Ответы на вопросы читателей

Был разработан локальный нормативный акт организации. Как корректно назвать приказ: «О введении в действие» или «Об утверждении и введении в действие»?

Согласно приказу введен в действие Единый реестр шаблонов предприятия (в него включены, например, шаблон приказа, исходящего письма, должностной инструкции, локального нормативного акта и др.). В организационно-распорядительном документе также указано, что порядок разработки, утверждения и корректировки указывается в приложении к приказу. Статус «Шаблон» документ получает только на основании регистрации в Едином реестре шаблонов. При этом в приказе ничего не указано о статусе таких шаблонов. Просим разъяснить, какой статус будут носить такие шаблоны: обязательный, добровольный или рекомендательный? Если, например, работник возьмет за основу шаблон должностной инструкции и включит пункты, которые отсутствуют в нем, то будет ли это являться отступлением от требований в использовании шаблона?

Какие должности надо указывать в документах без учета женского рода их обладателя, т.е. всегда в мужском роде?

Компания отправила по почте уведомление о заключении трудового договора с иностранным гражданином, имеющим вид на жительство в России. Письмо вернулось, потому что истек срок хранения, а в отчете об отслеживании отправления указано «неудачная попытка вручения». Что необходимо сделать? Нужно ли отправлять уведомление о заключении трудового договора повторно?

Организация направила нам документ с грифом «Для служебного пользования». Сам документ на 3 листах, на нем проставлен гриф. А приложения к нему на 28 листах (две таблицы) грифа не имеют. Как правильно расценивать приложения? Они тоже подпадают под гриф ограничения доступа, хоть он на них не проставлен, или приложения не являются документами ДСП?

Наша компания крупная, у генерального директора много заместителей по определенным направлениям. В организацию зачастую поступают документы, адресованные двум должностным лицам компании. Например, двум заместителям, когда в одном письме затрагиваются вопросы, которые курируют эти руководители. Соответственно, документ передается на рассмотрение и тому, и другому руководителю. Таким образом, один и тот же документ будет иметь две резолюции, как правило, с указанием разных исполнителей и разными сроками исполнения (ведь у каждого руководителя свое видение). А иногда фамилии исполнителей частично совпадают у обоих руководителей. К тому же документы с резолюциями от двух руководителей могут выйти не одновременно, т.к. один из руководителей может отсутствовать на рабочем месте, например находиться в командировке. От второго руководителя резолюция может выйти позже, чем от первого. На какую резолюцию необходимо опираться при направлении документа на исполнение и постановке на контроль, ведь служба делопроизводства не может игнорировать ни одну, ни другую резолюцию? Но и ставить одному и тому же документу разные сроки исполнения абсурдно, равно как и направлять на исполнение в разные отделы.

Необходимо списать документы из библиотечного фонда технической библиотеки организации. Есть постоянно действующая экспертная комиссия по экспертизе ценности документов, образующихся в процессе деятельности всех подразделений предприятия. Возможно ли издать приказ, который утвердит временную экспертную комиссию по экспертизе ценности документов библиотечного фонда ввиду его специфики?

В нашей организации с целью сокращения количества документов пункт об исполнении обязанностей включен в приказ на отпуск или командировку. В таком случае приказ об отпуске или командировке нужно хранить постоянно?