Можно оформить одним приказом отпуск и возложение обязанностей отсутствующего на другого работника? Какие документы-основания должны быть? Сколько все это хранить? Ответы в № 3’ 2025
Необходимо дополнительно проанализировать, как ведутся личные дела работников, какой состав документов включается в них, нет ли избыточного хранения (в нарушение законодательства о персональных данных), есть ли утвержденный регламент ведения личных дел работников. Например, заявление о приеме на работу (документ стал необязательным еще с 01.02.2002) может быть сформировано в личное дело вместе с копией приказа о приеме (тоже стал не обязательным, правда, относительно недавно – с 22.11.2021) и подлинником трудового договора. А договор о материальной ответственности работника может формироваться в дело отдела бухгалтерско-финансовой работы. Кроме того, протоколы аттестационных и квалификационных комиссий, на основании которых работнику присваивается квалификация, разряд, он аттестовывается и рекомендуется к переводу на другую должность / профессию и пр., формируются отдельно, а в состав личных дел включаются копии или выписки из протоколов, касающиеся конкретного работника.
Рекомендуем опыт лучших практик, подкрепленный действующим Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; далее – Перечень 2019 года). Статья 434 устанавливает одинаковый срок хранения:
Поэтому при формировании дел с приказами по личному составу, имеющими срок хранения 50 / 75 лет (ст. 434 а), все документы – основания к ним, которые не должны включаться в состав личного дела в соответствии с регламентом ведения личных дел и которые «остаются» (их должно быть совсем немного), формируются в дело вместе с приказом. Таким образом обеспечивается юридический смысл хранения документов – оснований в течение того же срока, что и срок приказов по личному составу, т.к. приказ + основание для его издания дают обоснование отраженного в приказе решения исчерпывающим образом.
В заголовке единицы хранения в описи дел необходимо отразить наличие в деле с приказами документов – оснований для их издания, например:
«Приказы №№ 1лс – 154 лс по личному составу (прием, перемещение, совмещение, совместительство, перевод, увольнение, оплата труда, поощрение, изменение персональных данных, отпуска по уходу за ребенком, по беременности и родам, отпуска без сохранения заработной платы) и документы к ним».
Практичным является формирование документов – оснований и в дело с приказами по личному составу, имеющими 3-х и 5-летний сроки хранения. Потому что в связи с истечением сроков хранения и приказы, и основания к ним выделяются к уничтожению по акту одновременно.
Путаница и вопросы до сих пор возникают по нескольким причинам. В предыдущем Перечне (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558) был иной подход, чем в ныне действующем Перечне 2019 года. Раньше документы – основания к приказам по личному составу имели срок хранения 5 лет (ст. 665), поэтому их следовало формировать в отдельные дела, а не вместе с приказами. В Перечне 2019 года подход изменили: документы – основания и сами приказы по личному составу теперь должны храниться одинаковый срок. Поэтому большинство организаций сейчас может формировать их как в общее, так и в разные дела.
Но надо обращать внимание на всю нормативную базу, для некоторых сфер деятельности могут устанавливаться «дополнительные рамки». Например, в Правилах делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71) прямо сказано: «6.24. Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы – основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело» (кто-то может настаивать, что здесь имеются в виду не кадровые приказы, но написано без такой оговорки). Это действующий документ, хотя и принятый до Перечня 2019 года. Но после данного Перечня вышли Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 25.12.2020 № 199), где в Приложении № 16 данное правило подтверждено: «Документы – основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело». Кроме того, для таких учреждений существует обязательный порядок ведения личных дел, куда складываются в т.ч. основания к приказам по личному составу. То есть уже на этапе формирования дел приказы и основания к ним группируются в раздельные дела.
В некоторых регионах архивные учреждения ставят под сомнение необходимость передачи в архив оснований к приказам по личному составу. Заметьте, что в «Методических рекомендациях по работе с документами по личному составу в государственных и муниципальных архивах, архивах организаций» (Росархив, ВНИИДАД, 2018 год) сказано: «Документы, явившиеся основанием для издания приказа и не вошедшие в личные дела, формируются в отдельные дела». Лучше заранее обсудить данный вопрос с вашим куратором из архивного учреждения, так легче будет прийти к взаимопониманию, чтобы зря не проводить трудоемкую работу по переформированию дел.
Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться
Подскажите, пожалуйста, каков срок хранения приказа на дополнительный день отдыха для донора крови.
В дело сформированы документы, созданные на бумаге формата А3. А поскольку папка-обложка имеет формат А4, то «не влезающие» в папку края документов складывались таким образом, чтобы документ привести к формату А4. В результате толщина дела получилась более 6 сантиметров. Неужели надо расшивать?
Почему некоторые специалисты и руководители считают, что не нужно нумеровать пункт приказа о контроле его исполнения, если его оставляет за собой руководитель, подписавший приказ? Откуда пошло данное заблуждение? И как аргументировать необходимость нумерации? Цитируем правила и показываем примеры, закрепленные в нормативных и методических документах (объясняя логику «развития событий»). Как грамотно формулировать пункт о контроле исполнения приказа, если он остается за руководителем и если делегируется иному лицу, – какие есть варианты. Поводом для данной статьи стал вопрос нашего читателя.
Объясняем правила группировки документов в дела, а также даем «адреса» их нахождения в нормативных и методических документах. Показываем критерии, по которым документы могут объединяться в одно дело, и как их отражать в заголовке дела. Как заголовок дела из номенклатуры дел трансформируется в заголовок единицы хранения в описи дел: в каком порядке располагать элементы, как уточнить заголовок при разбивке дела на тома, когда и как добавлять аннотацию.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Чтобы внести изменения в ранее изданный приказ либо утвержденный им документ, нужно правильно указать не только суть корректировки, но и ее место дислокации. Предлагаем вам разобраться на примерах с исключением, дополнением, изложением в новой редакции абзацев, пунктов, подпунктов, приложений, фрагментов таблиц. Мы объясняем, когда документ лучше корректировать, а когда издавать новый с отменой старого; как заменить старое приложение новым; как указывать приложения приложений. Вас ждут оптимальные формулировки для различных ситуаций, систематизированные в таблицах, а также образцы целых приказов: о внесении изменений (т.е. актуализации старого документа) либо введении в действие новой версии организационного документа.
Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа). Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.
В этом номере журнала читайте 1 часть статьи, чтобы узнать: какие формы приказа о прекращении трудового договора можно использовать? как разработать свою? какие статистические коды можно задействовать? когда рядом с полным наименованием работодателя надо указывать сокращенное? как можно сократить длинное наименование документа из унифицированной формы № Т-8 Госкомстата РФ «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнение)»? как правильно заполнять даты издания приказа, увольнения работника и его ознакомления с этим документом? как в форму № Т-8 Госкомстата РФ вписывать сведения о факте прекращения трудового договора и увольнении, как при этом понимать фразу «ненужное зачеркнуть»?
Раздел не найден.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
