Заявления – основания к приказам
Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?
Дело является единицей классификации и систематизации документов по определенным признакам и срокам хранения в документальном фонде организации. Носитель документов является принципиальным для учета дел в делопроизводстве и связан со спецификой обработки документов, поэтому дела в делопроизводстве разделяются:
Слово «гибридное» из этого понятия является скорее разговорным, нежели нормативным, и описывает любую ситуацию, в которой организации пришлось внести в номенклатуру дел и сформировать дело, включающее как бумажные, так и электронные документы, руководствуясь определенными классификационными признаками и сроками хранения, но не носителем информации.
Первое описание понятия «гибридных» дел нашло отражение в п. 6.26 Правил делопроизводства в органах государственной власти, местного самоуправления 2019 года, которые до сих пор действуют:
Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71)
6.26. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.
В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23, 6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.
Эти Правила делопроизводства обязательны для исполнения только органами государственной власти и местного самоуправления.
При этом абсолютно для всех отечественных организаций обязательны обновленные Правила архивов организаций 2023 года 1. В них есть глава XI «Подготовка дел, содержащих документы на бумажном носителе и электронные документы к передаче в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов)» (мы процитировали ее далее), которая целиком посвящена тому, что в Правилах делопроизводства называется «гибридными» делами. В отличие от порядка, установленного только для органов власти, Правила архивов организаций 2023 года не содержат положения, запрещающего распечатку электронных документов и включение их копий в том на бумажном носителе, оставляя организациям право самостоятельно определять принцип формирования томов для «гибридных» дел.
Также стоит упомянуть статьи работников ВНИИДАД, разработчиков Правил архивов организаций 2023 года О.В. Ударовой и А.Г. Бороздиной, где тема «гибридных» дел поднималась ранее: «Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года» 2 и «Специфика организации хранения и учета “гибридных” дел» 3.
См. статью «Что изменилось в Правилах работы архивов организаций по сравнению с Правилами 2015 года» в № 11’ 2023
См. 2-ю часть статьи «Комментарий специалиста к нововведениям Правил для архивов организаций 2023 года» в № 3’ 2024
Основным отличием в механизме группировки документов в «гибридные» дела является разделение документов такого дела на тома по видам носителя.
В номенклатуру дел организации (см. отметки «1» и «2» в Примере 1 4) тома «гибридного» дела включаются под одним индексом и заголовком дела и обладают одним сроком хранения. Это происходит на этапе формирования дел в делопроизводстве. В примечании указывается, к какому виду носителя относится каждый из томов (в Примерах 1–3 цифрой «1» мы обозначаем электронные тома «гибридного» дела, а цифрой «2» – бумажные).
См. статью «Как изменились формы номенклатуры дел» в № 11’ 2023
См. статью «Разбиваем дело на тома» в № 3’ 2024
Как исполнять и хранить полученные организацией скан-копии документов? Ответ см. в № 3’ 2024
Какой из томов «гибридного» дела будет электронным? Раньше, пока действовали только Правила делопроизводства 2019 года, это определяли по ситуации – электронный том мог быть:
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?
Показываем «+» и «–» нескольких вариантов включения переходящих дел в описи дел: по году заведения дела, по году завершения дела, если дело обнаружено гораздо позже. Примеры оформления комментируем детально, алгоритм действий объясняем пошагово. В новых Правилах работы архивов организаций, утвержденных Росархивом в 2023 году, ничего не сказано о том, как описывать переходящие дела, и потому возможны вариации. Нам остается ориентироваться на принцип действия, сформулированный в Методических рекомендациях к предыдущим Правилам 2015 года, а еще можно воспользоваться региональными методическими разработками.
Какие требования к составу сведений на титульном листе описи дел предъявляют архивные Правила 2023 года? Кстати, образца его оформления там нет, его показываем мы, опираясь на рекомендации ГОСТ Р 7.0.97-2016. Какие дополнительные сведения стоит включить в титульный лист описи, чтобы облегчить поиск информации в архиве? Стоит ли оформлять его к каждому годовому разделу описи? Все предлагаемые варианты мы иллюстрируем примерами.
Веду архив в организации, и у меня возник вопрос касательно персональных данных. Включаем ли мы персональные данные (скан паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака и т.д.) в дело, если это документы опекаемых или опекунов?
18.02.2020 вступил в силу новый Перечень документов со сроками хранения. Что нужно сделать с номенклатурой дел на 2020 год до конца текущего года? По какому Перечню (новому или старому) определять сроки хранения документов, созданных до вступления в силу нового Перечня, но включаемых в опись на передачу в архив либо в акт о выделении к уничтожению сейчас – после 18.02.2020? Ответы на эти вопросы даны со ссылками на нормативные документы
С необходимостью что-нибудь когда-нибудь уничтожить сталкивалась каждая организация. В данной статье мы расскажем о порядке проведения этой процедуры, а также о способах ее документального подтверждения. Как назначить экспертную комиссию и провести экспертизу ценности документов? Как провести архивную обработку документов, выбранных для списания и уничтожения? Как оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел? В каких случаях к нему необходимо приложить накладную и акт об уничтожении документов? Как меняется комплект оформляемых документов, если вы прибегаете к услугам сторонней организации? Когда и как оформляется акт об уничтожении испорченных бланков документов? Какие способы уничтожения применяют для бумажных и электронных документов?
Проследим преемственность учетно-справочных данных – покажем, как они «перетекают» из номенклатуры дел в описи дел и на обложку дела, как заполняются книга учета поступления и выбытия дел, лист фонда, список фондов и реестр описей дел. Сначала покажем стандартный вариант учета дел в архиве, установленный новыми архивными Правилами 2023 года, а потом разберем, как можно действовать в нестандартных ситуациях. В этом номере журнала читайте 1 часть подробной статьи, где мы разберем заполнение итоговой записи к номенклатуре дел, описи дел и обложки дел – то, что получается «на выходе» по окончании делопроизводственного года.
Обращаем ваше внимание на корректировку обеих форм номенклатуры дел (сводной по организации и структурного подразделения) в новых архивных Правилах 2023 года по сравнению с формами, утвержденными аналогичными Правилами 2015 года. Есть как незначительные, так и существенные изменения, которые важно учитывать, особенно при составлении итоговой записи к номенклатурам дел, начиная с 2023 года.