Top.Mail.Ru
При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.
Вопрос в тему
Куда: delo@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Прошу помощи в нумерации томов дела. Например, дело 14 том 1 сформирован, следом формируется том 2, потом 3, и так по некоторым делам их уже 23 тома. В номенклатуре дел на следующий год мы зафиксировали дело 14, том 23. Это сквозная нумерация дел с 2007 года. Коллеги считают, что так неправильно.

Следует делать иначе. После «закрытия» тома 1 необходимо было открыть 2-й и последующие тома, закрыть их все в конце года, даже если в последнем томе мало листов. А на следующий год надо опять формировать дело начиная с тома 1.

Помогите разобраться, как нумеровать тома.

Чтобы не спорить с коллегами, опирайтесь на действующую нормативно-методическую базу:

  • рекомендуем обратить внимание на правила разработки номенклатуры дел и формирования дел, которые в настоящее время наилучшим образом изложены в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12.2000 № 199; далее – Методические рекомендации);
  • роль номенклатуры дел в формировании и систематизации документального и архивного фондов организации подчеркивается и новыми Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77; далее – Правила архивов организаций 2023 года; см. разделы II, IV). Данный документ обязателен для всех организаций.

Учитывайте также, что документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения формируются в дела общим объемом не более 250 листов и толщиной корешка дела не более 4 см (п. 51 Правил архивов организаций 2023 года). Для каждого тома дела соблюдаются те же пределы.

Если срок хранения документов...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Сколько хранить проекты документов и листы согласования к ним

Несколько противоречивая формулировка в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления приводит к тому, что некоторые организации длительно хранят не только подписанный документ, но и все его рабочие проекты с листами согласования, даже когда этого не требуется. Объясняем, как делать правильно: какие рабочие проекты надо хранить столько же, сколько подлинники, а какие нет; как оба эти варианта отразить в номенклатуре дел. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Заявления – основания к приказам

Нужно ли хранить заявления – основания к приказам в деле вместе с приказами? Каким нормативным документом регулируется этот вопрос?

Полная обработка дела: подготовка к длительному хранению в архиве

Какие категории дел подлежат полной технической обработке. Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела. Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.

Как учитывать и хранить «гибридные» дела

В новых архивных Правилах 2023 года появилась целая глава, посвященная работе с «гибридными» делами (включающими одновременно и бумажные, и электронные документы). За разъяснениями по ее применению мы обратились к разработчикам новых Правил – во ВНИИДАД. Из статьи вы узнаете, в какой том «гибридного» дела что следует включать. Как отражать такие дела в номенклатуре дел, а также в описях бумажных и электронных дел при их передаче на архивное хранение. Как делать «перекрестные» ссылки в описях, чтобы легче было находить разные тома одного «гибридного» дела. Как в описи отражать электронные подлинники и скан-копии документов. Когда может потребоваться оцифровка бумажных подлинников и, наоборот, распечатка электронных оригиналов. Наличие электронного фонда пользования для бумажных подлинников не приводит автоматически к формированию «гибридного» дела. Как появление закона о замещающем сканировании может повлиять на судьбу «гибридных» дел.

Полная обработка дела: подготовка к длительному хранению в архиве

Какие категории дел подлежат полной технической обработке. Как отсортировать документы внутри дела, что изымать. Как пронумеровать листы дела (в т.ч. вложения в конвертах) и заполнить лист-заверитель дела. Как составить внутреннюю опись документов дела и для каких дел она, действительно, нужна. Что делать, если обнаружена пропажа какого-то документа. Как оформить лист использования документов. В какие дела стоит вложить пустой лист сразу после обложки. Как оформить обложку дела. Как заполнить поле номер дела на обложке, в листе-заверителе и во внутренней описи дела. Где указывается индекс дела по номенклатуре, а где архивный шифр, включающий номер дела по описи.

Как учитывать и хранить «гибридные» дела

В новых архивных Правилах 2023 года появилась целая глава, посвященная работе с «гибридными» делами (включающими одновременно и бумажные, и электронные документы). За разъяснениями по ее применению мы обратились к разработчикам новых Правил – во ВНИИДАД. Из статьи вы узнаете, в какой том «гибридного» дела что следует включать. Как отражать такие дела в номенклатуре дел, а также в описях бумажных и электронных дел при их передаче на архивное хранение. Как делать «перекрестные» ссылки в описях, чтобы легче было находить разные тома одного «гибридного» дела. Как в описи отражать электронные подлинники и скан-копии документов. Когда может потребоваться оцифровка бумажных подлинников и, наоборот, распечатка электронных оригиналов. Наличие электронного фонда пользования для бумажных подлинников не приводит автоматически к формированию «гибридного» дела. Как появление закона о замещающем сканировании может повлиять на судьбу «гибридных» дел.

Сколько хранить проекты документов и листы согласования к ним

Несколько противоречивая формулировка в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления приводит к тому, что некоторые организации длительно хранят не только подписанный документ, но и все его рабочие проекты с листами согласования, даже когда этого не требуется. Объясняем, как делать правильно: какие рабочие проекты надо хранить столько же, сколько подлинники, а какие нет; как оба эти варианта отразить в номенклатуре дел. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!