Для целей КЭДО можно использовать:
- государственную цифровую платформу «Работа в России»;
- информационную систему (ИС) работодателя, позволяющую обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.
В пояснительной записке к законопроекту было сказано: «В рамках развития платформы “Работа в России”… будет обеспечена разработка и утверждение форм и форматов для всех электронных документов, используемых в рамках эталонных моделей (бизнес-схем) документирования процессов в сфере трудовых отношений, обеспечивающих предотвращение нарушений трудового законодательства. Модели будут предусматривать применение форматно-логического и параметрического контроля не только к отдельно взятым кадровым документам и содержащимся в них данным, но и цепочкам связанных документов, в том числе последовательности и срокам их формирования. Указанные модели вместе с формами и форматами предоставят работодателю доступный инструмент предупреждения нарушений трудового законодательства на этапе формирования документов, которые могут возникать в силу недостаточной правовой подготовки сотрудника, осуществляющего кадровое делопроизводство, или случайной ошибки.
Реализованные на платформе “Работа в России” эталонные модели (бизнес-схемы) процессов трудовых отношений будут носить рекомендательный характер и для информационных систем работодателей. Работодатели, использующие для электронного кадрового документооборота платформу “Работа в России” или доработавшие свои информационные системы для соответствия единым требованиям к формам и форматам документов, а также эталонным моделям документирования процессов в сфере трудовых отношений, получат преференции в виде снижения категории риска и периодичности проведения проверок (вплоть до полной отмены плановых проверок в отношении работодателей низкой категории риска)».
А теперь внимание! Новые положения ТК РФ уже действуют, что в принципе дает работодателям право перейти на новую технологию, если они считают, что выгода перевешивает затраты и риски. Однако еще много чего не хватает:
1. По планам только 01.09.2022 начнут взаимодействовать информационная система работодателя, государственная платформа «Работа в России» и Единый портал государственных услуг, что позволит обеспечить подписание электронных документов в соответствии с требованиями ТК РФ, их хранение, а также фиксацию фактов их получения сторонами трудовых отношений.
2. При создании электронных документов в рамках КЭДО будут применяться единые требования к составу и форматам электронных документов. Но их еще нет. До 01.03.2023 Минтруду России нужно успеть их разработать и согласовать с Минцифры России и Росархивом, а затем их нужно будет реализовать во всех ИС для КЭДО.
3. Разработчикам ИС предстоит провести существенную доработку своих решений. Первое время на рынке не будет готовых решений, которые в полной мере удовлетворяли бы установленным требованиям. Это потребует существенных расходов.
Как преодолеть эти препятствия? Первая проблема решаема, если обеспечить своих работников допустимыми с точки зрения ТК РФ электронными подписями (без использования платформы «Работа в России» и портала госуслуг).
Что касается второй проблемы, то пока Минтруд России не утвердил состав и форматы кадровых электронных документов, можно использовать свои варианты. Правда, после утверждения свою ИС придется снова переделывать и приводить в соответствие. Практически неизбежен цейтнот: когда бы ведомство ни выпустило свои требования, работодателям, скорее всего, не хватит времени на их реализацию до 01.03.2023. Хотя велика вероятность, что сроки снова будут переноситься ввиду их нереальности.
Есть еще одно техническое препятствие, о котором стоит сказать. В ч. 12 ст. 22.1 ТК РФ сказано, что «работодатель несет расходы на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя, а также создание, использование и хранение электронных документов». А в ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ, что «работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы “Работа в России”».
При КЭДО в виде электронных подлинников оформляются документы в т. ч. длительного хранения – 50/75 лет. Однако ИС, способных обеспечить длительную сохранность пригодных к использованию электронных документов без ущерба для их юридической силы в течение столь длительного срока, пока нет. И если верить специалистам, они вряд ли появятся в ближайший год. На данный момент типичный срок службы ИС редко превышает 10 лет, а дальше она выводится из эксплуатации из-за неизбежного устаревания технологий. Для обеспечения сохранности кадровых документов уже сегодня следует продумывать вопросы конверсии и миграции. Правовой основы для этого нет, есть лишь отдельные робкие попытки что-то придумать. Ясно, что в краткосрочной перспективе Минтруд России, Минцифры России и Росархив эту задачу не решат, так что опять придется действовать на свой страх и риск, опираясь на существующий российский и международный опыт.
Тем не менее пока такой технологии у работодателя нет, документы долговременного хранения создавать в электронном виде довольно рискованно, и многие организации пойти на такой риск сегодня не готовы. Если же мы по-прежнему часть документов будем создавать на бумаге, часть – в электронном виде, то получим смешанный кадровый документооборот, а не чисто электронный, на который многим так хочется перейти.
Итак, переходить на полноценный КЭДО можно, но осторожно, понимая риски и внедряя новые методы работы поэтапно. Он еще долго будет смешанным документооборотом. Большинство наших организаций фактически уже работают в нем, постепенно расширяя сферу использования электронных кадровых документов.
