Описываем общий порядок работы. Как номенклатура дел в конце года на следующий год разрабатывается, согласовывается и утверждается. Сколько подлинных экземпляров оформляется и где они хранятся. Что рассылается по подразделениям. Что такое рабочий экземпляр номенклатуры, какие изменения в течение года в нем отражаются от руки. Зачем и как оформляется дополнение к номенклатуре дел по истечении года (на основе правок, накопленных в рабочих экземплярах номенклатуры дел). Отдельно разбираем актуальный вопрос: как отразить массовые изменения в номенклатуре дел, вызванные вступлением в силу нового Перечня документов со сроками хранения после ее утверждения? Есть вероятность такого сценария для номенклатуры дел на 2027 год, т.к. новый типовой Перечень управленческих документов ожидают в конце 2026 – начале 2027 года. Попутно вспоминаем, какие разъяснения на этот счет давал Росархив для номенклатур дел на 2020 год (когда новый Перечень вступил в силу в середине февраля 2020 года).

Отдел кадров ежегодно накапливает документы с истекшими сроками хранения (характеристики, справки, отчеты, переписка, графики, некоторые заявления и приказы и пр.). Их нельзя просто выбросить – уничтожение должно быть оформлено актом о выделении к уничтожению, согласовано с экспертной комиссией и утверждено руководителем. В статье рассказываем, как составить, согласовать и утвердить такой акт для кадровых документов, какие формы использовать, как отразить в нем россыпь черновиков и проектов, как действовать, если кадровые документы переданы на депозитарное хранение в сторонний коммерческий архив, каким образом разграничивается функционал сотрудников отдела кадров и делопроизводственной службы, архива, службы безопасности и хозяйственного отдела при осуществлении уничтожения документов отдела кадров. Показываем образцы актов и объясняем, кто их подписывает, когда и как их хранить.

Документы, созданные и подписанные в личных кабинетах на сайтах госорганов (ФНС России, ФТС России, Росприроднадзора) или банков, требуют особого подхода к хранению. Дело в том, что юридически значимый экземпляр остается в информационной системе госоргана (или другой организации). Эксперт объясняет, что и как ваша организация может получить для сохранения у себя, как обеспечить юридическую силу таких документов. Поймете, почему стандартного сохранения файла и подписи недостаточно, что еще нужно, чтобы подтвердить юридическую силу документа даже после истечения срока действия сертификата подписи. Если долговременную сохранность электронных документов организация обеспечить не может, то придется изготавливать бумажную копию с «пакета файлов», полученного от техподдержки стороннего сайта. В статье есть образцы заверительных надписей на таких бумажных копиях.

Использовать возможности искусственного интеллекта для работы с документами организации непосредственно на своем компьютере, не передавая их данные внешним облачным сервисам, вполне реально. Это также позволяет контролировать выбор программных средств и языковых моделей, условия обработки документов. Показываем, что представляет собой локальное развертывание большой языковой модели, какое оборудование для этого требуется и какие программные решения доступны. Анализируем особенности нескольких популярных бесплатных программ и рассказываем, где их скачать.

Приближается пора новогодних корпоративов – и вместе с ней риск судебных споров, вытекающих из некачественного оказания услуг по организации и/или проведению корпоративных мероприятий. Поэтому мы решили заблаговременно вам рассказать, как суды в последние годы разрешали конфликты между заказчиками и исполнителями таких мероприятий; в каких случаях заказчик может взыскать убытки за некачественный корпоратив, а когда суд откажет из-за недоказанности; почему исполнителю важно подтвердить факт оказания услуг и как отказ от мероприятия влияет на возврат аванса и неустойку; как правильно оформлять договор, фиксировать недостатки в оказываемых услугах, составлять закрывающие документы. Даем рекомендации как для заказчиков, так и исполнителей подобных услуг. Освещаем тему налоговых рисков: когда расходы на корпоратив налоговики снимут из-за формального документооборота и что нужно сделать, чтобы этого избежать.

Анализируем свежую судебную практику и отвечаем на вопрос, в каком объеме работодатель вправе уменьшить премию работнику, к которому применено дисциплинарное взыскание. Среди прочего посмотрим мнение по этому вопросу Конституционного Суда РФ, а также то, какое отражение получила его позиция в ч. 3 ст. 135 ТК РФ (спойлер: позиции законодателя и КС РФ оказалась не стопроцентно идентичными), как она применяется на практике и какие подходы уже выработаны судами в части уменьшения размера выплачиваемых премий и ситуаций, когда у сотрудников права на премию не возникает. Отдельно разбираем, чем премии отличаются от дополнительных выплат, почему практика в этой части до сих пор остается противоречивой, в каких случаях работник сможет оспорить снижение премии, в чем разница между гарантированными и негарантированными премиями, вопросы снижения премий за рамками периода выявления нарушения, споры о распространении на премии подхода, сформулированного Конституционным Судом РФ для персональных надбавок (постановление № 15-П), и ретроспективное применение ч. 3 ст. 135 ТК РФ.