Правительство РФ проводит эксперимент по переводу кадровых документов в электронный вид. Но уже сейчас часть документов можно перевести «в цифру». По данной теме собраны материалы, которые разъяснят:
  • какие кадровые документы можно перевести в электронную форму;
  • как суды воспринимают кадровые документы, направленные по электронной почте;
  • как хранить документы в электронном виде и т.д.

Электронный документооборот в кадровых вопросах

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это необходимо дополнительно легитимизировать. Благодаря этому мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников (что немаловажно в период пандемии и после нее). Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать.

Какие кадровые документы можно перевести в электронную форму

Уже с десяток лет Минтруд России обещает отменить бумажные трудовые книжки и перевести кадровые документы в электронный формат. И, судя по последним инициативам, через пару лет это все-таки свершится. Но уже сейчас работодатели могут некоторые документы перевести «в цифру». Давайте разберемся, какие документы можно перевести в электронную форму и что для этого нужно, а также выясним, какие документы ни в коем случае нельзя вести в электронном виде.

Контролируем рабочую переписку сотрудников по электронной почте

Любой работодатель хотел бы знать, какую информацию отправляют работники по служебной электронной почте. Нет ли там конфиденциальных сведений, которые сотруднику разглашать категорически запрещено? Но просто открыть доступ к рабочей переписке работников службе безопасности или IT-отделу нельзя. Чтобы контроль был законным, нужно правильно все оформить. Давайте разберемся, может ли работодатель читать электронную почту сотрудников без их разрешения для контроля за пересылаемыми сведениями и документами? Что сделать, чтобы действия работодателя по защите своей конфиденциальной информации не считались противоправными: какие изменения в какие документы нужно внести? Если обнаружено разглашение охраняемой законом тайны, то как действовать работодателю и какую запись об увольнении работника вносить в трудовую книжку?

Как суды относятся к электронным заявлениям работников

Трудовое законодательство довольно строго в отношении письменной формы кадровых документов. Несмотря на это, то работодатели, то работники пытаются часть документов перевести в электронный вид. Проанализируем судебную практику, в которой фигурировали заявления сотрудников, направленные по электронной почте. Посмотрим, к каким выводам приходили судьи и чем аргументировали свои позиции конфликтующие стороны.

Суды об уведомлениях и приказах, направленных по электронной почте

Работодателям приходится составлять довольно много разнообразных уведомлений, которые должны быть переданы работникам в письменном виде под подпись. Как показывает практика, в случае, когда работодатель никак не может ознакомить работника с документом (в том числе и вследствие недобросовестных действий последнего), он отправляет уведомление по электронной почте. В суде же работники ссылаются на недопустимость направления уведомления в электронном виде, и нередко дело решается в их пользу. Посмотрим, на что обратить внимание.

Суды об электронной переписке в трудовых отношениях

В заключительной части цикла статей расскажем, как суды оценивают электронную переписку, которая ведется в рамках трудовых отношений. Проанализируем судебную практику, в которой рассмотрены ситуации, когда через Интернет по электронной почте направлялись следующие документы: с просьбой работника выслать трудовую книжку по почте, уведомлением сотрудника от открытом больничном листке, а также письмо-поручение руководителя подчиненному.

Когда ждать перехода на электронные кадровые документы

Автор рассказывает, когда Минтруд России планирует ввести электронные трудовые книжки, что для этого делается и как повлияет на работодателей. А также делится информацией о других действиях министерства по исполнению плана правительства «Цифровая экономика России» (введение электронных трудовых договоров, отмена обязанности подписывать все кадровые документы собственноручной подписью и пр.).

Электронные документы в трудовых спорах

Роструд придерживается позиции, что ТК РФ во всех случаях предусматривает составление документов исключительно на бумажном носителе (кроме дистанционных работников). Однако Минтруд РФ планирует перевести кадровые документы в электронный формат. Проанализируем судебную практику, где в трудовых спорах фигурировали электронные документы. А также дадим рекомендации работодателю, что включить в трудовой договор и локальные нормативные акты, чтобы обезопасить себя от претензий работников и контролеров.

Илона Ульянова: «Отказ от бумажных версий кадровых документов сократил отдел кадрового администрирования»

Менеджер по кадровому консалтингу ООО «ОБИ Франчайзинговый Центр» Илона Ульянова рассказала об опыте компании по внедрению и успешному использованию кадровой документации в электронном виде. В частности, согласования, оформление командировок, составление графиков отпусков, учет рабочего времени, ознакомление с ЛНА и пр.

Учимся хранить документы в электронном виде

Отдел кадров относится к своему документообороту очень щепетильно. Ведь кадровое делопроизводство подвергается серьезным проверкам. По сути, все документы, над которыми по закону не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка, собственноручные подписи), могут существовать в электронном виде. Рассмотрим основные процессы, связанные с хранением электронных документов.

Электронные документы как доказательство в трудовых спорах

Автор – судья Фрунзенского районного суда г. Владимира – рассказывает, почему в трудовых конфликтах судьи нередко отвергают электронные сообщения в качестве доказательств. Он предлагает несколько способов того, как обезопасить себя и закрепить электронные документы для использования их в качестве доказательств в судебном процессе.

Когда электронная переписка может стать доказательством в суде?

Сложно представить себе офис без электронной переписки. В скайпе проходят переговоры, поручения начальство отправляет по почте, а «аська» используется для оперативного общения. У такого средства связи есть свои плюсы и минусы. С одной стороны, доказать правоту гораздо легче: достаточно предъявить распечатанное сообщение. С другой, такое доказательство часто не имеет никакой силы в суде. Конечно, если в письме содержится «компрометирующая» работодателя информация, это ему на руку. Более того, он должен знать, как не допустить заверения электронного сообщения сотрудниками.

Эксперимент с электронными кадровыми документами

Роструд впервые провел электронную проверку кадровых документов работодателей

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!