Рассказываем, как Сбербанк строит систему учета документов и данных, где собственный Перечень и номенклатура дел становятся фундаментом автоматизированного управления жизненным циклом документов и информации колоссального объема (от центрального аппарата до всех территориальных отделений банка). Зачем организации собственный Перечень документов со сроками хранения? В нем можно: собирать сроки из большого числа нормативных документов и в результате их анализа назначать сроки хранения в вашей организации для разных уровней оргструктуры; определять триггерные события, после наступления которых автоматически начинает отсчитываться срок хранения; фиксировать особые условия, при которых длительность хранения меняется. Как Сбербанк изменил работу с номенклатурой дел: принцип систематизации документов и др. Какую сложную структуру индекса дела использовать, чтобы это помогало автоматически относить затраты на хранение документов на конкретные статьи, управлять доступом, искать и уничтожать документы / информацию. Сквозной пример наглядно показывает трансформацию данных, начиная с нормативного акта, установившего срок хранения, через Перечень Сбербанка и заканчивая номенклатурой дел. Как поддерживать актуальность своего Перечня и номенклатуры – какие правила мотивируют подразделения вовремя вносить либо инициировать изменения.

Как на практике лучше издавать приказы для управления статусом и содержанием локальных нормативных актов (ЛНА)? Как отразить связи цепочки приказов, утверждающих, изменяющих и отменяющих ЛНА, а также вводящих в действие их новые редакции в системе электронного документооборота и при передаче в архив? Какие формулировки использовать в таких приказах? Наглядно демонстрируем, как используется функция установления связи между документами в «1С:Документообороте» в случае издания приказа об изменении ранее изданного приказа, какие типы связей настраиваются для каждого вида документов, как наличие у приказа связей отражается в реестре приказов и карточке приказа и каким образом прослеживается вся цепочка приказов (действующих и утративших силу) в структуре связей документа. Поводом для статьи стал вопрос читателя.

Практически каждый год многие компании возвращаются к вопросу о том, обязана ли коммерческая организация проводить индексацию оплаты труда в классическом ее варианте или можно исполнить требование закона иным образом, менее затратным для работодателя. Авторы разбирают нормы ТК РФ, разъяснения Роструда, Минтруда России и судебную практику и предлагают четыре варианта повышения реального содержания заработной платы: пересмотр окладов, ежегодное премирование, установление повышающих надбавок и комбинированный подход. Для каждого есть пошаговый алгоритм, формулировки в Положение об оплате труда, образцы документов (приказов и дополнительных соглашений). Показано, как учесть финансовое положение компании (чистую прибыль или убыток) и минимизировать риски судебных споров.

Деловая репутация – это нематериальный актив, который напрямую влияет на прибыль, отношения с контрагентами и доверие регуляторов. Однако многие компании либо недооценивают ее значение, либо не знают, как грамотно защитить свою репутацию и тем более взыскать убытки от ее умаления. Актуальная судебная практика помогает найти ответы на три практических вопроса, которые чаще всего возникают у юристов и руководителей: что именно понимать под деловой репутацией юридического лица; как контрагенты и налоговые органы проверяют ее наличие и как подтвердить репутацию в суде; обязательно ли защищаться от каждого негативного отзыва и когда реально получить компенсацию репутационного вреда?

Разбираем сложные вопросы применения штрафов по ст. 13.11 КоАП РФ. Когда вместо штрафа можно отделаться предупреждением? В каких случаях штраф для организации окажется ниже предусмотренного в КоАП РФ (спойлер: если минимальный размер составляет 100 000 рублей и более, суд может снизить его, но не более чем вполовину)? Умножаются ли штрафы за несколько однотипных нарушений? Что считается повторным однородным нарушением и когда нарушение будет квалифицировано как длящееся? Каков срок давности, по истечении которого привлечение к ответственности будет незаконным? Какой суд рассматривает дела об оспаривании штрафов и куда подавать жалобу? На примерах из судебной практики объясняем, кого из работников могут оштрафовать как должностное лицо – не только руководителя, но и ответственного за организацию обработки персональных данных, а также иных сотрудников. Когда накажут только организацию, когда только должностное лицо, а когда и того, и другого (с учетом ч. 4 ст. 2.1 КоАП РФ).

В этом номере журнала разбираемся с актами о пропаже и порче архивных документов, которые тоже собираются архивом в наблюдательное дело: это акт проверки наличия и состояния архивных документов; акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны; акт о неисправимых повреждениях архивных документов. Когда какой из них составляется и по какой форме? Какие сопутствующие документы могут понадобиться?