Top.Mail.Ru

Кадровые документы в электронном виде: ведение, ознакомление, получение согласия

Какие кадровые документы можно вести в электронном виде? Какие запрещено? Как вести график отпусков и получать согласия работников не на бумаге, а в цифре? Что нужно учитывать при электронном ознакомлении? Предлагаем пошаговую инструкцию подготовки и утверждения графика отпусков в электронном виде. В частности, показываем, как учесть мнение профсоюза. Поводом для статьи стали вопросы подписчиков.
Вопрос в тему
Куда: kadry@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Хотели у вас получить консультацию по поводу работы с приказом по личному составу «О работе в выходной день» и оформления согласия работника на выход в выходной день. Мы приказы данного вида запускаем в электронном документообороте на согласование и прикладываем к ним скан-образцы согласий работника (разработали определенную форму согласия, где работник ставит физическую подпись о своем согласии на выход). Возникает вопрос, возможно ли согласие перевести в электронный вид? Или нужно использовать исключительно физическую подпись?

Вопрос в тему
Куда: kadry@delo-press.ru
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Как утвердить график отпусков в электронном виде? Возможно ли это и как знакомить с ним работников в ЭКДО? Как учесть мнение выборного органа первичной профсоюзной организации при утверждении графика отпусков в электронном виде?

Введение электронного кадрового документооборота в широкое практическое применение, с одной стороны, позволило серьезно изменить подход к работе специалистов по управлению персоналом, но с другой – ​также породило много конкретных вопросов, которые возникают уже непосредственно на практике. Что и показывают вопросы читателей журнала, которые поступили в издательство и на которые мы предлагаем вам развернутые ответы.

Электронный документооборот в кадрах: что можно и что нельзя

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных ст. 22.1–22.3 ТК РФ.

Положения ТК РФ об ЭКДО применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и/или ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под подпись, за исключением документов, указанных в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. Напомним, что нельзя оформлять (вести) в электронном виде:

  • трудовую книжку и формируемые в соответствии с трудовым законодательством сведения о трудовой деятельности работников;
  • акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
  • приказ (распоряжение) об увольнении работника;
  • документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.

Как видите, ограничение применения ЭКДО в отношении каких-либо иных документов ТК РФ не предусматривает. Это позволяет сделать вывод: оформление любых иных документов, требующих ознакомления работника, подписания с его стороны каких-либо согласий, подтверждений и иных видов волеизъявления, законом не запрещено.

Причем работодатель должен определить перечень документов, в отношении которых осуществляется ЭКДО (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ). А это значит, что в электронном виде работодатель может вести график отпусков, знакомить с ним работников, а также получать согласие сотрудников на работу в выходной и/или нерабочий праздничный день (при условии, что это предусмотрено в ЛНА).

Чисто технически вопрос заполнения форм согласий или ознакомления с документами может быть решен с привлечением специалистов, которые настроят систему взаимодействия с работниками таким образом, чтобы можно было зафиксировать факты получения сотрудниками документов от работодателя и ознакомления с ними. Так, если говорить о приказе о привлечении к работе в выходной и/или нерабочий праздничный день день, то возможно создание шаблона, в котором предусмотрено, что работник будет:

  • не только проставлять свою электронную подпись на документе,
  • но также вносить информацию о своем согласии или несогласии на привлечение к работе
  • и указывать юридически значимые основания, по которым его нельзя привлекать к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, если ранее они не сообщались работодателю.

Что необходимо учесть: персональные данные и коммерческая тайна

При уведомлении сотрудников о вызове на работу в выходные и/или нерабочие праздничные дни либо при рассылке информации, затрагивающей не только одного работника, но и других, не следует забывать о защите персональных данных и иной конфиденциальной информации.

Напоминаем, что персональными данными признается любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных»).

А к коммерческой тайне относится информация:

  • любого характера (производственная, техническая, экономическая, организационная и др.), в т. ч. о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности,
  • которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которым нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой ее обладатель ввел режим коммерческой тайны (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.07.2004 № 98‑ФЗ «О коммерческой тайне»).

Какие именно сведения работодателя попадают под коммерческую тайну, решает сама организация в ЛНА.

Таким образом, в документах работодателя может содержаться как коммерческая информация, так и персональные данные сотрудников. Поэтому при ознакомлении с приказами (а также иными организационно-распорядительными документами):

  • распространяющимися на нескольких сотрудников (например, премирование двух и более работников, график отпусков и т. д.)
  • и/или содержащими сведения, относящиеся к коммерческой тайне, к которой не у всех сотрудников есть доступ,

следует обезличить информацию о других работниках либо настроить рассылку выписок из приказов, графиков и т. п. в целях получения согласий, подтверждения ознакомления и пр.

Утверждение графика отпусков в электронном виде

Что касается организации процесса подготовки и утверждения графика отпусков в ЭКДО, то основными этапами для работодателя на практике могут быть следующие:

1. Оповещение работников о подготовке графика отпусков с предложением прислать информацию о желательном периоде отпуска и наличии обстоятельств, с которыми закон связывает обязанность работодателя предоставить работнику отпуск в удобное для него время. Такую информацию работник может как получить, так и отправить работодателю в электронном виде, прикрепив скан-копии подтверждающих право на отпуск в удобное время документов либо передав впоследствии их в кадровую службу (в зависимости от того, как у вас прописан порядок предоставления указанных документов в ЛНА об ЭКДО).

2. Составление проекта графика отпусков, его согласование с руководителями подразделений (если последнее предусмотрено установленной в организации процедурой). Форма согласования законом не урегулирована, это чисто технический момент, который на практике давно решается путем внесения соответствующих корректировок в электронном виде в проект документа, который пересылается ответственными должностными лицами друг другу по почте. Применение системы ЭКДО тут необходимо только в том случае, если локальным нормативным актом это предусмотрено, включая согласование графика именно в ЭКДО (обычно для контроля за участием в процессе всех вовлеченных руководителей).

3. Направление проекта графика отпусков в выборный орган первичной профсоюзной организации для учета его мнения (при наличии такового)1. Вопрос о возможности применения системы ЭКДО при взаимодействии с представительными органами работников ТК РФ не урегулирован. Поэтому на практике возникает проблема с тем, как зафиксировать, кто именно получил на согласование документ в системе ЭКДО – ​субъект как работник или как представитель профсоюза. Рекомендуем передавать проект графика с обоснованием по нему представительному органу работников в прежнем формате – ​в бумажном, под подпись уполномоченного представителя.

4. Утверждение графика отпусков и ознакомление с ним работников. Как и с другими документами работодателя (кроме оговоренных исключений), ознакомить с графиком отпусков можно в системе ЭКДО. При этом дату утверждения графика и даты ознакомления каждого работника установить в данном случае даже проще и надежнее, чем при оформлении графика в бумажном виде. Как правило, сбор подписей об ознакомлении всех работников с бумажным графиком занимает значительное время, особенно с учетом часто отсутствующих на рабочих местах сотрудников (командированных, заболевших, отдыхающих и т. п.) и необходимости контроля за тем, чтобы их в итоге все же ознакомили под подпись с графиком при появлении на рабочем месте. В ЭКДО такой проблемы, конечно же, нет.

Сноски 1

  1. Порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации осуществляется на основании ст. 372 ТК РФ (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). См. также письмо ГИТ в г. Москве от 08.12.2022 № ПГ/30618/10-42828-ОБ/18-964. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Должностная инструкция: практические ситуации

Рассматриваем вопросы, возникающие на практике и связанные с должностными инструкциями. В частности, как подписывать должностные инструкции (на отдельном листе ознакомления или на самой инструкции), кто должен ознакомить с этим документом работников, как правильно указывать наименование инструкции, как организовать текущее хранение инструкций, сколько их надо хранить и где именно.

За что работодателю может «прилететь» штраф?

Как показывает практика, работодатели серьезно не относятся к соблюдению некоторых требований законодательства и это приводит их к штрафам при проверке. Выделим 5 типичных ошибок, которые допускают работодатели (часто из-за не слишком серьезного к ним отношения). В частности, поговорим об ошибках, которые затрагивают вопросы обучения по охране труда, привлечения к труду в нерабочее время, оформления трудового договора, привлечения к дисциплинарной ответственности и удержаний из зарплаты.

Как оформить резолюцию

На каких документах должна быть оформлена резолюция руководителя? Какие обязательные элементы в нее нужно включить и какими необязательными, но полезными можно дополнить? На каком этапе она проставляется? Как это делается на бумаге и в электронном виде? Автор делится опытом своей организации. Приводит примеры оформления резолюции и формулировок ЛНА, в которых описан процесс согласования документов.

Предоставляем дополнительные оплачиваемые дни отдыха без рисков

В каких случаях могут предоставляться дополнительные оплачиваемые дни. Какие формулировки использовать в ЛНА, чтобы прописать право на такой отдых. В каком порядке оплачивать это время. Какие документы оформлять (приводим образцы формулировок для правил внутреннего трудового распорядка, заявления работника и приказа работодателя о предоставлении дополнительного оплачиваемого дня отдыха). Какие подтверждающие документы должен предоставить работник для обоснования использования внеурочных оплачиваемых выходных по назначению.

Можно ли обязать держать зарплату в тайне?

Имеет ли право работодатель обязать сотрудника не разглашать информацию о своей заработной плате или об оплате труда иных сотрудников? Относится ли эта информация к персональным данным или коммерческой тайне? На всех ли сотрудников можно возложить обязанность по неразглашению? Как правильно прописать это в документах? Какая ответственность может быть предусмотрена за разглашение? Имеет ли право работодатель предоставить информацию о зарплате сотрудника третьим лицам (например, супруге работника)? Ответим на эти вопросы, учитывая требования законодательства и судебную практику, а также дадим свои рекомендации и образцы документов, которые готовы к использованию на практике.

Как перейти на электронные кадровые документы

Кадровые документы теперь можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде. Бумажные экземпляры при этом не нужны. В список исключений попали только несколько документов. Кадровый эксперимент, длившийся в России больше года, завершился 15 ноября. Уже на следующий день Госдума РФ приняла закон с поправками в ТК РФ. Меньше чем за неделю он получил одобрение Совета Федерации РФ и подпись Президента РФ. Основная масса поправок вступила в силу в день опубликования – ​22.11.2021. Теперь участники эксперимента и любые другие организации могут полноценно вести кадровый электронный документооборот (КЭДО). Как начать обмениваться с работниками кадровыми документами в электронном виде и соблюдать требования закона, разбирает Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в .

Минтруд и Роструд о графике отпусков

График отпусков – ​это локальный акт работодателя, который определяет очередность предоставления работникам оплачиваемых отпусков на календарный год (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В нем ежегодные оплачиваемые периоды отпусков работников распределяются по месяцам в течение года. Утвердить график отпусков на предстоящий год работодатели обязаны не позднее чем за две недели до его наступления. На 2022 год сделать это необходимо до 17.12.2021. При этом важно учесть официальные разъяснения уполномоченных органов о том, как его составить, утвердить и исполнять. Мы подобрали для вас актуальные письма Минтруда России и Роструда, затрагивающие вопросы обязанностей работодателя по предоставлению отпусков, оформлению графика в первый и последующие годы работы, формы данного документа, нюансы заполнения в сложных ситуациях, внесения изменений. Рассказали про ответственность за нарушения в данной сфере. В статье вы также найдете удобные таблицы с описанием спорных ситуаций и путей их разрешения.

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.