Прошу помощи в нумерации томов дела. Например, дело 14 том 1 сформирован, следом формируется том 2, потом 3, и так по некоторым делам их уже 23 тома. В номенклатуре дел на следующий год мы зафиксировали дело 14, том 23. Это сквозная нумерация дел с 2007 года. Коллеги считают, что так неправильно.
Следует делать иначе. После «закрытия» тома 1 необходимо было открыть 2-й и последующие тома, закрыть их все в конце года, даже если в последнем томе мало листов. А на следующий год надо опять формировать дело начиная с тома 1.
Помогите разобраться, как нумеровать тома.
Чтобы не спорить с коллегами, опирайтесь на действующую нормативно-методическую базу:
Учитывайте также, что документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения формируются в дела общим объемом не более 250 листов и толщиной корешка дела не более 4 см (п. 51 Правил архивов организаций 2023 года). Для каждого тома дела соблюдаются те же пределы.
Если срок хранения документов...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Подскажите, пожалуйста, как лучше прошивать зачетную книжку в личном деле студента, учитывая то, что зачетка в твердой обложке и имеет скобы (они вклеены в обложку). Делать копию и прошивать со всеми листами?
Какие документы включать в личное дело гражданского служащего? В каком порядке? Какие обязанности есть у кадровой службы по ведению личных дел? Правила оформления личных дел служащих: когда и по какой форме составлять внутреннюю опись документов личного дела (есть региональная специфика); когда ознакамливать человека с его личным делом и как это документировать; как нумеровать листы и заполнять лист-заверитель дела; пример обложки личного дела. Как регистрировать (нумеровать) личные дела? Когда их надо «закрывать»? Сколько лет хранить после увольнения? И сколько лет держать дела в кадровой службе (есть отличие от общего правила)? Когда они могут быть переданы в другую организацию (вместо сдачи в свой архив)? Обращаем ваше внимание на сложные моменты, связанные с разношерстностью нормативного регулирования данной работы в федеральных правилах и на региональном уровне.
Показываем алгоритм действий и образцы документов: запроса на передачу личного дела, сопроводительного письма, акта приема-передачи, внесения изменений на обложку личного дела, полученного с предыдущего места службы. Разбираемся в «недомолвках» нормативной базы: что значит продолжение ведения личного дела по новому месту службы? Сколько лет хранить личное дело в кадровой службе после увольнения? В каком виде его передавать на новое место службы? А если госслужащий уходит работать в коммерческий сектор?
Работаем с организацией, где было порядка 10 000 личных дел уволенных работников. Но была еще одна проблема: часто уволенные сотрудники возвращались и вновь устраивались на работу. Тогда кадровая служба забирала дело такого работника из архива и продолжала его вести. Как вносить данное дело в опись? Делить его или нет?
В организации основания к приказам по личному составу группируются вместе с приказами. Необходимо ли при подшивке и описании дел разделять это дело?
Подскажите, пожалуйста, как лучше прошивать зачетную книжку в личном деле студента, учитывая то, что зачетка в твердой обложке и имеет скобы (они вклеены в обложку). Делать копию и прошивать со всеми листами?
Какие документы включать в личное дело гражданского служащего? В каком порядке? Какие обязанности есть у кадровой службы по ведению личных дел? Правила оформления личных дел служащих: когда и по какой форме составлять внутреннюю опись документов личного дела (есть региональная специфика); когда ознакамливать человека с его личным делом и как это документировать; как нумеровать листы и заполнять лист-заверитель дела; пример обложки личного дела. Как регистрировать (нумеровать) личные дела? Когда их надо «закрывать»? Сколько лет хранить после увольнения? И сколько лет держать дела в кадровой службе (есть отличие от общего правила)? Когда они могут быть переданы в другую организацию (вместо сдачи в свой архив)? Обращаем ваше внимание на сложные моменты, связанные с разношерстностью нормативного регулирования данной работы в федеральных правилах и на региональном уровне.
Несколько противоречивая формулировка в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления приводит к тому, что некоторые организации длительно хранят не только подписанный документ, но и все его рабочие проекты с листами согласования, даже когда этого не требуется. Объясняем, как делать правильно: какие рабочие проекты надо хранить столько же, сколько подлинники, а какие нет; как оба эти варианта отразить в номенклатуре дел. Поводом для статьи стал вопрос читателя.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
