Top.Mail.Ru

Журнал: Кадровая служба и управление персоналом предприятия

Рубрика: Делопроизводство в кадровой службе

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Оформляем выпадающие списки в Excel

Кадровикам нередко приходится вести журналы или реестры документов, где есть поля и графы таблиц, которые лучше заполнять не с клавиатуры, а выбирая вариант из заранее настроенного справочника. Рассказываем, как использовать эту функцию в Excel. Показываем, как создать простой выпадающий список, связанный список (когда его наполнение зависит от варианта, выбранного в другой ячейке), пополняемый список (удобен для справочника контрагентов, например, при организации мероприятий), список с удалением использованных элементов (удобен для графиков дежурств и др.).

Временный перевод к другому работодателю в 2022 году: оформление документов

Временный перевод к другому работодателю в случае приостановки деятельности текущего – ​вынужденная мера, предложенная Правительством РФ в условиях внешнего санкционного давления на нашу страну. Постановление Правительства РФ от 30.03.2022 № 511 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2022 году» вступило в силу 01.04.2022. Документ мы подробно проанализировали в статье на стр. 11. А теперь хотим остановиться на важных процедурных моментах и оформлении документов. Рассказываем, как организовать и осуществить такой перевод в условиях отсутствия разъяснений со стороны уполномоченных госорганов, какие документы рекомендуем оформить в случае, если вам придется быть первопроходцем в данной сфере. Даем 14 образцов документов под различные ситуации. Разбираемся, как быть с внесением записей в трудовую книжку и с представлением отчетов по форме СЗВ-ТД при временном переводе к другому работодателю.

Автоматическая чистка текста в MS Word

Читайте об удобной функции автоматического исправления текста в MS Word. Рассказываем, как избавиться от лишних пробелов и табуляторов, привести в порядок абзацные отступы, заменить буквы, слова или фразы на корректные. Например, добавив отсутствующую должность или заменив устаревшую организационно-правовую форму организации «ЗАО» на актуальное «АО» и т. д. На примерах показываем, какие настройки Word для этого удобно использовать, в каком порядке лучше действовать (например, оценивать каждый найденный элемент на целесообразность его замены на вашу заготовку либо менять все за один раз).

Отражаем электронный кадровый документооборот в номенклатуре дел

По новым правилам любая организация может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) со всеми своими работниками. Если вы решили воспользоваться такой возможностью, то одновременно у вас изменится часть документов по личному составу в документальном фонде. Показываем на конкретных примерах, как в номенклатуре дел нужно отражать: трудовые договоры, приказы и документы к ним, уведомления работодателя о переходе на КЭДО и согласия работников, документы о технологии работы в КЭДО.

Заполняем СЗВ-ТД: последние рекомендации ПФР

Рассказываем про изменения, которые произошли в правилах заполнения и сдачи отчета по форме СЗВ-ТД в ПФР. Читайте о новых сроках его представления, порядка указания кода выполняемой функции, а также тонкостей заполнения в случае, если временный перевод стал постоянным, когда совместитель переведен на работу по основному месту и если требуется скорректировать сведения о трудовой деятельности. Все рекомендации даны на основе актуальной позиции Пенсионного фонда РФ и его территориальных органов. Приведем и разъяснения Роструда и его официальных консультантов, а также Минтруда России, чтобы вы могли сравнить порядок заполнения бумажных трудовых книжек и отчетов по форме СЗВ-ТД при спорных ситуациях.

Работник отказался подписывать документ. Как составить акт?

В конфликтных ситуациях суды всегда исследуют документы на наличие в них подписи (в т. ч. об ознакомлении) сотрудника, с которым идет спор. Логика понятна: если на документе отсутствует его подпись, значит, он, вероятнее всего, не был ознакомлен с этим документом. Но злоупотребляют в трудовых конфликтах не только работодатели, но и работники, которые часто отказываются от удостоверения своей подписью факта ознакомления с документами. Чтобы защититься в подобных ситуациях, работодателю необходимо составить акт об отказе работника поставить подпись об ознакомлении. Что нужно предусмотреть в акте, какие данные следует в него включить? Можно ли вместо составления акта ограничиться отметкой на приказе об отказе от подписи? Должен ли отказавшийся от подписи сотрудник присутствовать при составлении акта? Сколько лиц должно быть в комиссии, составляющей акт, и может ли он быть составлен без комиссии? В статье проводим образцы актов под различные ситуации и отвечаем на вопросы читателей, поступившие в издательство.

Конструктор документов – ​новый бесплатный инструмент для читателей

На нашем сайте delo-press.ru появился новый полезный инструмент, сейчас им можно пользоваться бесплатно. Он уже содержит более двухсот образцов полностью оформленных документов под различные ситуации (далее его будем постоянно пополнять). Каждый документ сопровождается подборкой статей и ответов на вопросы, разъясняющих особенности его составления. Документы можно скачать себе на компьютер, открыть в Word и изменить в них данные на свои. Документы, сделанные при помощи такого Конструктора, корректны с точки зрения делопроизводственных правил оформления и содержат юридически выверенные формулировки. И пусть грамотных документов в вашей организации станет больше! А ваших усилий для этого потребуется меньше!

Функция проверки орфографии и грамматики в MS Word 2016

Любой специалист, работающий на компьютере с текстами, знает, что ошибки в документах случаются даже у самых грамотных. Спешка, невнимательность или большой объем работы могут привести к неприятным последствиям в подготавливаемом на подпись приказе или другом кадровом документе. В прошлом номере мы рассказывали, как на ошибки реагирует суд. А сейчас поговорим о функции правописания в Word, использование которой займет немного времени, но избавит от самых неприятных ошибок в тексте документа. Узнаете, как пользоваться функцией проверки орфографии и грамматики в автоматическом и ручном режиме, какие настройки можно сделать, чтобы облегчить себе работу в Word.

Формируем, храним и уничтожаем локальные нормативные акты

Локальные нормативные акты (ЛНА) есть в каждой организации. Поэтому так важно их правильно хранить и формировать в дела в разных подразделениях. Расскажем, как это сделать в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА.

Новости

Все новости

Ответы на вопросы

Все ответы

Архив статей

Ответы на наиболее частые вопросы о внедрении и использовании КЭДО

Сначала пандемия, а затем значительное повышение цен на бумагу из-за международных санкций склоняют все большее число работодателей отказаться от традиционного ведения кадрового учета и перейти на электронный кадровый документооборот (КЭДО). Это стало возможно с ноября 2021 года. КЭДО значительно облегчает работу кадровых служб и отменяет необходимость дублировать документы на бумаге. Однако остается часть работодателей, которые опасаются перехода в «цифру» по разным причинам. Кто-то боится, что с работниками «на земле» будет сложно договориться, возникнут сложности с обучением их работе с электронными документами, другие – ​что нельзя будет вносить правку или составлять документы «задним числом», а кто-то до сих пор не доверяет цифровизации и сомневается в возможности обеспечения долговременного хранения электронных кадровых документов. Мы задали наиболее интересные вопросы, присланные нашими читателями руководителю проекта кадрового электронного документооборота в СберКорус Алексею Сахненко.

Оспаривание увольнения по сокращению: 5 основных фактов, на которые смотрит суд

Одним из самых популярных оснований расторжения трудового договора по инициативе работодателя является сокращение численности или штата работников организации, индивидуального предпринимателя (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Если работник не увольняется по собственному желанию или с ним невозможно договориться об увольнении по соглашению сторон, то наиболее реальным увольнением становится именно сокращение. Однако для того, чтобы оно было правомерным, работодатель должен полностью соблюсти процедуру, предусмотренную трудовым законодательством. Адвокат на основе свежей судебной практики выделяет основные факты, которые должен доказать работодатель в случае оспаривания сотрудником увольнения по сокращению, а также наиболее спорные аспекты, на которые необходимо обратить внимание. В частности, отвечает на вопросы: как предлагать вакантную должность, если сразу несколько сокращаемых работников могут на нее претендовать? нужно ли оповещать о вакансиях, если работник согласился уволиться по сокращению досрочно (не отрабатывая положенные 2 месяца)? когда можно обойтись без предложения вакансий при сокращении? о каких вакансиях сообщать сокращаемым работникам филиала и иных обособленных структурных подразделений? обязан ли работодатель предлагать должности, занятые временно отсутствующими работниками? а ставки, по которым работу на условиях совмещения выполняет другой сотрудник? как быть со ставками, которые заняты совместителями лишь в части? может ли дистанционный характер работы повлиять на выбор сокращаемой должности?

Дополнительное обследование работников: проблемы применения

Ответим на наиболее часто возникающие у работодателей вопросы, связанные с дополнительными обследованиями, на которые зачастую направляют сотрудников врачи во время медосмотров. В частности: может ли работодатель допустить к работе сотрудника, которого врач направил на допобследование? как ускорить процесс прохождения работником допобследования? что делать, если срок действовавшего медицинского заключения истек, а допобследование не завершено (не пройдено)? обязательно ли оплачивать отстранение не прошедшего допобследование сотрудника от работы как простой по независящим от него и работодателя причинам? можно ли привлечь к ответственности сотрудника, который решил потянуть время с допобследованием и «отдохнуть» за счет работодателя? как поступить в ситуации, когда работник вместо допобследования фактически прошел повторный осмотр в другой организации и получил требуемое заключение?

Видеонаблюдение на работе

Продолжаем тему контроля за действиями сотрудников в организации. Нередко работодатели используют систему видеонаблюдения для фиксации рабочих процессов, предотвращения нарушений и конфликтов, а также стимулирования персонала к соблюдению трудовой дисциплины. Многие сотрудники полагают, что действия работодателя незаконны и камеры в офисе – ​вторжение в личную жизнь. Рассказываем, насколько действия работодателя правомерны, какие документы необходимо составить (приводим образцы положения о видеонаблюдении, подписываемого с работником дополнительного соглашения к трудовому договору), нужно ли получать согласие сотрудников на ведение записи и можно ли уволить тех, кто категорически против видеофиксации их трудового процесса.

Когда и почему прокуратура решит проверить работодателя в 2022 году?

Проверки работодателей в 2022 году вновь будут проводиться по измененным правилам. В предыдущие два года причиной была пандемия, на этот раз – ​геополитика и поддержка бизнеса и работников со стороны властей. Рассказываем, на что обратить внимание, почему именно прокуратура в этом году «правит балом», к кому и по какой причине могут прийти с проверкой. Узнаете, почему даже на основании конкретной жалобы работника или новости в СМИ прокуратура может посетить работодателя и запросить любой документ, а не только прямо связанный с причиной проверки; по какой схеме проходят в этом году проверочные мероприятия прокуратуры и что подразумевают профилактические мероприятия; о наиболее «интересных» для надзора аспектах кадровой работы. Предупрежден – ​значит вооружен!

Ответственность работодателя за вред, причиненный работником

В судебной практике встречается все больше случаев, когда вред причинен работником организации, а гражданско-правовая ответственность перед третьими лицами наступает у работодателя как у лица, ответственного за действия своего сотрудника. В статье подробно рассматриваем случаи наступления ответственности работодателя за действия своего персонала, определяем круг лиц, за которых он несет имущественную ответственность, анализируем судебную практику, в т. ч. в отношении оснований наступления ответственности и освобождения от нее. Даем рекомендации по минимизации рисков ее возникновения. В частности, разбираем ситуацию, когда работодатель несет ответственность за вред, причиненный работником-водителем в результате ДТП.

Правительство о трудовых отношениях в 2022 году

В условиях массированного санкционного давления и временной приостановки работы в России множества международных, иностранных, а также российских компаний власти предлагают меры защиты для работников и бизнеса. Правительство РФ утвердило Особенности правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2022 году (постановление от 30.03.2022 № 511). Принятие указанного постановления во многом было направлено на избежание неблагоприятных последствий (прежде всего рисков потери сотрудниками работы) приостановки деятельности значительного числа работодателей вследствие сложившейся ситуации в стране, что потребовало быстрых и решительных мер. Документ по сути вводит ряд временных изменений в действующее трудовое законодательство, которые по факту могут еще больше запутать стороны трудовых отношений, дать почву для злоупотреблений. В статье разбираем, что предлагают власти, что означают нововведения для работников и работодателей и как это может повлиять на уже сложившиеся трудовые отношения. Узнаете, в чем отличия регулирования постановлением Правительства РФ от 30.03.2022 № 511 временного перевода сотрудника от приостановившего деятельность работодателя к другому (новому) работодателю и уже известного ТК РФ временного перевода спортсмена к другому работодателю в ситуации, когда прежний работодатель не имеет возможности обеспечить участие спортсмена в соревнованиях.

Сверка и отчетность в военкомат

Вести воинский учет должны все организации, независимо от форм собственности. Рассказываем, какие документы регулируют ведение воинского учета, что должен делать работодатель, какие отчеты и в какие сроки сдавать, как проходит сверка с военными комиссариатами, что нужно сделать при первоначальной постановке работников на воинский учет, какая ответственность грозит работодателю за ненадлежащее ведение документации.

ТОП-5 грубых ошибок при отстранении от работы

Эпидемия коронавируса научила работодателей не только организовывать удаленный режим работы и проводить профилактические мероприятия, но и отстранять работников, например не прошедших обучение по охране труда. Видимо, из-за этого между сотрудниками и работодателями все чаще возникают споры о законности отстранений от работы. Мы проанализировали наиболее распространенные ошибки, допускаемые работодателями при отстранении, и даем советы, как их избежать.

Обучение охране труда по новым правилам

На 2022 год приходится много новых правил в области охраны труда, в том числе об обучении по охране труда и проверке знаний. Изменения являются масштабными и коренным образом меняют подход к такому обучению и порядку его оформления. Рассказываем, какие значимые изменения нас ждут с 01.09.2022 при проведении инструктажей, стажировках, обучении оказанию первой медпомощи, использованию (применению) СИЗ и пр. Затрагиваем особенности обучения по охране труда на микропредприятиях.

9 изменений, вступающих в силу в начале 2022 года

Выделим основные изменения в трудовом законодательстве в 2022 году, о которых работодателям надо знать и к которым лучше подготовиться. В частности, затронем порядок расчета и уплаты пособий, выдачи больничных, привлечения к административной ответственности за передачу неверных сведений в ФСС РФ, квотирования рабочих мест для инвалидов и охрану труда. Поговорим и о том, какие важные поправки на дату передачи статьи в печать только планируются законодателем.

Как изменилась дистанционная работа с 2021 года

Пандемия и вынужденный массовый перевод сотрудников на «удаленку» выявили значительные пробелы в трудовом законодательстве. Было решено их заполнить, приняв соответствующие изменения в ТК РФ. Правда, в результате спорных и нерешенных вопросов осталось немало. Расскажем, как изменилась дистанционная работа в связи со вступлением в силу с 1 января 2021 года поправок в ТК РФ: в каких случаях можно перевести сотрудника на удаленную работу; всегда ли требуется его согласие; как ознакамливать «дистанционщиков» с документами; когда и какие электронные подписи необходимо использовать; нужно ли обмениваться бумажными документами; чем работодатель должен обеспечить таких работников; какие изменения следует срочно внести в локальные нормативные акты и трудовые договоры с дистанционными сотрудниками; по каким причинам их можно уволить и др. Мы проанализировали все важные положения гл. 49.1 ТК РФ, а также опросили экспертов о том, что станет удобнее для работодателей, где возможны злоупотребления со стороны работников, какие проблемы остались неурегулированы.

Все об уведомлениях работников

По ТК РФ работодателю в конкретных случаях необходимо уведомлять работников в определенный срок. Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации). Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге (11 примеров): дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений. Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя.

Электронный пропускной режим: контроль рабочего времени

Все больше компаний вводят в своем офисе систему контрольно-пропускного режима. Это объясняется рядом причин, причем как внутренних, так и внешних – ​вызванных ужесточением законодательства в части обработки персональных данных, противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем. Некоторые организации в принципе обязаны установить контрольно-пропускной режим. Рассказываем со ссылкой на судебную практику, для чего он нужен, как его ввести, какие документы нужно составить и что в них прописать, чтобы в дальнейшем можно было использовать данные из системы контрольно-пропускного режима и учета рабочего времени в спорах с работниками. Приводим образцы текстов положения о пропускном режиме организации и приказа о его утверждении, а также даем формулировки для ПВТР.

Три дня в офисе, два – дистанционно: допустим ли смешанный способ организации труда?

Вопрос о возможности применения дистанционно-офисного, или, иными словами, комбинированного, способа организации труда назревал уже давно. Многие работодатели размышляли о том, можно ли работникам трудиться, например, 3 дня в офисе, а 2 дня удаленно (дистанционно) или 4 часа в день в офисе, а 4 удаленно и иным подобным образом. Пандемия новой коронавирусной инфекции и связанные с ней ограничительные меры властей увеличили количество работодателей, интересующихся этим вопросом. Выясним, как это регулируется действующим трудовым законодательством, какие планы у Правительства РФ по модернизации существующих норм, что думают о таком спорном вопросе Роструд и Минтруд России. А также расскажем, как снизить риски при переводе сотрудников на смешанный режим работы уже сейчас, пока нововведения в ТК РФ не приняты.

Какие данные являются персональными: позиция суда

Перечень информации, которая может быть персональной, является открытым. В законе он четко не поименован. Поэтому определять, относятся ли какие-то сведения к персональным данным конкретного лица, необходимо индивидуально. Организации обрабатывают данные не только сотрудников, но и клиентов, партнеров и пр. Когда фото и видео, номер телефона, сетевые идентификаторы, зарплата и условия работы, профессия и образование будут персональными, зависит от ситуации. Мы проанализировали судебную практику, чтобы разобраться в нюансах. Ведь полезно знать не только об ответственности работодателя, но и ситуациях, когда нарушается закон в отношении вас как субъекта персданных, а также сотрудников или клиентов вашей организации, если вы размещаете какую-то информацию в открытом доступе.

Можно ли обязать держать зарплату в тайне?

Имеет ли право работодатель обязать сотрудника не разглашать информацию о своей заработной плате или об оплате труда иных сотрудников? Относится ли эта информация к персональным данным или коммерческой тайне? На всех ли сотрудников можно возложить обязанность по неразглашению? Как правильно прописать это в документах? Какая ответственность может быть предусмотрена за разглашение? Имеет ли право работодатель предоставить информацию о зарплате сотрудника третьим лицам (например, супруге работника)? Ответим на эти вопросы, учитывая требования законодательства и судебную практику, а также дадим свои рекомендации и образцы документов, которые готовы к использованию на практике.

Как перейти на электронные кадровые документы

Кадровые документы теперь можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде. Бумажные экземпляры при этом не нужны. В список исключений попали только несколько документов. Кадровый эксперимент, длившийся в России больше года, завершился 15 ноября. Уже на следующий день Госдума РФ приняла закон с поправками в ТК РФ. Меньше чем за неделю он получил одобрение Совета Федерации РФ и подпись Президента РФ. Основная масса поправок вступила в силу в день опубликования – ​22.11.2021. Теперь участники эксперимента и любые другие организации могут полноценно вести кадровый электронный документооборот (КЭДО). Как начать обмениваться с работниками кадровыми документами в электронном виде и соблюдать требования закона, разбирает Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в .

Минтруд и Роструд о графике отпусков

График отпусков – ​это локальный акт работодателя, который определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков на календарный год (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В нем ежегодные оплачиваемые периоды отпусков работников распределяются по месяцам в течение года. Утвердить график отпусков на предстоящий год работодатели обязаны не позднее чем за две недели до его наступления. На 2022 год сделать это необходимо до 17.12.2021. При этом важно учесть официальные разъяснения уполномоченных органов о том, как его составить, утвердить и исполнять. Мы подобрали для вас актуальные письма Минтруда России и Роструда, затрагивающие вопросы обязанностей работодателя по предоставлению отпусков, оформлению графика в первый и последующие годы работы, формы данного документа, нюансы заполнения в сложных ситуациях, внесения изменений. Рассказали про ответственность за нарушения в данной сфере. В статье вы также найдете удобные таблицы с описанием спорных ситуаций и путей их разрешения.

Особенности трудовых отношений с осужденными к исправительным работам

Исправительные работы являются одним из видов наказания за совершение уголовного преступления. Они назначаются на срок от 2 месяцев до 2 лет и за этот период из зарплаты осужденного производятся удержания в доход государства в размере от 5 до 20%. Если у осужденного есть основное место работы, то он отбывает исправительные работы там. Если же его нет, то уголовно-исполнительная инспекция направляет его к работодателю в районе места жительства гражданина. Если ваша организация будет выбрана органом местного самоуправления для отбытия такого наказания, то нужно учитывать некоторую специфику. В частности, что касается отпуска, поощрения, взыскания, увольнения. Расскажем, на что работодателю обратить внимание, чтобы трудовые отношения с осужденным не вылились в проблему. На конкретных примерах покажем, как рассчитать отпуск. Приведем образцы формулировок в трудовой договор, отчетность перед инспекцией, документы об увольнении.