Кадровые документы в электронном виде: ведение, ознакомление, получение согласия

Введение электронного кадрового документооборота в широкое практическое применение, с одной стороны, позволило серьезно изменить подход к работе специалистов по управлению персоналом, но с другой – ​также породило много конкретных вопросов, которые возникают уже непосредственно на практике. Что и показывают вопросы читателей журнала, которые поступили в издательство и на которые мы предлагаем вам развернутые ответы.

Электронный документооборот в кадрах: что можно и что нельзя

Для начала напомним, что регулирование электронного кадрового документооборота (ЭКДО) осуществляется в соответствии со ст. 22.1–22.3 ТК РФ.

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных ст. 22.1–22.3 ТК РФ.

Положения ТК РФ об ЭКДО применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и/или ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под подпись, за исключением документов, указанных в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. Напомним, что нельзя оформлять (вести) в электронном виде:

• трудовую книжку и формируемые в соответствии с трудовым законодательством сведения о трудовой деятельности работников;
• акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;
• приказ (распоряжение) об увольнении работника;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.

Как видите, ограничение применения ЭКДО в отношении каких-либо иных документов ТК РФ не предусматривает. Это позволяет сделать вывод: оформление любых иных документов, требующих ознакомления работника, подписания с его стороны каких-либо согласий, подтверждений и иных видов волеизъявления, законом не запрещено.

Причем работодатель должен определить перечень документов, в отношении которых осуществляется ЭКДО (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ). А это значит, что в электронном виде работодатель может вести график отпусков, знакомить с ним работников, а также получать согласие сотрудников на работу в выходной и/или нерабочий праздничный день (при условии, что это предусмотрено в ЛНА).

Чисто технически вопрос заполнения форм согласий или ознакомления с документами может быть решен с привлечением специалистов, которые настроят систему взаимодействия с работниками таким образом, чтобы можно было зафиксировать факты получения сотрудниками документов от работодателя и ознакомления с ними. Так, если говорить о приказе о привлечении к работе в выходной и/или нерабочий праздничный день день, то возможно создание шаблона, в котором предусмотрено, что работник будет:

• не только проставлять свою электронную подпись на документе,
• но также вносить информацию о своем согласии или несогласии на привлечение к работе
• и указывать юридически значимые основания, по которым его нельзя привлекать к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, если ранее они не сообщались работодателю.

Что необходимо учесть: персональные данные и коммерческая тайна

При уведомлении сотрудников о вызове на работу в выходные и/или нерабочие праздничные дни либо при рассылке информации, затрагивающей не только одного работника, но и других, не следует забывать о защите персональных данных и иной конфиденциальной информации.

Напоминаем, что персональными данными признается любая информация, относящаяся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных»).

А к коммерческой тайне относится информация:

• любого характера (производственная, техническая, экономическая, организационная и др.), в т. ч. о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности,
• которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которым нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой ее обладатель ввел режим коммерческой тайны (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 29.07.2004 № 98‑ФЗ «О коммерческой тайне»).

Какие именно сведения работодателя попадают под коммерческую тайну, решает сама организация в ЛНА.

Таким образом, в документах работодателя может содержаться как коммерческая информация, так и персональные данные сотрудников. Поэтому при ознакомлении с приказами (а также иными организационно-распорядительными документами):

• распространяющимися на нескольких сотрудников (например, премирование двух и более работников, график отпусков и т. д.)
• и/или содержащими сведения, относящиеся к коммерческой тайне, к которой не у всех сотрудников есть доступ,

следует обезличить информацию о других работниках либо настроить рассылку выписок из приказов, графиков и т. п. в целях получения согласий, подтверждения ознакомления и пр.

Утверждение графика отпусков в электронном виде

Что касается организации процесса подготовки и утверждения графика отпусков в ЭКДО, то основными этапами для работодателя на практике могут быть следующие:

1. Оповещение работников о подготовке графика отпусков с предложением прислать информацию о желательном периоде отпуска и наличии обстоятельств, с которыми закон связывает обязанность работодателя предоставить работнику отпуск в удобное для него время. Такую информацию работник может как получить, так и отправить работодателю в электронном виде, прикрепив скан-копии подтверждающих право на отпуск в удобное время документов либо передав впоследствии их в кадровую службу (в зависимости от того, как у вас прописан порядок предоставления указанных документов в ЛНА об ЭКДО).

2. Составление проекта графика отпусков, его согласование с руководителями подразделений (если последнее предусмотрено установленной в организации процедурой). Форма согласования законом не урегулирована, это чисто технический момент, который на практике давно решается путем внесения соответствующих корректировок в электронном виде в проект документа, который пересылается ответственными должностными лицами друг другу по почте. Применение системы ЭКДО тут необходимо только в том случае, если локальным нормативным актом это предусмотрено, включая согласование графика именно в ЭКДО (обычно для контроля за участием в процессе всех вовлеченных руководителей).

3. Направление проекта графика отпусков в выборный орган первичной профсоюзной организации для учета его мнения (при наличии такового)¹. Вопрос о возможности применения системы ЭКДО при взаимодействии с представительными органами работников ТК РФ не урегулирован. Поэтому на практике возникает проблема с тем, как зафиксировать, кто именно получил на согласование документ в системе ЭКДО – ​субъект как работник или как представитель профсоюза. Рекомендуем передавать проект графика с обоснованием по нему представительному органу работников в прежнем формате – ​в бумажном, под подпись уполномоченного представителя.

4. Утверждение графика отпусков и ознакомление с ним работников. Как и с другими документами работодателя (кроме оговоренных исключений), ознакомить с графиком отпусков можно в системе ЭКДО. При этом дату утверждения графика и даты ознакомления каждого работника установить в данном случае даже проще и надежнее, чем при оформлении графика в бумажном виде. Как правило, сбор подписей об ознакомлении всех работников с бумажным графиком занимает значительное время, особенно с учетом часто отсутствующих на рабочих местах сотрудников (командированных, заболевших, отдыхающих и т. п.) и необходимости контроля за тем, чтобы их в итоге все же ознакомили под подпись с графиком при появлении на рабочем месте. В ЭКДО такой проблемы, конечно же, нет.