Служебные записки и протоколы как основания к приказам

Читатель, который задал этот вопрос, прислал также примеры текста приказов, которые он описывает:

Приказы, в соответствии с которыми работники привлекаются к работе в выходные дни, относятся к приказам по основной деятельности, а не к приказам по личному составу. К личному составу относятся только те приказы и распоряжения, в которых фиксируются управленческие решения (прием, перевод, увольнение и др.), касающиеся конкретных работников. Состав их определен в ст. 434 Перечня 2019 года¹.

Нормативными документами не установлено, как хранить служебные записки – основания для издания таких приказов, так же как не установлено, хранить их вместе с приказами или отдельно. Единственное, что есть в нормативных документах, – это сроки хранения документов, упоминаемых автором вопроса:

• приказы и распоряжения по основной деятельности хранятся постоянно, при этом сделано исключение – в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, они хранятся до ликвидации организации (ст. 19 Перечня 2019 года);
• служебные записки структурных подразделений по основной (профильной) деятельности – 5 лет ЭПК (ст. 47 того же Перечня 2019 года);
• протоколы (вероятнее всего, речь идет о протоколах совещаний у руководителя организации) хранятся постоянно (ст. 18 Перечня 2019 года) или 5 лет, если они касаются оперативных вопросов.

Тот факт, что приказы и служебные записки имеют разные сроки хранения, говорит о том, что эти документы следует формировать в разные дела. Так установлено архивными Правилами 2023 года², где в подп. «а» п. 49 сказано буквально следующее: «документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела». Однако любой архивист знает, что, если мы включаем в одно дело документы с разными сроками хранения, – это может быть продиктовано производственной целесообразностью, тогда всему делу присваивается наибольший срок хранения. Таким образом, если нам удобно в текущей работе, чтобы служебные записки – основания к приказам хранились вместе с приказами, мы можем это делать. При этом нужно учитывать, что это создаст дополнительную работу при подготовке дел с приказами для передачи в архив организации, т.к. служебные записки из таких дел придется удалить, поскольку для дальнейшего хранения и использования они ценности не представляют.

Несколько иная ситуация с протоколами совещаний. Поскольку совещания проводятся регулярно, их протоколы формируются в отдельное дело (в дело с приказами они не включаются).

Уместно ли ссылаться на эти документы в констатирующей части приказа? Конечно, да. Но вопрос в том, как это лучше сделать. Как известно, в констатирующей части приказа указываются основания для его издания, но основания могут быть разными: от законов до служебных записок и протоколов (это сказано в вопросе читателя). Обоснованием может быть необходимость принятия решений в сложившейся ситуации.

В ситуации, о которой говорится в вопросе читателя журнала, приказ следует составить следующим образом (отталкиваемся от примера приказа, приведенного в вопросе читателя):

Если основанием для издания приказа является протокол заседания, то констатирующая часть оформляется так, как в примере, приведенном читателем. Начинать ее можно фразой «в соответствии» или «на основании».