлении документов? Объясняем на примере приказов и распоряжений. Вопросы читателя стали поводом для подробного разбора этой интересной темы.

Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года (часть 2)

Продолжаем комментировать отдельные положения «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования... архивных документов... в... организациях», утвержденных Росархивом в 2023 г. Разбираемся в сложных и неоднозначных положениях правил – предупреждаем, где применять их надо особенно внимательно. Из второй части статьи, которая публикуется в этом номере журнала, вы узнаете об изменениях в расчете площади архивохранилища, необходимой для размещения архивных документов; о разрешенных к использованию лампах; об упущениях в назначении периодичности проверок наличия и состояния документов с ограниченным доступом; об изменении состава обязательных и вспомогательных учетных документов архива; почему формы документов имеют статус «рекомендуемый образец» и как это сказывается на их применении; о нелогичности формы описи электронных документов; о «частичном отказе» новых Правил от понятия «контейнер электронных документов»; о гибридных делах.

Как учитывать и хранить «гибридные» дела

В новых архивных Правилах 2023 года появилась целая глава, посвященная работе с «гибридными» делами (включающими одновременно и бумажные, и электронные документы). За разъяснениями по ее применению мы обратились к разработчикам новых Правил – во ВНИИДАД. Из статьи вы узнаете, в какой том «гибридного» дела что следует включать. Как отражать такие дела в номенклатуре дел, а также в описях бумажных и электронных дел при их передаче на архивное хранение. Как делать «перекрестные» ссылки в описях, чтобы легче было находить разные тома одного «гибридного» дела. Как в описи отражать электронные подлинники и скан-копии документов. Когда может потребоваться оцифровка бумажных подлинников и, наоборот, распечатка электронных оригиналов. Наличие электронного фонда пользования для бумажных подлинников не приводит автоматически к формированию «гибридного» дела. Как появление закона о замещающем сканировании может повлиять на судьбу «гибридных» дел.

Ассортимент действующих стандартов по управлению электронными документами

Предлагаем вам справочный материал по действующим отечественным стандартам. Вы увидите, какие ГОСТы можно использовать уже сейчас: для обеспечения долговременной сохранности электронных документов в информационной системе; для конвертации документов из одного формата в другой и для миграции из одной программно-аппаратной среды в другую; для обмена электронными сообщениями между разными СЭД; для цензурирования информации при ее раскрытии, чтобы соблюсти конфиденциальность и др. Все 8 описываемых ГОСТов являются адаптированным переводом международных разработок и содержат лучший мировой опыт.

К документам какого года применять новый Перечень со сроками хранения

18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как учитывать и хранить «гибридные» дела

В новых архивных Правилах 2023 года появилась целая глава, посвященная работе с «гибридными» делами (включающими одновременно и бумажные, и электронные документы). За разъяснениями по ее применению мы обратились к разработчикам новых Правил – во ВНИИДАД. Из статьи вы узнаете, в какой том «гибридного» дела что следует включать. Как отражать такие дела в номенклатуре дел, а также в описях бумажных и электронных дел при их передаче на архивное хранение. Как делать «перекрестные» ссылки в описях, чтобы легче было находить разные тома одного «гибридного» дела. Как в описи отражать электронные подлинники и скан-копии документов. Когда может потребоваться оцифровка бумажных подлинников и, наоборот, распечатка электронных оригиналов. Наличие электронного фонда пользования для бумажных подлинников не приводит автоматически к формированию «гибридного» дела. Как появление закона о замещающем сканировании может повлиять на судьбу «гибридных» дел.

Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота

Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.