Top.Mail.Ru

Ответы на наиболее частые вопросы о внедрении и использовании КЭДО

Сначала пандемия, а затем значительное повышение цен на бумагу из-за международных санкций склоняют все большее число работодателей отказаться от традиционного ведения кадрового учета и перейти на электронный кадровый документооборот (КЭДО). Это стало возможно с ноября 2021 года. КЭДО значительно облегчает работу кадровых служб и отменяет необходимость дублировать документы на бумаге. Однако остается часть работодателей, которые опасаются перехода в «цифру» по разным причинам. Кто-то боится, что с работниками «на земле» будет сложно договориться, возникнут сложности с обучением их работе с электронными документами, другие – ​что нельзя будет вносить правку или составлять документы «задним числом», а кто-то до сих пор не доверяет цифровизации и сомневается в возможности обеспечения долговременного хранения электронных кадровых документов. Мы задали наиболее интересные вопросы, присланные нашими читателями руководителю проекта кадрового электронного документооборота в СберКорус Алексею Сахненко.

Алексей Сахненко

Специализируется в управлении IT-командами и продуктовой разработке. Работал с международными проектами. Три года развивает продукты в крупнейших b2b сегментах, включая продукты, связанные с образованием в сфере VR/AR. В настоящий момент является руководителем продуктов HR-направления в СберКорус, где занимается системой Кадрового ЭДО. Эксперт в области HR-трансформации и цифровизации.

– КЭДО надолго? Может, через пару лет все уляжется и его не надо будет внедрять?

– За последние два года наши власти провели эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота1, приняли два федеральных закона2, внеся изменения в ТК РФ, активно ведут разработку портала «Работа в России»3. Многие работодатели уже перевели в цифровой вид кадровые процессы: наглядный пример – ​трудовые книжки. Еще пару лет назад мы не думали, что это будет настолько популярно, а сегодня все без исключения работодатели без проблем подают данные и ведут трудовые книжки в электронном формате (даже если работник и решил сохранить бумажный вариант).

Общий тренд явно говорит нам, что государство заинтересовано в том, чтобы весь документооборот компаний был более прозрачным и оцифрованным. Поэтому «пересидеть» не получится. В ближайшее время все больше компаний будут переводить кадровый процесс в цифровой вид. Сейчас, на мой взгляд, лучшее время, чтобы присоединиться к КЭДО. Ведь, во-первых, эксперимент уже завершен, есть первопроходцы. Во-вторых, большая часть процессов уже проработана и вам только осталось ее внедрить. И, наконец, в-третьих, нет обязанности вести кадровый документооборот в электронном виде, а значит, нет и штрафов за нарушения. Так что у вас есть время спокойно привыкнуть к новому ритму и освоиться.

– Некоторые наши читатели жалуются, что сотрудники не умеют работать с компьютером, и в связи с этим возникают вопросы: кто и как станет их учить?

– Как показывает практика, это очень распространенное опасение производственных компаний или организаций в сфере розничной торговли. Во-первых, любое действие в КЭДО можно осуществлять со смартфона, планшета или любого другого устройства. Большая доля сотрудников пользуется социальными сетями, заходит на портал госуслуг, поздравляет родных и близких с праздниками онлайн. Пользование электронным кадровым документооборотом не сложнее, чем эти действия! Если пользователь освоил портал госуслуг, то с КЭДО проблем не возникнет.

– А если это, скажем, пожилые работники, у которых нет смартфона, а только кнопочный телефон?

– Если среди ваших работников есть те, кто совсем не использует смартфон или планшет, для них мы рекомендуем установить инфокиоски или компьютер в общем доступе. Например, на кухне или в комнате отдыха, где все сотрудники смогут ввести свой логин и пароль и подписать нужные документы.

— Что делать, если сотрудники не дадут согласие на переход на КЭДО? Или часть согласится, а часть нет. Многие до сих пор не доверяют новшествам.

— По закону обязать сотрудника использовать КЭДО вы не можете. В ТК РФ предусмотрен закрытый перечень документов, для перевода которых в электронный вид и соответственно подписания электронными подписями (ознакомления с ними) работодатель обязан получить от работника письменное согласие. Это, например, трудовой договор, приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора и пр. Для менее значимых документов такой порядок не предусмотрен.

Что это значит для работодателя? Он может в локальном нормативном акте прописать перевод некоторых кадровых документов в электронный вид, например заявлений на отпуск. Для работника отпуск – ​это приятные хлопоты, в которых он заинтересован: уйти в отпуск вовремя и уведомить отдел кадров и своего руководителя о предстоящем отсутствии. Когда сотрудник привыкнет к этой простой процедуре, можно расширять количество процессов и подключать новые. Так постепенно все процессы можно будет перевести в электронный формат.

— Еще многих читателей беспокоит ситуация, когда не успеваешь подписать документ день в день. Например, генеральный директор уехал или сотрудник забыл. Что тогда делать?

— В электронном кадровом документообороте действительно видна дата подписи, поэтому подписать «задним числом» не получится. Однако есть несколько вариантов решения этой проблемы. Во-первых, можно предусмотреть в Положении о переходе на электронный документооборот возможность использовать одновременно и бумажные, и цифровые документы.

Во-вторых, можно передать полномочия на подписание кадровых документов специалисту по кадровому делопроизводству. В этом случае процесс их подписи станет в разы быстрее! Можно ограничить перечень подписываемых документов, и наиболее важные будет подписывать генеральный директор, а вы – ​остальные многочисленные кадровые документы. Для генерального директора рисков никаких, ведь он в любой момент может зайти в КЭДО и просмотреть все подписанные документы. Максимальная прозрачность.

В крайнем случае, когда документ сотрудником не подписан, вы можете его отозвать и сделать заново уже с новыми числами.

— Что делать, если сотрудник ошибется и подпишет что-то не то или не так?

— Система КЭДО максимально защищена от ошибок. Она построена таким образом, что сотрудник может только ознакомиться и подписать документ, нажав на кнопку «Подписать». Исправить или изменить документ он не может. Если, по его мнению, в документе допущена ошибка или опечатка, то сотрудник может отклонить документ и написать комментарий о том, что не так с этим документом. Вы сразу же увидите изменение в статусе документа и при необходимости сможете его скорректировать.

— Часть кадровиков беспокоит ситуация, если документы, созданные в КЭДО, пропадут навсегда, утекут персональные данные или информационная система зависнет и что-то непоправимое случится.

— Во всех системах по-разному. Для сохранности и безопасности важно, чтобы и сами документы, и персональные данные в них были защищены. Чтобы документы дублировались и сохранялись в процессе создания, создавались резервные копии.

Беседовала Наталья Свистунова

Сноски 3

  1. Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». – Примеч. ред. Вернуться назад
  2. Упомянутый выше закон и Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». – Примеч. ред. Вернуться назад
  3. Постановление Правительства РФ от 13.05.2022 № 867 «О единой цифровой платформе в сфере занятости и трудовых отношений “Работа в России”». Кроме того, Минцифры России разработало порядок взаимодействия информационной системы работодателя, цифровой платформы «Работа в России» и портала госуслуг (https://regulation.gov.ru/projects#npa=126504). – Примеч. ред. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Можно ли хранить в отсканированном виде отмененные ЛНА?

Может ли работодатель утверждать ЛНА (положения о подразделениях и должностные инструкции) простой электронной подписью? Можно ли хранить в отсканированном виде отмененные ЛНА (положения о подразделениях и должностные инструкции), которые включают в себя листы ознакомления с личными подписями сотрудников, чтобы уйти от хранения на бумажном носителе?

Можно ли по e-mail уведомить сотрудника о сокращении, если он подписывал соглашение об электронном взаимодействии?

В компании действует положение о простой электронной подписи, с которым сотрудник ознакомлен под подпись. Кроме того, он подписывал соглашение об электронном взаимодействии. Можно ли в этом случае уведомить работника о сокращении по электронной почте?

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Уполномоченные представители работодателя

Вопрос о том, кто может быть представителем работодателя (или уполномоченным работодателем лицом), сейчас актуален как никогда. Рассказываем, какие права работодателя можно делегировать и какими документами это оформить. Какие формулировки понадобится включить в локальные нормативные акты и должностные инструкции уполномоченных работников как представителей работодателя (с образцами). Как составить приказ о передаче полномочий (приводим фрагмент такого приказа в качестве примера). Возможна ли передача прав на подписание кадровых документов и осуществление кадровых действий по доверенности. Кто может быть представителем работодателя в социальном партнерстве (коллективные переговоры, заключение коллективного договора, соглашений и пр.), и как оформить эти полномочия.

Как перейти на электронные кадровые документы

Кадровые документы теперь можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде. Бумажные экземпляры при этом не нужны. В список исключений попали только несколько документов. Кадровый эксперимент, длившийся в России больше года, завершился 15 ноября. Уже на следующий день Госдума РФ приняла закон с поправками в ТК РФ. Меньше чем за неделю он получил одобрение Совета Федерации РФ и подпись Президента РФ. Основная масса поправок вступила в силу в день опубликования – ​22.11.2021. Теперь участники эксперимента и любые другие организации могут полноценно вести кадровый электронный документооборот (КЭДО). Как начать обмениваться с работниками кадровыми документами в электронном виде и соблюдать требования закона, разбирает Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в .

Электронный документооборот в кадровых вопросах

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это необходимо дополнительно легитимизировать. Благодаря этому мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников (что немаловажно в период пандемии и после нее). Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать.

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Можно ли хранить в отсканированном виде отмененные ЛНА?

Может ли работодатель утверждать ЛНА (положения о подразделениях и должностные инструкции) простой электронной подписью? Можно ли хранить в отсканированном виде отмененные ЛНА (положения о подразделениях и должностные инструкции), которые включают в себя листы ознакомления с личными подписями сотрудников, чтобы уйти от хранения на бумажном носителе?