Top.Mail.Ru

Ответы на наиболее частые вопросы о внедрении и использовании КЭДО

Сначала пандемия, а затем значительное повышение цен на бумагу из-за международных санкций склоняют все большее число работодателей отказаться от традиционного ведения кадрового учета и перейти на электронный кадровый документооборот (КЭДО). Это стало возможно с ноября 2021 года. КЭДО значительно облегчает работу кадровых служб и отменяет необходимость дублировать документы на бумаге. Однако остается часть работодателей, которые опасаются перехода в «цифру» по разным причинам. Кто-то боится, что с работниками «на земле» будет сложно договориться, возникнут сложности с обучением их работе с электронными документами, другие – ​что нельзя будет вносить правку или составлять документы «задним числом», а кто-то до сих пор не доверяет цифровизации и сомневается в возможности обеспечения долговременного хранения электронных кадровых документов. Мы задали наиболее интересные вопросы, присланные нашими читателями руководителю проекта кадрового электронного документооборота в СберКорус Алексею Сахненко.

Алексей Сахненко

Специализируется в управлении IT-командами и продуктовой разработке. Работал с международными проектами. Три года развивает продукты в крупнейших b2b сегментах, включая продукты, связанные с образованием в сфере VR/AR. В настоящий момент является руководителем продуктов HR-направления в СберКорус, где занимается системой Кадрового ЭДО. Эксперт в области HR-трансформации и цифровизации.

– КЭДО надолго? Может, через пару лет все уляжется и его не надо будет внедрять?

– За последние два года наши власти провели эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота1, приняли два федеральных закона2, внеся изменения в ТК РФ, активно ведут разработку портала «Работа в России»3. Многие работодатели уже перевели в цифровой вид кадровые процессы: наглядный пример – ​трудовые книжки. Еще пару лет назад мы не думали, что это будет настолько популярно, а сегодня все без исключения работодатели без проблем подают данные и ведут трудовые книжки в электронном формате (даже если работник и решил сохранить бумажный вариант).

Общий тренд явно говорит нам, что государство заинтересовано в том, чтобы весь документооборот компаний был более прозрачным и оцифрованным. Поэтому «пересидеть» не получится. В ближайшее время все больше компаний будут переводить кадровый процесс в цифровой вид. Сейчас, на мой взгляд, лучшее время, чтобы присоединиться к КЭДО. Ведь, во-первых, эксперимент уже завершен, есть первопроходцы. Во-вторых, большая часть процессов уже проработана и вам только осталось ее внедрить. И, наконец, в-третьих, нет обязанности вести кадровый документооборот в электронном виде, а значит, нет и штрафов за нарушения. Так что у вас есть время спокойно привыкнуть к новому ритму и освоиться.

– Некоторые наши читатели жалуются, что сотрудники не умеют работать с компьютером, и в связи с этим возникают вопросы: кто и как станет их учить?

– Как показывает практика, это очень распространенное опасение производственных компаний или организаций в сфере розничной торговли. Во-первых, любое действие в КЭДО можно осуществлять со смартфона, планшета или любого другого устройства. Большая доля сотрудников пользуется социальными сетями, заходит на портал госуслуг, поздравляет родных и близких с праздниками онлайн. Пользование электронным кадровым документооборотом не сложнее, чем эти действия! Если пользователь освоил портал госуслуг, то с КЭДО проблем не возникнет.

– А если это, скажем, пожилые работники, у которых нет смартфона, а только кнопочный телефон?

– Если среди ваших работников есть те, кто совсем не использует смартфон или планшет, для них мы рекомендуем установить инфокиоски или компьютер в общем доступе. Например, на кухне или в комнате отдыха, где все сотрудники смогут ввести свой логин и пароль и подписать нужные документы.

— Что делать, если сотрудники не дадут согласие на переход на КЭДО? Или часть согласится, а часть нет. Многие до сих пор не доверяют новшествам.

— По закону обязать сотрудника использовать КЭДО вы не можете. В ТК РФ предусмотрен закрытый перечень документов, для перевода которых в электронный вид и соответственно подписания электронными подписями (ознакомления с ними) работодатель обязан получить от работника письменное согласие. Это, например, трудовой договор, приказ о применении дисциплинарного взыскания, уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора и пр. Для менее значимых документов такой порядок не предусмотрен.

Что это значит для работодателя? Он может в локальном нормативном акте прописать перевод некоторых кадровых документов в электронный вид, например заявлений на отпуск. Для работника отпуск – ​это приятные хлопоты, в которых он заинтересован: уйти в отпуск вовремя и уведомить отдел кадров и своего руководителя о предстоящем отсутствии. Когда сотрудник привыкнет к этой простой процедуре, можно расширять количество процессов и подключать новые. Так постепенно все процессы можно будет перевести в электронный формат.

— Еще многих читателей беспокоит ситуация, когда не успеваешь подписать документ день в день. Например, генеральный директор уехал или сотрудник забыл. Что тогда делать?

— В электронном кадровом документообороте действительно видна дата подписи, поэтому подписать «задним числом» не получится. Однако есть несколько вариантов решения этой проблемы. Во-первых, можно предусмотреть в Положении о переходе на электронный документооборот возможность использовать одновременно и бумажные, и цифровые документы.

Во-вторых, можно передать полномочия на подписание кадровых документов специалисту по кадровому делопроизводству. В этом случае процесс их подписи станет в разы быстрее! Можно ограничить перечень подписываемых документов, и наиболее важные будет подписывать генеральный директор, а вы – ​остальные многочисленные кадровые документы. Для генерального директора рисков никаких, ведь он в любой момент может зайти в КЭДО и просмотреть все подписанные документы. Максимальная прозрачность.

В крайнем случае, когда документ сотрудником не подписан, вы можете его отозвать и сделать заново уже с новыми числами.

— Что делать, если сотрудник ошибется и подпишет что-то не то или не так?

— Система КЭДО максимально защищена от ошибок. Она построена таким образом, что сотрудник может только ознакомиться и подписать документ, нажав на кнопку «Подписать». Исправить или изменить документ он не может. Если, по его мнению, в документе допущена ошибка или опечатка, то сотрудник может отклонить документ и написать комментарий о том, что не так с этим документом. Вы сразу же увидите изменение в статусе документа и при необходимости сможете его скорректировать.

— Часть кадровиков беспокоит ситуация, если документы, созданные в КЭДО, пропадут навсегда, утекут персональные данные или информационная система зависнет и что-то непоправимое случится.

— Во всех системах по-разному. Для сохранности и безопасности важно, чтобы и сами документы, и персональные данные в них были защищены. Чтобы документы дублировались и сохранялись в процессе создания, создавались резервные копии.

Беседовала Наталья Свистунова

Сноски 3

  1. Федеральный закон от 24.04.2020 № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой». – Примеч. ред. Вернуться назад
  2. Упомянутый выше закон и Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации». – Примеч. ред. Вернуться назад
  3. Постановление Правительства РФ от 13.05.2022 № 867 «О единой цифровой платформе в сфере занятости и трудовых отношений “Работа в России”». Кроме того, Минцифры России разработало порядок взаимодействия информационной системы работодателя, цифровой платформы «Работа в России» и портала госуслуг (https://regulation.gov.ru/projects#npa=126504). – Примеч. ред. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание! Стартовала скидка
на 1-е полугодие 2023 г.

Успейте воспользоваться!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 0

Рекомендовано для вас

Нужно ли создавать бумажные документы при КЭДО?

Нужно ли создавать бумажные документы, если компания ведет КЭДО? Как действовать, если проверяющие на проверке запросили бумажные документы?

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Можно ли хранить в отсканированном виде отмененные ЛНА?

Может ли работодатель утверждать ЛНА (положения о подразделениях и должностные инструкции) простой электронной подписью? Можно ли хранить в отсканированном виде отмененные ЛНА (положения о подразделениях и должностные инструкции), которые включают в себя листы ознакомления с личными подписями сотрудников, чтобы уйти от хранения на бумажном носителе?

Можно ли по e-mail уведомить сотрудника о сокращении, если он подписывал соглашение об электронном взаимодействии?

В компании действует положение о простой электронной подписи, с которым сотрудник ознакомлен под подпись. Кроме того, он подписывал соглашение об электронном взаимодействии. Можно ли в этом случае уведомить работника о сокращении по электронной почте?

Как перейти на электронные кадровые документы

Кадровые документы теперь можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде. Бумажные экземпляры при этом не нужны. В список исключений попали только несколько документов. Кадровый эксперимент, длившийся в России больше года, завершился 15 ноября. Уже на следующий день Госдума РФ приняла закон с поправками в ТК РФ. Меньше чем за неделю он получил одобрение Совета Федерации РФ и подпись Президента РФ. Основная масса поправок вступила в силу в день опубликования – ​22.11.2021. Теперь участники эксперимента и любые другие организации могут полноценно вести кадровый электронный документооборот (КЭДО). Как начать обмениваться с работниками кадровыми документами в электронном виде и соблюдать требования закона, разбирает Юлия Попова, руководитель направления кадрового ЭДО в .

Электронный документооборот в кадровых вопросах

Ознакомление с некоторыми кадровыми документами в электронном виде с использованием «бесплатной» простой электронной подписи уже допускает практика применения трудового законодательства, но это необходимо дополнительно легитимизировать. Благодаря этому мы получим существенное уменьшение бумажного документооборота и личных контактов сотрудников (что немаловажно в период пандемии и после нее). Автор делится опытом своей компании: какие документы можно перевести на эту технологию и как это регламентировать.

Вводим электронный кадровый документооборот

С конца прошлого года работодатели могут полноценно переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО / КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Ранее мы давали алгоритм внедрения электронного документооборота на цифровой платформе «Работа в России» (№ 2’ 2022). Теперь же покажем образцы обязательных для оформления документов в случае использования собственной информационной системы. Расскажем, как создать рабочую группу и разработать план перехода на КЭДО, что включить в обязательные ЛНА и соглашение об использовании усиленной неквалифицированной электронной подписи.

Как кадровиков привлекают к матответственности за ошибки в работе

Многие кадровики допускают ошибки в работе, за которые вынуждена расплачиваться компания. Например, задерживают выдачу трудовой книжки, не соблюдают процедуру увольнения и т. п. После этого сотрудники обращаются в суд и взыскивают с компании немалые деньги. Также нередко из-за ошибок специалиста по кадрам организацию штрафует трудовая инспекция. Заплатив деньги работнику или штраф в бюджет, организации пытаются переложить эти суммы на кадровика. Ведь именно из-за него, как кажется руководству, бизнесу был причинен ущерб. Забегая вперед, скажем, что иногда это им удается. Мы проанализировали судебную практику и выяснили, когда специалисту отдела кадров придется платить за свои ошибки из собственного кармана. И главное, как этого не допустить.