Top.Mail.Ru

Можно ли переходить на электронный кадровый документооборот с 22.11.2021?

Вопрос
Как мы поняли, перейти на электронный кадровый документооборот можно уже с 22.11.2021. Но у нас сомнения. Так ли это? Все ли технические моменты готовы для такого перехода?
Отвечает

После обкатки технологии юридически значимого кадрового электронного документооборота (КЭДО) во время госэксперимента эта возможность стала, наконец, доступной для всех работодателей России. Соответствующие поправки появились в ТК РФ благодаря Федеральному закону от 22.11.2021 № 377‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» и уже вступили в силу в большей своей части.

В законе также установлены сроки для того, что еще надо сделать. Именно на эти сроки, а еще на сложности с точки зрения ИТ-решений мы и хотим обратить ваше внимание прежде, чем вы перейдете к рассмотрению положений ТК РФ.

Для целей КЭДО можно использовать:

  • государственную цифровую платформу «Работа в России»;
  • информационную систему (ИС) работодателя, позволяющую обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

В пояснительной записке к законопроекту было сказано: «В рамках развития платформы “Работа в России”… будет обеспечена разработка и утверждение форм и форматов для всех электронных документов, используемых в рамках эталонных моделей (бизнес-схем) документирования процессов в сфере трудовых отношений, обеспечивающих предотвращение нарушений трудового законодательства. Модели будут предусматривать применение форматно-логического и параметрического контроля не только к отдельно взятым кадровым документам и содержащимся в них данным, но и цепочкам связанных документов, в том числе последовательности и срокам их формирования. Указанные модели вместе с формами и форматами предоставят работодателю доступный инструмент предупреждения нарушений трудового законодательства на этапе формирования документов, которые могут возникать в силу недостаточной правовой подготовки сотрудника, осуществляющего кадровое делопроизводство, или случайной ошибки.

Реализованные на платформе “Работа в России” эталонные модели (бизнес-схемы) процессов трудовых отношений будут носить рекомендательный характер и для информационных систем работодателей. Работодатели, использующие для электронного кадрового документооборота платформу “Работа в России” или доработавшие свои информационные системы для соответствия единым требованиям к формам и форматам документов, а также эталонным моделям документирования процессов в сфере трудовых отношений, получат преференции в виде снижения категории риска и периодичности проведения проверок (вплоть до полной отмены плановых проверок в отношении работодателей низкой категории риска)».

А теперь внимание! Новые положения ТК РФ уже действуют, что в принципе дает работодателям право перейти на новую технологию, если они считают, что выгода перевешивает затраты и риски. Однако еще много чего не хватает:

1. По планам только 01.09.2022 начнут взаимодействовать информационная система работодателя, государственная платформа «Работа в России» и Единый портал государственных услуг, что позволит обеспечить подписание электронных документов в соответствии с требованиями ТК РФ, их хранение, а также фиксацию фактов их получения сторонами трудовых отношений.

2. При создании электронных документов в рамках КЭДО будут применяться единые требования к составу и форматам электронных документов. Но их еще нет. До 01.03.2023 Минтруду России нужно успеть их разработать и согласовать с Минцифры России и Росархивом, а затем их нужно будет реализовать во всех ИС для КЭДО.

3. Разработчикам ИС предстоит провести существенную доработку своих решений. Первое время на рынке не будет готовых решений, которые в полной мере удовлетворяли бы установленным требованиям. Это потребует существенных расходов.

Как преодолеть эти препятствия? Первая проблема решаема, если обеспечить своих работников допустимыми с точки зрения ТК РФ электронными подписями (без использования платформы «Работа в России» и портала госуслуг).

Что касается второй проблемы, то пока Минтруд России не утвердил состав и форматы кадровых электронных документов, можно использовать свои варианты. Правда, после утверждения свою ИС придется снова переделывать и приводить в соответствие. Практически неизбежен цейтнот: когда бы ведомство ни выпустило свои требования, работодателям, скорее всего, не хватит времени на их реализацию до 01.03.2023. Хотя велика вероятность, что сроки снова будут переноситься ввиду их нереальности.

Есть еще одно техническое препятствие, о котором стоит сказать. В ч. 12 ст. 22.1 ТК РФ сказано, что «работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя, а также создание, использование и хранение электронных документов». А в ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ, что «работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы “Работа в России”».

При КЭДО в виде электронных подлинников оформляются документы в т. ч. длительного хранения – ​50/75 лет. Однако ИС, способных обеспечить длительную сохранность пригодных к использованию электронных документов без ущерба для их юридической силы в течение столь длительного срока, пока нет. И если верить специалистам, они вряд ли появятся в ближайший год. На данный момент типичный срок службы ИС редко превышает 10 лет, а дальше она выводится из эксплуатации из-за неизбежного устаревания технологий. Для обеспечения сохранности кадровых документов уже сегодня следует продумывать вопросы конверсии и миграции. Правовой основы для этого нет, есть лишь отдельные робкие попытки что-то придумать. Ясно, что в краткосрочной перспективе Минтруд России, Минцифры России и Росархив эту задачу не решат, так что опять придется действовать на свой страх и риск, опираясь на существующий российский и международный опыт.

Тем не менее пока такой технологии у работодателя нет, документы долговременного хранения создавать в электронном виде довольно рискованно, и многие организации пойти на такой риск сегодня не готовы. Если же мы по-прежнему часть документов будем создавать на бумаге, часть – ​в электронном виде, то получим смешанный кадровый документооборот, а не чисто электронный, на который многим так хочется перейти.

Итак, переходить на полноценный КЭДО можно, но осторожно, понимая риски и внедряя новые методы работы поэтапно. Он еще долго будет смешанным документооборотом. Большинство наших организаций фактически уже работают в нем, постепенно расширяя сферу использования электронных кадровых документов.

Оценить вопрос
s
В избранное

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Может ли работник у второго работодателя подписывать документы электронной подписью, выданной по основному месту работы?

Работник, трудящийся дистанционно по совместительству на 0,5 ставки, имеет квалифицированную электронную цифровую подпись от основной организации (в сертификате указана данная организация). Может ли работник у второго работодателя подписывать документы электронной подписью, выданной по основному месту работы? Имеет ли работник право переслать ее для работы в Единой информационной системе в сфере закупок другому работодателю?

Нужны ли подписи в приказе, отменяющем предыдущий, с которым сотрудники были ознакомлены по подпись?

Был издан приказ, и с ним были ознакомлены сотрудники под подпись (собственноручную). Потом потребовалось отменить первоначальный приказ. Надо ли на отменяющем приказе оформить подписи об ознакомлении тех же лиц, что были ознакомлены с первым (отмененным) приказом?

Особенности дистанционной работы

С момента внесения в ТК РФ первых норм о дистанционной работе прошло уже 10 лет. За это время законодатель успел принять масштабные изменения в регулирование дистанционного труда (в 2021 году), а судебная практика – ​выработать подходы по спорным вопросам. Роструд и Минтруд России тоже не остались в стороне, отвечая на многочисленные запросы как работников, так и работодателей, кадровиков. Ведь данный вид занятости оказался очень востребован на практике. Поэтому мы решили с учетом уже имеющегося массивного багажа знаний заново исследовать эту тему. Начиная с подробного и системного разбора, что относится к дистанционной работе и когда она возможна, на какой срок можно ее установить и когда можно комбинировать с другими видами занятости, каков порядок взаимодействия при обмене и ознакомлении с документами с дистанционным сотрудником (даем удобную таблицу, которую можно использовать как шпаргалку в работе), каковы особенности обеспечения работника оборудованием, как прописывается в трудовом договоре место работы дистанционщика, а также что еще необходимо учесть в нынешних реалиях. И заканчивая новыми готовыми образцами трудового договора (вместе с чек-листом по его составлению) и дополнительного соглашения о дистанционной работе к (ранее заключенному) трудовому договору, а также приказа о временном переводе на удаленку.

Как знакомить работников с кадровыми приказами

Одна из будничных обязанностей кадровика – ​ознакомление работников с кадровыми документами. В частности, с приказами. Особенно доставляет хлопот, когда работника нет здесь и сейчас или он отказывается даже смотреть в сторону приказа. Ситуация осложняется тем, что в ТК РФ упоминаются только некоторые виды приказов (и распоряжений). А правила доведения их до сведения работника предусмотрены и вовсе в двух случаях. Как быть кадровику? Когда и при каких условиях можно оставить документ без ознакомительной подписи? Возможно ли вовсе отказаться от ознакомления работников с некоторыми видами приказов? Читайте, как правильно знакомить работников с приказами на бумаге и когда этим можно пренебречь. Пользуйтесь выверенными образцами записей на различных приказах об обстоятельствах невозможности ознакомить с документами работников под подпись, а также акта об отказе об ознакомлении.

Как перейти на электронные кадровые документы

Кадровые документы теперь можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде. Бумажные экземпляры при этом не нужны. В список исключений попали только несколько документов. Кадровый эксперимент, длившийся в России больше года, завершился 15 ноября. Уже на следующий день Госдума РФ приняла закон с поправками в ТК РФ. Меньше чем за неделю он получил одобрение Совета Федерации РФ и подпись Президента РФ. Основная масса поправок вступила в силу в день опубликования – ​22.11.2021. Теперь участники эксперимента и любые другие организации могут полноценно вести кадровый электронный документооборот (КЭДО). Как начать обмениваться с работниками кадровыми документами в электронном виде и соблюдать требования закона, разбирает Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в .

Как знакомить работников с кадровыми приказами

Одна из будничных обязанностей кадровика – ​ознакомление работников с кадровыми документами. В частности, с приказами. Особенно доставляет хлопот, когда работника нет здесь и сейчас или он отказывается даже смотреть в сторону приказа. Ситуация осложняется тем, что в ТК РФ упоминаются только некоторые виды приказов (и распоряжений). А правила доведения их до сведения работника предусмотрены и вовсе в двух случаях. Как быть кадровику? Когда и при каких условиях можно оставить документ без ознакомительной подписи? Возможно ли вовсе отказаться от ознакомления работников с некоторыми видами приказов? Читайте, как правильно знакомить работников с приказами на бумаге и когда этим можно пренебречь. Пользуйтесь выверенными образцами записей на различных приказах об обстоятельствах невозможности ознакомить с документами работников под подпись, а также акта об отказе об ознакомлении.

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Электронный документооборот в кадровых вопросах

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это необходимо дополнительно легитимизировать. Благодаря этому мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников (что немаловажно в период пандемии и после нее). Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать.